SOP HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG & VẬN HÀNH AIG DIGITAL LIBRARY

Trong quá trình phát triển hệ sinh thái AIG OS CORE, dữ liệu trở thành một trong những tài sản quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả phối hợp và tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số toàn diện.

AIG Digital Library được xây dựng nhằm tạo ra một hệ thống quản lý tài nguyên số tập trung, giúp lưu trữ, phân loại, kiểm soát và khai thác hiệu quả các nguồn dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp bao gồm: hồ sơ năng lực, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh dự án, sản phẩm, truyền thông, quy trình vận hành, dữ liệu khách hàng và tài nguyên phục vụ hoạt động kinh doanh.

SOP này được ban hành nhằm hướng dẫn thống nhất cách thức xây dựng, cập nhật và vận hành AIG Digital Library theo nguyên tắc:

  • Đúng nguồn dữ liệu – Mỗi tài liệu có nguồn gốc, người phụ trách và trạng thái kiểm soát rõ ràng.
  • Đúng quy trình – Dữ liệu được tiếp nhận, phân loại, phê duyệt và khai thác theo tiêu chuẩn chung.
  • Đúng quyền truy cập – Mỗi phòng ban, sàn kinh doanh và cá nhân được phân quyền phù hợp với vai trò.
  • Đúng mục đích sử dụng – Dữ liệu được khai thác phục vụ truyền thông, kinh doanh, vận hành và phát triển hệ sinh thái AIG.

Thông qua việc triển khai AIG Digital Library, doanh nghiệp từng bước xây dựng một trung tâm tri thức số (Digital Knowledge Hub), nơi kết nối dữ liệu – con người – quy trình, tạo nền tảng cho việc ứng dụng AI, tự động hóa và nâng cao năng lực quản trị trong tương lai.

SOP AIG Digital Library – Interactive V2.0
AIG
SOP Digital Library

SOP HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG & VẬN HÀNH AIG DIGITAL LIBRARY

Quản lý 4 kho dữ liệu – 8 sàn – tư liệu thật – phê duyệt rõ ràng – Codex chỉ sử dụng nguồn đã được xác minh.

Phiên bản: 2.0 Phạm vi: Toàn AIG Hình thức: Interactive HTML Nguyên tắc: Không ghi đè file gốc
0%Tiến độ nghiệm thu
0Hồ sơ trong sổ dữ liệu
0Dữ liệu đã duyệt
0Sự kiện nhật ký
0%Điểm xác thực dữ liệu

Mục tiêu kiểm soát

SOP bảo đảm dữ liệu được tạo đúng, lưu đúng, duyệt đúng và sử dụng đúng.

4
Kho dữ liệu chính
Ảnh – Quản trị – Livestream – Đa kênh
8
Sàn vận hành
EXDOOH, Logistics, ATX, TDC, NEXUS, HSEVN, GRL, TDC Const
10
Bước kiểm soát
Từ thu thập đến công khai
01
Nguồn sự thật
Mỗi dữ liệu có mã, nguồn và người chịu trách nhiệm

Trung tâm điều hành tương tác

Theo dõi mức sẵn sàng, chọn vai trò sử dụng và kiểm soát dữ liệu ngay trong một file HTML độc lập.

Chỉ số vận hành

Đang khởi tạo
4Kho chính
8Sàn
0Hồ sơ
0Đã duyệt
Mức sẵn sàng hệ thống
Chưa đánh giá

Chế độ xem theo vai trò

Sơ đồ tổng thể

Mô hình 4 folder và quy trình Codex sử dụng tư liệu.

SƠ ĐỒ AIG DIGITAL LIBRARY
(Tải ảnh sơ đồ riêng khi cần trình chiếu)

Wizard triển khai thủ công

Thực hiện lần lượt từng giai đoạn. Hệ thống ghi nhớ bước đang làm trên trình duyệt.

Bước 1 – Chuẩn bị

Chọn ổ lưu trữ dùng chung, xác định Admin, quản lý từng sàn và quy tắc sao lưu.

Bước 2 – Tạo 4 kho chính

Tạo thủ công trong File Explorer: Kho ảnh, Quản trị sàn, Livestream Center và Kho đa kênh.

Bước 3 – Tạo danh mục 8 sàn

EXDOOH, Logistics, ATX, TDC, NEXUS, HSEVN, GRL và TDC Const.

Bước 4 – Phân quyền

Thiết lập quyền tạo, sửa, duyệt, công khai và phạm vi truy cập theo vai trò.

Bước 5 – Nạp dữ liệu mẫu

Chọn 1 dự án thật, tạo mã dữ liệu, gắn nguồn, ngày và người duyệt.

