QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN MUA HÀNG

Định nghĩa

Hoạt động của phòng mua hàng, hay bộ phận mua hàng, có sự liên quan chặt chẽ đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm mua sắm hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời phòng mua hàng cũng cần tính toán sao cho những nguyên vật liệu được mua sẽ mang lại giá trị lợi nhuận cao nhất có thể.

Phòng mua hàng chịu trách nhiệm lên kế hoạch mà thực hiện các thủ tục mua sắm để đảm có đủ tài nguyên phân bổ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Vai trò của phòng mua hàng có liên quan mật thiết đến các hoạt động của doanh nghiệp bởi vì họ giám sát chuỗi cung ứng và đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp.

Các bước cơ bản của mua hàng

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng.

Bước 3: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. …

Bước 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng.

Bước 5: Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và nhập kho

Bước 6: Thanh toán và quyết toán hồ sơ, chứng từ

Quy trình hoạt động của BP. Mua hàng

Mỗi phòng ban, bộ phận khi hoạt động và làm việc đều phải có quy trình – giúp cho các nhân sự liên quan nắm bắt được vai trò nhiệm vụ của từng người; từ đó có cách thức làm việc hiệu quả hơn. Quy trình mua hàng của Công ty:

+ Tìm kiếm NCC: Ms. Hạnh, Ms. Như, Ms. Nữ

+ Tìm kiếm báo giá và Lập hợp đồng: Ms. Hạnh, Ms. Như, Ms. Nữ

+ Lựa chọn hình thức vận chuyển: Ms. Hạnh, Ms. Như, Ms. Vi

+ Chịu trách nhiệm thanh toán, đề xuất chi Ms. Nữ

+ NCC Giao hàng, Nhân hàng và Nhập hàng: Ms. Hạnh, Ms. Như, Ms. Vi

+ Nhập kho, xuất kho (kiểm tra chất lượng): Ms. Hạnh, Ms. Như, Ms. Vi và Mr. KH Việt

+ Quyết toán công trình: Ms. Nguyệt và Mr. Thạnh

Dựa trên quy trình đều nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từ đó nắm bắt và trau dồi thêm nhiều kỹ năng để đáp ứng công việc và giúp BP. Mua hàng phát triển tốt hơn.

QUY TRÌNH XUẤT KHO – PHÂN XƯỞNG

Hiện nay, việc kiểm kê các hàng hóa còn tồn đọng trong kho cần phải được giám sát và cập nhật liên tục đáp ứng việc sử dụng cũng như có công tác chuẩn bị mua hàng đối với các hạng mục đang bị thiếu. Vì vậy, Công ty xây dựng Quy trình xuất kho gồm các bước sau:

+ Lập đề xuất: Đội thi công, Quản lý có trách nhiệm liệt kê khối lượng vật tư cần cho công trình.

+ Thủ kho: có trách nhiệm báo cáo về số lượng tồn kho đáp ứng cho công ty

+ Kế toán: lập phiếu xuất theo đúng vật tư yêu cầu và Thủ kho xuất hàng cho Đội thi công

+ Đội thi công: nhận vật tư thực hiện, nếu thiếu cần đề xuất thêm hoặc dư cần làm công tác hoàn trả lại

+ Kế toán, Thủ kho: nhập hàng được Đội thi công trả lại vào kho và lập phiếu hoàn trên hệ thống cho vật tư được hoàn.

QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN

Khi TDC và AIG có nhu cầu thực hiện hạng mục công việc cần thuê khoán bên ngoài. Thì BP. Mua hàng có trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ TDC và AIG và thực hiện đúng quy trình, các bước làm việc sau:

     Bước 1: BP. Mua hàng yêu cầu TDC và AIG cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến việc cần thuê khoán. Có động thái xác nhận nội dung làm việc để kết giao hợp đồng và tìm nhà cung cấp cho phù hợp tiêu chí công việc đề ra.

     Bước 2: BP. Mua hàng thực hiện kết giao hợp đồng, chốt các điều khoản hợp đồng với Nhà thầu đã được chọn (trong 2 – 3 nhà thầu chào giá).

     Bước 3: BP. Mua hàng có trách nhiệm lên kế hoạch thanh toán cho Nhà Thầu theo quy định hợp đồng. Bàn giao Nhà Thầu cho BP. Giám sát chất lượng công trình của TDC để đảm bảo khối lượng, chất lượng công việc đúng với Hợp đồng đã ký kết.

     Bước 4: Nhà Thầu tiến hành thi công, lắp đặt hoàn thiện công trình theo hợp đồng ký kết và hoàn công, quyết toán công trình thuê khoán.

QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI NHÀ CUNG CẤP

Việc chọn lựa NCC là một trong những yếu tố giúp cho BP Mua Hàng đánh giá được chất lượng sản phẩm, cũng như duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài; từ đó đem lại lợi ích tốt cho doanh nghiệp về tiến độ cung cấp hàng, phương thức thanh toán…

Dựa theo quy trình làm việc trên, mỗi nhân viên BP Mua Hàng phải có trách nhiệm tìm kiếm và đánh giá các NCC thông qua những lần mua sản phẩm, để lựa chọn ra NCC tốt nhất và phù hợp nhất cho Công ty.

