THUÊ KHOÁN – ĐỊNH HƯỚNG VẬN HÀNH CHỦ ĐẠO
Để Loại Bỏ Rủi Ro Trễ Tiến Độ Tại Aig
Trong thực tế vận hành, phần lớn các rủi ro trễ tiến độ không bắt đầu từ SOP, mà bắt đầu từ thiếu nguồn lực tại thời điểm quyết định.
Khi công việc đã gấp, tiến độ đã căng nhưng vẫn chờ đủ người, đủ điều kiện nội bộ, thì trễ tiến độ gần như là điều chắc chắn.
Nhận diện rõ vấn đề này, AIG xác định:
Thuê khoán phải được kích hoạt sớm, như một giải pháp chủ động để bảo vệ tiến độ.
Từ đó, AIG triển khai đồng bộ truyền thông – SOP – ERP để biến thuê khoán thành một phần tất yếu trong tư duy vận hành.
Từ định hướng này, AIG triển khai đồng bộ 3 lớp:
Truyền thông: định hình tư duy thuê khoán
Vận hành: chuẩn hóa bằng SOP
Kiểm soát: ép thực thi bằng ERP
Ba lớp này được thiết kế để ăn khớp với nhau, nhằm loại bỏ rủi ro trễ tiến độ ngay từ gốc
Rủi ro lớn nhất không phải là trễ, mà là phản ứng chậm
Thuê khoán – không phải lựa chọn cuối cùng
Trong các công việc Ưu tiên 1, yêu cầu cao nhất không chỉ là đúng quy trình, mà là giữ được tiến độ tổng thể.
Theo định hướng mới:
- Khi thấy nguy cơ thiếu nguồn lực
- Khi tiến độ có dấu hiệu căng
- Khi nội bộ không thể đáp ứng kịp thời
👉 Phải chủ động nghĩ đến thuê khoán.
Thuê khoán đúng lúc giúp:
- Không làm đứt gãy tiến độ
- Giảm áp lực cho nguồn lực nội bộ
- Tăng tính linh hoạt trong điều phối dự án
Tuy nhiên, để thuê khoán không cảm tính – không rủi ro, AIG không chỉ kêu gọi, mà đưa thuê khoán vào khuôn khổ vận hành chính thức.
SOP – khung vận hành bắt buộc khi tiến độ có nguy cơ trễ
AIG ban hành SOP điều phối “Tiến độ bị trễ” áp dụng cho tất cả công việc Ưu tiên 1.
SOP được kích hoạt khi:
- Tiến độ < 100%
- Số ngày còn lại ≤ 0
Nguyên tắc cốt lõi:
Trễ tiến độ là bắt buộc phải có phương án xử lý nguồn lực.
Trong đó, thuê khoán là một phương án xử lý được ưu tiên xem xét nếu nguồn lực nội bộ không đảm bảo.
SOP yêu cầu người phụ trách:
- Xác định rõ lý do trễ
- Đề xuất phương án xử lý nguồn lực (nội bộ / thuê khoán)
- Nêu rõ nội dung xử lý, thời gian, người chịu trách nhiệm và cam kết hoàn thành
SOP không nhằm làm khó, mà nhằm đảm bảo mọi quyết định thuê khoán đều có cơ sở và trách nhiệm rõ ràng.
ERP – công cụ kiểm soát để không ai “né” trách nhiệm
Để SOP không chỉ nằm trên giấy, AIG tích hợp SOP trực tiếp vào hệ thống ERP.
Hệ thống được thiết kế theo nguyên tắc:
- Task Ưu tiên 1 bị trễ
- Chưa có phương án xử lý nguồn lực
→ Không cho phép đóng task
ERP sẽ:
- Cảnh báo rõ ràng khi task có nguy cơ trễ
- Chặn thao tác “Đóng task” nếu thiếu phương án thuê khoán/xử lý
- Ghi nhận đầy đủ dữ liệu để phục vụ báo cáo, truy vết và đánh giá KPI
👉 ERP không để nhắc nhở cho có, mà để ép hành vi vận hành đúng định hướng.
Thuê khoán nhưng phải kiểm soát chi phí
- Nội bộ nhận khoán: +15–20%
- Thuê ngoài: +20–30%
Song song với SOP và ERP, AIG triển khai công cụ hỗ trợ tính giá thuê khoán, nhằm:
- Chuẩn hóa biên độ giá
- Tránh quyết định vội gây thua lỗ
- Có cơ sở đàm phán và phê duyệt
Nguyên tắc tham chiếu:
- Nội bộ nhận khoán: +15–20%
- Thuê ngoài: +20–30%
Nhờ đó, việc thuê khoán vừa nhanh – đúng thời điểm, vừa kiểm soát được hiệu quả tài chính.
Chủ động thuê khoán – gắn liền với trách nhiệm
Định hướng “trending thuê khoán” tại AIG không nhằm chuyển rủi ro cho bên ngoài, mà nhằm:
- Giữ vững tiến độ dự án
- Nâng cao năng lực điều phối của từng cá nhân
- Loại bỏ tình trạng báo trễ nhưng không xử lý
👉 Quyền chủ động đi kèm với trách nhiệm.
Đó là tinh thần vận hành mà AIG hướng tới.
- Có nguy cơ trễ → phải có phương án
- Có thuê khoán → phải có kiểm soát
- Không phương án → không đóng task
“AIG xác định thuê khoán là một năng lực vận hành cần được sử dụng chủ động, đặc biệt với các công việc Ưu tiên 1.
Chúng ta không chờ trễ rồi mới xử lý, mà phải nghĩ đến thuê khoán ngay khi thấy rủi ro về nguồn lực.
SOP và ERP được xây dựng để hỗ trợ và kiểm soát định hướng này, nhằm đảm bảo tiến độ, hiệu quả và trách nhiệm rõ ràng trong toàn hệ thống.”
Hảo Lê