KẾT NỐI HOẠT ĐỘNG GIỮA CÁC BỘ PHẬN AIG - SEE CDP
Bất kỳ một công ty, tổ chức nào khi thành lập và đi vào hoạt động đều chia ra thành các phòng ban, bộ phận thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhằm đạt được mục tiêu chung. Muốn thực hiện tốt điều đó, sự liên kết giữa các bộ phận trong công ty là yếu tố tiên quyết và không thể thiếu trong một doanh nghiệp thành công. Vì vậy AIG đã xây dựng Quy trình kết nối làm việc để các bộ phận phối hợp làm việc thêm hiệu quả hơn.
Mục đích
Việc xây dựng quy trình SEE CDP sẽ góp phần giúp mỗi bộ phận nắm bắt được lượng công việc đang thụ lý. Từ đó giúp mỗi cá nhân có cơ sở nắm bắt được công việc, hạn chế thụ động công việc, bị trôi việc. Cùng với đó, khi quy trình SEE CDP được ban hành – mỗi bộ phận sẽ có những mục tiêu công việc cụ thể. Sự phối hợp và liên kết dựa theo công việc sẽ trở nên rõ ràng hơn.
Quy trình trên yêu cầu Quản lý bộ phận tuân thủ 03 nguyên tắc làm việc:
- Xây dựng hình ảnh: cá nhân chính là xây dựng thương hiệu cho bản thân, để người khác có thể nhìn thấy ở bạn như cách ăn mặc, đi đứng, ngoại hình, tính cách hay những gì bạn giúp ích cho xã hội… Từ những điều đó hình thành lên hình ảnh riêng của bạn; là tiếp thị cho chính cá nhân mình. Là việc xác định đúng và truyền thông những điều làm cho bạn trở nên độc đáo, khác biệt và liên quan đến đối tượng mục tiêu của bạn. Vì vậy nó đóng một vai trò rất quan trọng để khẳng định vị trí và sự khác biệt của chính bạn đối với mọi người. Điều đó, cũng góp phần tạo được lòng tin của người đối diện khi tiếp xúc với quản lý, và thể hiện được cách làm việc chuyên nghiệp của quản lý từ hình thức đến cách xử lý công việc hơn.
- Môi trường: là văn hóa là nền tảng mà Công ty AIG đã xây dựng. Từ đó giúp cho các nổ lực của nhân viên được đẩy mạnh hơn, giảm tải về các thủ tục và tăng thêm chất lượng công việc, mang lại hiệu quả cao cho công ty. Ngoài ra, môi trường cũng là nơi mà mỗi cá nhân tự tận dụng những cái có sẵn, những lợi ích, những điểm nổi bật của doanh nghiệp đang có để xây dựng và áp dụng vào công việc của Bộ phận, của Team mình.
- Kỷ luật: là việc mà mỗi cá nhân quản lý và cả nhân viên đều phải nghiệm túc với kế hoạch công việc mình đảm nhận. Cố gắng phấn đấu hết sức đi đến cùng với mục tiêu ban đầu. Có thể kết quả đạt được sẽ không lập tức thấy được. Mà mọi công sức cố gắng của bản thân đều được đều đáp bằng những kết quả trong thời gian tới. Do vậy, kỷ luật là phần thể hiện được ý chí quyết tâm, phấn đấu của mỗi cá nhân dành cho công việc mình đang thụ lý.
Các bộ phận kết nối theo quy trình SEE CDP
Có 04 bộ phận được liên kết với nhau theo sơ đồ SEE CDP này, nhằm phân định rõ chức năng, quyền hạn của từng bộ phận, tách bạch và không trùng lặp công việc với nhau. Sẽ tạo được môi trường làm việc hiệu quả, có năng suất cao với chức năng công việc được phân định như sau
Bộ phận Mua hàng
Hoạt động của phòng mua hàng, hay bộ phận mua hàng, có sự liên quan chặt chẽ đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm mua sắm hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời phòng mua hàng cũng cần tính toán sao cho những nguyên vật liệu được mua sẽ mang lại giá trị lợi nhuận cao nhất có thể.