Bước 6 – Nghiệm thu

Đối chiếu checklist, thử sao lưu/phục hồi và ký xác nhận đưa vào vận hành.

0/6 hoàn thành

Cấu trúc 4 Folder

Tạo thủ công bằng File Explorer trên Windows. Mỗi folder có mục đích, cấu trúc và quyền riêng.

01_KHO_ANH_TAI_NGUYEN

Mục đích: Lưu ảnh, video, thiết kế, khảo sát, thi công và nghiệm thu có nguồn rõ ràng.

01_KHO_ANH_TAI_NGUYEN/
├── 01_EXDOOH/
├── 02_LOGISTICS/
├── 03_ATX/
├── 04_TDC/
├── 05_NEXUS/
├── 06_HSEVN/
├── 07_GRL/
└── 08_TDC_CONST/

Trong mỗi sàn:
├── 01_ANH_SAN_PHAM
├── 02_ANH_HIEN_TRANG
├── 03_ANH_KHAO_SAT
├── 04_ANH_THI_CONG
├── 05_ANH_NGHIEM_THU
├── 06_VIDEO_THUC_TE
├── 07_FILE_THIET_KE
├── 08_TAI_LIEU_KY_THUAT
├── 09_SALE_KIT_DA_DUYET
├── 90_CODEX_OUTPUT
└── 99_LUU_TRU
Bắt buộc: Không lưu ảnh AI vào hồ sơ hiện trạng, khảo sát, thi công hoặc nghiệm thu.
02_KHO_QUAN_TRI_MOI_SAN

Mục đích: Quản trị nhân sự, sản phẩm, SOP, báo giá, hợp đồng, doanh thu, KPI và rủi ro từng sàn.

02_KHO_QUAN_TRI_MOI_SAN/
├── 01_EXDOOH/
├── 02_LOGISTICS/
├── 03_ATX/
├── 04_TDC/
├── 05_NEXUS/
├── 06_HSEVN/
├── 07_GRL/
└── 08_TDC_CONST/

Trong mỗi sàn:
├── 01_TONG_QUAN_SAN
├── 02_CO_CAU_NHAN_SU
├── 03_DANH_MUC_SAN_PHAM
├── 04_BANG_GIA_CHINH_SACH
├── 05_SOP_QUY_TRINH
├── 06_BIEU_MAU
├── 07_KE_HOACH_THANG_QUY_NAM
├── 08_CRM_LEAD_CSKH
├── 09_BAO_GIA
├── 10_HOP_DONG
├── 11_DU_AN_THUC_HIEN
├── 12_DOANH_THU_CONG_NO
├── 13_KPI_BAO_CAO
├── 14_NHA_CUNG_CAP
├── 15_RUI_RO_PHAP_LY
├── 90_CODEX_OUTPUT
└── 99_LUU_TRU
03_LIVESTREAM_CENTER

Mục đích: Quản lý kế hoạch livestream, nội dung, video, lead, báo giá, hợp đồng và KPI.

03_LIVESTREAM_CENTER/
├── 01_EXDOOH/
├── 02_LOGISTICS/
├── 03_ATX/
├── 04_TDC/
├── 05_NEXUS/
├── 06_HSEVN/
├── 07_GRL/
└── 08_TDC_CONST/

Trong mỗi sàn:
├── 01_KE_HOACH_LIVESTREAM
├── 02_SAN_PHAM_DU_KIEN
├── 03_KICH_BAN
├── 04_LICH_PHAT
├── 05_HINH_ANH_NGUON
├── 06_VIDEO_NGUON
├── 07_BANG_GIA_VOUCHER
├── 08_VIDEO_DA_PHAT
├── 09_BINH_LUAN_TUONG_TAC
├── 10_LEAD_KHACH_HANG
├── 11_BAO_GIA_SAU_LIVESTREAM
├── 12_HOP_DONG_DOANH_THU
├── 13_BAO_CAO_KPI
├── 90_CODEX_OUTPUT
└── 99_LUU_TRU
04_KHO_TIM_KIEM_SUU_TAP_DA_KENH

Mục đích: Lưu dấu vết nội dung đã đăng, liên kết, hiệu quả và tài nguyên truyền thông từ mọi kênh.

04_KHO_TIM_KIEM_SUU_TAP_DA_KENH/
├── 01_WEBSITE_ASIAMEDIA
├── 02_HR_ASIAMEDIA
├── 03_FACEBOOK
├── 04_ZALO_OA
├── 05_YOUTUBE
├── 06_E_MAGAZINE
├── 07_TWOCTV
├── 08_LANDING_PAGE
├── 09_EMAIL_MARKETING
├── 10_WIFI_MARKETING
├── 11_APP_SALE_CRM
├── 12_ERP
├── 13_TAI_LIEU_DOI_TAC
├── 90_CODEX_OUTPUT
└── 99_LUU_TRU

Trong từng kênh:
├── 01_EXDOOH
├── 02_LOGISTICS
├── 03_ATX
├── 04_TDC
├── 05_NEXUS
├── 06_HSEVN
├── 07_GRL
└── 08_TDC_CONST

Quy trình SOP 10 bước

Không bỏ qua bước xác minh, phê duyệt và lưu vết.

