HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH CẬP NHẬT GIÁ TỰ ĐỘNG QUA QR CODE
Giải pháp được xây dựng với mục tiêu tối ưu hóa toàn bộ quy trình xác nhận giá cuối (Final Price) giữa các bên liên quan trong chuỗi cung ứng quảng cáo ngoài trời – bao gồm Khách hàng, Đối tác phân phối, Nhà máy sản xuất và Chủ bảng quảng cáo.
MỤC TIÊU
Thay vì dựa vào các phương pháp thủ công như trao đổi file Excel qua email, gọi điện xác nhận giá hay cập nhật thủ công trên các bảng tính rời rạc, hệ thống mới cho phép mỗi bên có thể tương tác và xác nhận giá một cách liền mạch, minh bạch và theo thời gian thực chỉ bằng một lần quét QR code duy nhất.
Khi áp dụng cơ chế này, mọi thông tin từ báo giá đến điều chỉnh giá mua – bán đều được cập nhật tức thì trên nền tảng ERP, đảm bảo không có độ trễ giữa các phòng ban, đồng thời giúp giảm thiểu tối đa sai sót, nhầm lẫn hay thiếu minh chứng trong quá trình phê duyệt đơn hàng.
Không chỉ dừng lại ở việc cập nhật giá, quy trình còn giúp chuẩn hóa cách lưu trữ, đánh dấu và ghi nhận hành động của từng cá nhân/tổ chức tham gia vào quá trình giao dịch. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng ưu tiên sự minh bạch, khả năng truy vết và tốc độ ra quyết định.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN
BƯỚC 1: Nhận email xác nhận đơn hàng
Hệ thống ERP của AIG sẽ tự động gửi email đến các bên liên quan, đính kèm đầy đủ thông tin booking:
Vị trí quảng cáo
Giá tạm tính
Mã sản phẩm
Link hồ sơ sản phẩm
QR Code duy nhất để cập nhật giá cuối
BƯỚC 2: Quét mã QR Code
Người dùng sử dụng điện thoại hoặc trình duyệt có hỗ trợ QR để quét mã. Hệ thống sẽ chuyển hướng tới form nhập giá mua vào hoặc giá bán ra của từng đơn hàng.
BƯỚC 3: Nhập giá và xác nhận
Người dùng chỉ cần:
Điền giá cập nhật
Thêm ghi chú (nếu có)
Nhấn “Xác nhận”
Ngay lập tức, hệ thống lưu lại thông tin: thời gian cập nhật, đơn vị nhập giá, người thực hiện.
BƯỚC 4: Đồng bộ tự động với ERP
Giá được cập nhật vào mục Final Price của đơn hàng. Trạng thái đơn sẽ tự động chuyển sang “Đã cập nhật giá ✅”, chỉ cần bộ phận sale hoặc kế toán kiểm duyệt lại là hoàn tất.
Lợi ích vượt trội
⏱ Tiết kiệm thời gian: Không còn tình trạng gửi file qua lại hoặc mất công chờ xác nhận.
✅ Chính xác tuyệt đối: Mỗi mã QR được tạo riêng biệt cho từng đơn hàng – không thể nhầm lẫn.
🔄 Tự động hóa toàn trình: Từ nhập giá → cập nhật ERP → đánh dấu trạng thái → chờ duyệt.
🧾 Minh bạch, dễ kiểm tra: Mọi hành động đều lưu vết rõ ràng, truy xuất dễ dàng về sau.
KẾT BÀI: Một bước chuyển – Nhiều giá trị
Quy trình cập nhật giá tự động qua QR Code không đơn thuần là một công cụ tiện ích, mà là một bước chuyển mình tất yếu trong vận hành số hóa ngành quảng cáo. Giữa bối cảnh thị trường cạnh tranh và yêu cầu minh bạch ngày càng cao, việc áp dụng công nghệ vào những khâu then chốt như xác nhận giá bán – mua không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, mà còn tạo ra sự chuyên nghiệp và niềm tin vững chắc với đối tác.
Với AIG, mỗi thao tác nhỏ là một bước tiến lớn trong hành trình nâng cao hiệu quả và minh bạch hóa chuỗi cung ứng quảng cáo ngoài trời.
Tóm lại, đây không đơn thuần là một công cụ hỗ trợ, mà là một bước tiến quan trọng trong hành trình tự động hóa và số hóa toàn bộ hoạt động thương mại của AIG – nơi mọi dữ liệu đều được xác thực, mọi giá trị đều được ghi nhận, và mọi hành động đều trở nên có hệ thống.
Nguồn: Linh Huỳnh – Tổng hợp