Phòng mua hàng chịu trách nhiệm lên kế hoạch mà thực hiện các thủ tục mua sắm để đảm có đủ tài nguyên phân bổ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Vai trò của phòng mua hàng có liên quan mật thiết đến các hoạt động của doanh nghiệp bởi vì họ giám sát chuỗi cung ứng và đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp. Gồm:
- Làm việc với Nhà cung cấp
- Truyền thông sản phẩm thương mại
- Email Marketing
- Các chi phí
Team ADD
Đây là bộ phận kế thừa và chuyển giao từ thế hệ trẻ. Với việc tiếp nhận khối lượng hạng mục từ vai trò lãnh đạo đi trước. Team ADD hiện nay đóng vai trò là 1 bộ phận liên kết chặt chẽ trong việc điều hành hoạt động của phân xưởng, cụ thể:
- Approved – Busness connect: Tổng hợp dự án, công trình; Lập kế hoạch triển khai; Hồ sơ và phối cảnh dự án.
- Develop – connect team: Lịch triển khai; Bản vẽ, khối lượng và xin phép; Dự toán công trình.
- Done – Factory connect: Chịu trách nhiệm về Nhân công; vật tư; Tiến độ; Công cụ dụng cụ; Chất lượng công trình
Phòng Kinh doanh
Phòng kinh doanh là một trong những bộ phận quan trọng, không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến việc bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường; tư vấn về việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm; mở rộng thị trường; xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Trong các công ty, phòng kinh doanh giữ vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng bằng cách áp dụng rất nhiều phương thức khác nhau. Đồng thời giữ vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc và phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng tài chính… để xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh.
- Đảm bảo doanh số theo kế hoạch
- Truyền thông
- Email Marketing
Bộ phận Nhân sự
Quản trị nhân sự chính là quản trị con người, bao gồm: Tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng – kỷ luật. Từ những định hưởng của hoạt động các phòng ban mà bộ phận nhân sự sẽ có những kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp với từng vị trí trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, quản trị nhân sự là một trong những bộ phận có ảnh hưởng lớn nhất trong việc tạo ra giá trị văn hóa doanh nghiệp. Quản trị nhân sự tốt sẽ góp phần thúc đẩy năng suất cũng như hiệu quả lao động của các cá nhân trong bộ phận nhân sự nói riêng và nhân viên toàn doanh nghiệp nói chung, tạo nên mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Với nội dung chính như:
+ Tập trung phát triển nguồn lực.
+ Truyền thông trên kênh HR, kênh Tạp chí điện tử.
+ Đánh giá, ghi nhận hiệu suất làm việc cho từng nhân sự.
Kết luận
Trong thời đại công nghệ 4.0, hệ thống phần mềm ERP chính là yếu tố then chốt quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin hữu hiệu sẽ cho phép các doanh nghiệp có những khả năng đặc biệt trong việc hỗ trợ các bộ phận khác hình thành, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các chiến lược của công ty ở mọi thời điểm trên tất cả các khu vực thị trường. Đây được xem là một loại tài sản của công ty (Bigdata), một hệ thống thông tin tốt sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được diễn biến thị trưởng, từ đó chủ động điều chỉnh sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp mình để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Bên cạnh đó, một hệ thống ERP tốt sẽ giải quyết được vấn đề trùng lặp, sai sót thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, thông tin xuyên suốt giúp liên kết các phòng ban giúp cho bộ máy doanh nghiệp tự động vận hành một cách trơn tru và giúp các nhà quản lý quản trị doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi. Và AIG đã xây dựng các nền tảng công nghệ cùng việc quản trị nội bộ doanh nghiệp bằng hệ thống ERP đã góp phần giúp các bộ phận thêm liên kết chặt chẽ hơn.
Linh Huỳnh – Tổng hợp