QUY TRÌNH CẤP VÀ SỬ DỤNG TÀI KHOẢN ERP TẠI AIG
Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp, các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực canh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế. Và AIG là một trong số các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP này.
1. Hệ Thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Định nghĩa nghe có vẻ rất đơn giản và chính xác. Tuy nhiên, ERP thì không chỉ đơn giản là như vậy. Thông qua bài viết này, cùng AIG tìm hiểu và trả lời các câu hỏi liên quan đến Hệ thống ERP cho doanh nghiệp một cách chi tiết nhé.
2. Vai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…
Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công phần mềm ERP, chúng ta sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.
3. Lợi ích chính của hệ thống ERP
Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang triển khai các hệ thống ERP hơn bao giờ hết? Dưới đây là một số lý do và lợi ích chính khiến các tổ chức sử dụng hệ thống ERP:
- Tài chính & Kế toán
- Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thông tin trong thời gian thực về hoạt động của họ.
- Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhóm quyền truy cập tức thì vào chuỗi cung ứng toàn cầu của họ.
- Cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xác định thách thức, khám phá cơ hội và đưa ra quyết định nhanh hơn ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp.
- Giúp tự động hóa và hợp lý hóa các công việc nhàm chán và quy trình dư thừa.
- Cung cấp cho nhân viên các công cụ và dữ liệu mà họ cần để đạt được thành công.
- Cung cấp một điểm tin cậy cho tổ chức.
- Thường có thể được truy cập ở bất kỳ đâu (ngoài địa điểm và từ thiết bị di động).
- Giúp tăng năng suất trong nhóm của bạn.
- Giúp các nhóm cộng tác với nhau và với các nhà cung cấp bên thứ ba dễ dàng hơn.
- Cung cấp công cụ báo cáo và dự đoán mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định sáng suốt về tương lai của doanh nghiệp.
- Bảo mật dữ liệu và giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tiếp tục hoạt động theo các quy định và luật toàn cầu.
4. Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP
- Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
- ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp.
- Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…
- Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài.
5. Quy định sử dụng tài khoản ERP của cá nhân tại AIG
Khi vào công ty AIG mỗi cá nhân sẽ được cấp một tài khoản ERP riêng, do chính cá nhân đó quản lí, sẽ được dùng xuyên suốt trong quá trình làm việc tại công ty, trong quá trình sử dụng sẽ có những quy tắc riêng do công ty quy định, cụ thể như sau:
- Không giao tài khoản ERP cho bất kỳ ai sử dụng : mỗi cá nhân sẽ có một tài khoản riêng, phải có trách nhiệm bảo mật tài khoản đó, không cho bất kỳ ai sử dụng nhằm mục đích nào khác.
- Có nghĩa vụ và trách nhiệm lập đề xuất, hoàn ứng đúng quy định: Đề xuất là một việc làm không thể thiếu trong quá trình làm việc. Mỗi nhân viên tại AIG khi sử dụng phần mềm ERP đều có quyền lập đề xuất nhằm mục đích công việc, khi đề xuất xong nhân viên đó có nghĩa vụ phải hoàn ứng trong tháng theo đúng quy định của công ty đề ra. Cá nhân sử dụng tài khoản ERP không hoàn thành trách nhiệm và nghĩa vụ đúng thời gian quy định (ứng và hoàn ứng quyết toán) tài khoản lương sẽ bị kế toán treo cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ.
- Bảo mật dữ liệu công ty, không được cung cấp thông tin dữ liệu công ty ra bên ngoài, và người không có liên quan, trong trường hợp cần thiết, trong công việc phải được công ty chấp thuận
- Cá nhân phải chấp hành sử dụng tài khoản ERP đúng quy trình, cập nhật thông tin đầy đủ theo yêu cầu của cấp trên
- Trường hợp quản lí có tính năng duyệt đề xuất hệ thống sẽ tự động cho phép 1 trong 2 quyền, nếu lập đề xuất không duyệt được đề xuất và ngược lại, nhằm giải quyết các trường hợp lãnh đạo đi công tác hoặc tiếp khách, lập đề xuất đáp ứng công việc.
Ngày nay với sự phát triển của phần mềm công nghệ với khả năng bao quát, quản lý toàn diện. Phần mềm ERP đã và đang là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản trị doanh nghiệp. Việc giảm thiểu tối đa các chi phí trong khâu vận hành, triển khai, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cũng như nguồn lực trong quá trình hoạt động.
Tổng Hợp: Phan Vy