Ngoài các NCC đang hợp tác với Công ty, nhân viên BP Mua Hàng cũng cần có những NCC dự trù – tránh việc phụ thuộc nhiều vào 1 NCC, dễ gây ra tình trạng khan hiếm hàng hóa… tăng giá đột ngột. Do vậy, dù là NCC đã hợp tác lâu năm, BP Mua Hàng cũng cần lấy nhiều báo giá tại các NCC khác để có phương án mua hàng hiệu quả nhất cho Công ty.

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THU CHI TIỀN MẶT

Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt là một trong những bước quan trọng để hoàn thành khâu mua hàng, nhưng đây cũng là bước nhân viên Mua Hàng định hình trước và thỏa thuận trước với NCC hoặc Hợp đồng khoán.

Để kiểm soát chứng từ và thuận lợi làm việc theo Hợp đồng ký kết. Nhân viên Mua hàng cũng như Người đề nghị cần có trách nhiệm lập đề xuất kèm chi tiết chứng từ trên hệ thống ERP và được Quản lý cũng như Kế toán trưởng kiểm tra, kiểm soát duyệt trước khi thanh toán.

Yêu cầu tất cả các chi phí khi đã thanh toán cần hoàn ứng trong ngày hoặc chậm nhất 3 ngày. Đối với các đề xuất nào chưa chi sẽ được Kế toán đưa vào Công nợ dự trù cho thanh toán vào tháng sau.

QUY TRÌNH THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP

Trong hoạt động mua bán, quy trình thanh toán đã được AIG xây dựng nhằm giúp mỗi cá nhân có trách nhiệm thực hiện và giao kết hợp đồng với các đối tác, nhà cung cấp được rõ ràng cụ thể. Tạo được lòng tin cho các nhà cung cấp – tránh và hạn chế việc phải xử lý khi vướng và thực hiện sai về quy trình thanh toán. Ngoài ra, quy trình thanh toán còn giúp các Quản lý, Lãnh đạo nắm bắt được tổng thể công trình, chi phí thực hiện cho từng công trình cụ thể. 

Do vậy, mỗi cá nhân cần phải thực hiện quy trình thanh toán cho nhà cung cấp kịp thời và đúng quy định với các bước như sau:

Bước 1: Lập đề nghị thanh toán trên hệ thống ERP (trong này cần thể hiện lịch thanh toán của cả quá trình triển khai)

Bước 2: Đối với các thanh toán mới – cần bổ sung và đính kèm hồ sơ hợp đồng đầy đủ. Đối với các hồ sơ đã thanh toán được lần 1… thì cần cung cấp thêm bảng đối chiếu công nợ – để rà soát và minh bạch về chi phí đang nợ.

Bước 3: Các khoản đề xuất khi thực hiện phải đúng kèm đẩy đủ chứng từ. Đối với các công trình thuê ngoài cần bổ sung thêm Khối lượng hoàn thành đúng tiến độ, các đợt đã thanh toán và các đợt chi phí còn lại

Bước 4: Sau khi công trình và bước thanh toán cho nhà cung cấp đã đầy đủ. Mỗi công trình cần phải có bảng quyết toán cụ thể hoặc bảng kê nhập hàng các đợt – cho công trình. Để đánh giá tổng quan về chi phí vật tư, nhân công cho từng công trình.

Bước 5: Đây là 1 bước đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng. Bước này sẽ giúp Nhà Quản lý, Lãnh đạo nắm bắt được chi phí và lợi nhuận của từng hạng mục. Do vậy để bước này tổng hợp được chính xác thì các bước trên cần hoàn thiện đầy đủ, chính xác đến từng chi tiết

XÂY DỰNG KỸ NĂNG QUAN HỆ VÀ ĐỐI NGOẠI

Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt là một trong những bước quan trọng để hoàn thành khâu mua hàng, nhưng đây cũng là bước nhân viên Mua Hàng định hình trước và thỏa thuận trước với NCC hoặc Hợp đồng khoán.

Để kiểm soát chứng từ và thuận lợi làm việc theo Hợp đồng ký kết. Nhân viên Mua hàng cũng như Người đề nghị cần có trách nhiệm lập đề xuất kèm chi tiết chứng từ trên hệ thống ERP và được Quản lý cũng như Kế toán trưởng kiểm tra, kiểm soát duyệt trước khi thanh toán.

Yêu cầu tất cả các chi phí khi đã thanh toán cần hoàn ứng trong ngày hoặc chậm nhất 3 ngày. Đối với các đề xuất nào chưa chi sẽ được Kế toán đưa vào Công nợ dự trù cho thanh toán vào tháng sau.

KẾT LUẬN

Các quy trình của bộ phận mua hàng đã được xây dựng đầy đủ và chi tiết. Đề nghị mỗi cá nhân cần thực hiện đúng quy trình, trong quá trình thực hiện nếu có những thiếu sót hoặc cần bổ sung và thay thế, thì sự đóng góp ý kiến của từng cá nhân sẽ góp phần giúp cho quy trình làm việc trở nên chặt chẽ và thiết thực hơn.

Chúng tôi sẵn lòng đón nhận bạn sau khi apply

Nơi khởi đầu thành công, mang lại thu nhập tốt nhất cho bạn trong hệ sinh thái quảng cáo ngoài trời tại Việt Nam.

Tham khảo hệ sinh thái:

Chia sẻ với:

Scroll to Top