1

Nhân sự thu thập tư liệu thật

Ảnh, video, báo giá, hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật, link bài đăng hoặc dữ liệu CRM/ERP.

2

Gắn mã và metadata

Gắn sàn, mã dự án, nguồn, ngày, người tạo, trạng thái và quyền sử dụng.

3

Kiểm tra chất lượng

Kiểm tra tính đầy đủ, đúng hiện trạng, đúng phiên bản, đúng quyền sử dụng.

4

Quản lý sàn xác minh

Đối chiếu với dự án, khách hàng, ERP, hợp đồng hoặc bộ phận kỹ thuật.

5

Chuyển trạng thái “Đã duyệt”

Chỉ dữ liệu có trạng thái này mới được phép đưa vào Sale Kit, website hoặc Codex.

6

Codex đọc dữ liệu đã duyệt

Codex không đọc nhầm bản nháp, dữ liệu hết hiệu lực hoặc hồ sơ chưa xác minh.

7

Codex tạo bản nháp

Tạo nội dung, báo cáo, đề xuất, kịch bản hoặc cấu trúc mới dựa trên nguồn được chỉ định.

8

Lưu vào 90_CODEX_OUTPUT

Không ghi đè file gốc. Tất cả kết quả Codex phải tách khỏi nguồn ban đầu.

9

Nhân sự và quản lý duyệt lại

Kiểm tra số liệu, giá, pháp lý, kỹ thuật, chính sách và nội dung công khai.

10

Phát hành và lưu trữ

Đăng tải, sử dụng nội bộ, gửi khách hàng hoặc chuyển sang 99_LUU_TRU khi hết hiệu lực.

Quy tắc Codex sử dụng tư liệu

Codex được phép

  • Đọc dữ liệu có trạng thái “Đã duyệt”.
  • Tìm kiếm, phân loại, tóm tắt và lập báo cáo.
  • Soạn bản nháp nội dung hoặc kịch bản.
  • Đề xuất tài liệu phù hợp theo sàn và chiến dịch.
  • Lưu kết quả vào 90_CODEX_OUTPUT.

Codex không được phép

  • Ghi đè hoặc xóa file gốc.
  • Tự sửa bảng giá, hợp đồng hoặc chính sách.
  • Dùng ảnh AI làm ảnh hiện trạng, thi công, nghiệm thu.
  • Tự công khai nội dung chưa được duyệt.
  • Trộn dữ liệu giữa các sàn khi chưa được phân quyền.
Dấu vết bắt buộc trong mọi Codex Output:
Nguồn tư liệu • Mã dữ liệu • Ngày cập nhật • Tình trạng kiểm chứng • Người duyệt • Phiên bản.

Phân quyền và trách nhiệm

Vai tròTạoChỉnh sửaDuyệtCông khaiPhạm vi
Admin hệ thốngToàn bộToàn bộKhông thay nội dung chuyên mônTheo phê duyệtToàn hệ thống
Ban điều hànhTheo nhu cầuGiới hạnCấp cuốiToàn AIG
Quản lý sànTheo ủy quyềnSàn phụ trách
Nhân viênFile do mình tạoKhôngKhôngTheo công việc
Content/Kỹ thuậtTheo phân quyềnKiểm tra chuyên mônKhôngNhóm dữ liệu liên quan
Kế toánTài chínhGiá/công nợKhôngGiá, hợp đồng, doanh thu
CodexBản nhápChỉ OutputKhôngKhôngDữ liệu đã duyệt
Đối tác/Khách hàngKhôngKhôngKhôngKhôngFile được chia sẻ riêng

Chuẩn dữ liệu và đặt tên file

Tên file thống nhất giúp tìm kiếm, chống trùng và liên kết ERP.

Công thức

[SAN]_[NHOM_NOI_DUNG]_[MA_DU_AN]_[DIA_DIEM]_[YYYYMMDD]_[PHIEN_BAN]

Ví dụ: EXDOOH_HIENTRANG_PANO001_QUYNHON_20260710_V01.jpg

TrườngBắt buộcVí dụQuy tắc
Mã dữ liệuAIG-EXD-000145Duy nhất, không trùng
SànEXDOOHDùng danh mục chuẩn
Nhóm dữ liệuHIENTRANGKhông viết tự do
Mã dự ánKhi cóPANO001Đồng bộ ERP
NguồnAIG / Khách hàng / Đối tácPhải xác định được
Người tạoNguyễn Văn ANgười chịu trách nhiệm đầu vào
Trạng tháiĐã duyệtNháp / Chờ duyệt / Đã duyệt / Hết hiệu lực
Quyền sử dụngNội bộ / Sale / Công khaiKhông mặc định công khai

Sổ đăng ký dữ liệu tương tác

Tạo danh mục mẫu ngay trên trình duyệt; hỗ trợ sửa trực tiếp, lọc, xuất CSV và lưu cục bộ.

