Nhân viên Lễ tân – Hành chính và Hỗ trợ Truyền thông
Cơ hội làm việc trong môi trường quảng cáo, truyền thông, OOH – DOOH và công nghệ, nơi vị trí lễ tân không chỉ thực hiện công tác đón tiếp mà còn hỗ trợ hành chính, truyền thông và vận hành hệ sinh thái 08 sàn thương mại của AIG.
Giới thiệu về AIG
Công ty TNHH Tập đoàn Đầu tư Châu Á – Asia Investment Group (AIG) là doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông, quảng cáo ngoài trời OOH – DOOH, màn hình LED, thiết bị hiển thị và các giải pháp công nghệ phục vụ hoạt động kinh doanh – truyền thông của doanh nghiệp.
Với quá trình phát triển lâu dài, năng lực triển khai thực tế và hệ thống sản phẩm đa dạng, AIG hiện được định vị trong nhóm doanh nghiệp quảng cáo có quy mô lớn tại Quy Nhơn, đồng thời từng bước mở rộng hoạt động tại nhiều tỉnh, thành trên toàn quốc.
AIG đang vận hành hệ sinh thái 08 sàn thương mại và nền tảng chuyên ngành gồm: EX-DOOH, ADTECH, NEXUS, HSEVN, TDC, GLR, Logistics và AIG OS Core. Hệ sinh thái được tích hợp cùng website, tạp chí điện tử, TWOCTV, ERP, CRM, dữ liệu quảng cáo và các ứng dụng AI nhằm hỗ trợ quản trị, bán hàng, truyền thông và chăm sóc khách hàng trên một nền tảng thống nhất.
Khi gia nhập AIG, nhân sự được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, có quy trình rõ ràng và ứng dụng công nghệ trong quản lý công việc. Nhân sự mới sẽ được hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ lễ tân – hành chính, kỹ năng giao tiếp, truyền thông, sử dụng ERP và các nền tảng nội bộ để nhanh chóng thích nghi, nâng cao năng lực và phát triển lâu dài cùng Công ty.
Công việc Lễ tân – Hành chính
- Trực quầy lễ tân, đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên và nhà cung cấp đến làm việc tại Công ty.
- Tiếp nhận, ghi nhận và chuyển cuộc gọi đến đúng cá nhân hoặc bộ phận phụ trách.
- Sắp xếp lịch hẹn, lịch họp; chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và thiết bị cần thiết.
- Tiếp nhận, trình ký, phân loại và lưu trữ công văn, hợp đồng, hồ sơ và tài liệu nội bộ.
- Thực hiện in ấn, scan, photocopy và gửi hồ sơ theo yêu cầu của các phòng ban.
- Theo dõi thư đi, thư đến, bưu phẩm và tình trạng giao nhận hồ sơ.
- Kiểm tra, sắp xếp khu vực lễ tân, phòng họp và phòng làm việc của Ban Lãnh đạo vào đầu ngày.
- Hỗ trợ chấm công và các hoạt động hành chính văn phòng theo phân công.
Hỗ trợ công việc Truyền thông
- Viết, biên tập và cập nhật bài viết trên Tạp chí điện tử, TWOCTV, Landing Page và website của Công ty.
- Chia sẻ bài viết trên Facebook, Zalo và các kênh mạng xã hội theo lịch truyền thông.
- Kiểm tra tiêu đề, nội dung, hình ảnh, lỗi chính tả và đường dẫn trước khi đăng.
- Theo dõi tiến độ đăng bài và cập nhật kết quả công việc trên hệ thống ERP.
- Hỗ trợ tổng hợp hình ảnh, dữ liệu và tài liệu phục vụ các chiến dịch truyền thông.
Hỗ trợ vận hành 8 sàn thương mại
- Hỗ trợ cập nhật và vận hành nội dung trên hệ sinh thái 08 sàn thương mại và nền tảng chuyên ngành của AIG gồm: EX-DOOH, ADTECH, NEXUS, HSEVN, TDC, GLR, Logistics và AIG OS Core.
- Đánh giá và cập nhật thông tin các vị trí quảng cáo trên sàn EX-DOOH.
- Cập nhật proposal, hình ảnh, thông số kỹ thuật, nội dung giới thiệu và các vị trí quảng cáo mới.
- Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và đồng bộ của dữ liệu trước khi đưa lên hệ thống.
- Hỗ trợ cập nhật sản phẩm, bài viết, chiến dịch, thông tin khách hàng và tiến độ công việc theo phân công trên từng sàn.
- Lập, cập nhật và theo dõi lịch phát sóng màn hình LED theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Theo dõi trạng thái hiển thị, thời gian phát sóng và các nội dung đang triển khai trên hệ thống.
- Báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh liên quan đến dữ liệu, nội dung, thời gian, hình ảnh và trạng thái vận hành.
Văn thư và hỗ trợ công việc bên ngoài
- Soạn thảo quyết định, thông báo, biên bản, công văn và biểu mẫu theo yêu cầu.
- Tra cứu, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, thư đi và các tài liệu hành chính.
- Cập nhật kết quả đánh giá, xếp loại nhân sự hằng tháng trên hệ thống HR khi có thông tin chính thức.
- Hỗ trợ công chứng hồ sơ, giao dịch ngân hàng, nộp hoặc nhận giấy phép và các thủ tục hành chính liên quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ phù hợp khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo và Trưởng bộ phận.
Yêu cầu ứng viên
- Nữ, tác phong lịch sự, gọn gàng, giao tiếp tốt và có giọng nói rõ ràng.
- Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các ngành phù hợp.
- Sử dụng được Word, Excel, email và các công cụ văn phòng cơ bản.
- Có khả năng viết nội dung, biên tập bài đăng và sử dụng các nền tảng truyền thông là lợi thế.
- Nhanh nhẹn, cẩn thận, trung thực và có tinh thần trách nhiệm.
- Chủ động sắp xếp công việc, tự đặt lịch nhắc và theo dõi tiến độ.
- Có ý thức bảo mật thông tin khách hàng, đối tác và dữ liệu nội bộ.
Quyền lợi
- Thu nhập thỏa thuận theo năng lực và kết quả phỏng vấn.
- Được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lễ tân, hành chính, truyền thông, chăm sóc khách hàng và sử dụng hệ thống ERP.
- Được hướng dẫn trực tiếp về quy trình tiếp nhận khách, văn thư, báo cáo, cập nhật dữ liệu và hỗ trợ vận hành.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, có quy trình rõ ràng và ứng dụng công nghệ trong quản lý công việc.
- Có cơ hội phát triển sang hành chính – nhân sự, CSKH, truyền thông hoặc hỗ trợ kinh doanh.
- Được hưởng các chế độ theo chính sách Công ty và quy định hiện hành.
ỨNG TUYỂN NGAY CÙNG AIG
Ứng viên gửi CV có ảnh, kinh nghiệm làm việc, thời gian có thể nhận việc và mức thu nhập mong muốn. Tiêu đề email: ỨNG TUYỂN NHÂN VIÊN LỄ TÂN – HỌ VÀ TÊN