SànNhómTên tài liệuNguồnPhụ tráchTrạng tháiQuyềnThao tác

Trình tạo Prompt Codex có kiểm soát

Prompt được sinh theo sàn, mục tiêu, nguồn được duyệt và nguyên tắc không bịa dữ liệu.

Điểm xác thực

100%

Chỉ nên dùng prompt khi đạt 100% các điều kiện kiểm soát.

Nhật ký thao tác

Theo dõi các hành động phát sinh trong phiên làm việc và lưu bằng localStorage.

Checklist nghiệm thu tương tác

Trạng thái được lưu ngay trên trình duyệt của thiết bị đang sử dụng.

Tiến độ: 0%

Kế hoạch triển khai đề xuất

Giai đoạnThời gianCông việcĐầu raChủ trì
1. Chuẩn hóaNgày 1–2Chốt tên sàn, tên folder, quy tắc file, phân quyền.Cấu trúc chuẩn được duyệtBan điều hành + IT
2. Khởi tạoNgày 3–4Tạo thủ công 4 kho, 8 sàn, folder con.AIG Digital Library hoàn chỉnhIT/Admin
3. Nạp dữ liệu mẫuNgày 5–7Chọn 1 dự án/sàn, gắn mã và metadata.Bộ dữ liệu mẫu có kiểm chứngQuản lý sàn
4. Kiểm thử CodexTuần 2Codex đọc dữ liệu đã duyệt và tạo output.Báo cáo/kịch bản mẫuIT + Content
5. Nghiệm thuCuối tuần 2Đối chiếu checklist, phân quyền, sao lưu.Biên bản nghiệm thuBan điều hành
6. Vận hành chính thứcTuần 3Áp dụng toàn bộ 8 sàn.Kho dữ liệu tập trungToàn hệ thống

Câu hỏi thường gặp

Không. Codex chỉ tạo bản nháp. Nội dung phải được nhân sự và quản lý phê duyệt trước khi công khai.
Chỉ lưu trong khu vực minh họa hoặc Codex Output, có nhãn rõ ràng. Không lưu vào ảnh hiện trạng, khảo sát, thi công hoặc nghiệm thu.
Không xóa tùy tiện. Chuyển sang 99_LUU_TRU, giữ phiên bản và lịch sử sử dụng.
Giữ một bản gốc tại sàn sở hữu dữ liệu và tạo liên kết tham chiếu ở sàn khác. Không nhân bản tràn lan.
Khi có mã, nguồn, người tạo, ngày cập nhật, quyền sử dụng, người kiểm tra và trạng thái “Đã duyệt”.
Đã lưu

AIG Digital Library không chỉ là hệ thống lưu trữ tài liệu mà còn là nền tảng quản trị tri thức giúp doanh nghiệp hình thành một phương thức làm việc mới: dữ liệu được chuẩn hóa, thông tin được kiểm soát và giá trị được khai thác liên tục.

Việc vận hành đúng theo SOP giúp toàn bộ hệ thống AIG:

  • Giảm thiểu thất thoát dữ liệu và trùng lặp tài nguyên.
  • Rút ngắn thời gian tìm kiếm, chia sẻ và triển khai công việc.
  • Nâng cao chất lượng tài liệu phục vụ khách hàng, đối tác và dự án.
  • Tạo nền tảng dữ liệu sạch cho ERP, CRM, AI và các hệ thống tự động hóa trong tương lai.

Mỗi cá nhân tham gia vào hệ sinh thái AIG đều là một mắt xích trong quá trình xây dựng kho tri thức chung. Việc cập nhật đầy đủ, chính xác và có trách nhiệm sẽ góp phần tạo nên một hệ thống dữ liệu mạnh mẽ, minh bạch và có khả năng mở rộng lâu dài.

AIG Digital Library – Nền tảng tri thức số, kết nối dữ liệu và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Chúng tôi sẵn lòng đón nhận bạn sau khi apply

Nơi khởi đầu thành công, mang lại thu nhập tốt nhất cho bạn trong hệ sinh thái quảng cáo ngoài trời tại Việt Nam.

Tham khảo hệ sinh thái:

Chia sẻ với:

Scroll to Top