CHÍNH SÁCH TĂNG THU NHẬP VÀ HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA BÁO GIÁ, CHI PHÍ CỦA AIG
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc xây dựng một quy trình lập báo giá chuyên nghiệp và chính xác là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, tối ưu hiệu suất bán hàng và gia tăng khả năng chốt hợp đồng. Quy trình báo giá không chỉ đơn thuần là cung cấp mức giá cho khách hàng mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chu trình bán hàng, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận.
Tại AIG, quy trình lập báo giá được thiết kế theo một hệ thống chặt chẽ với ba giai đoạn chính, từ khâu lựa chọn sản phẩm, nhập thông tin khách hàng, đến việc phê duyệt và vận hành sau chốt sale. Quy trình này giúp đội ngũ nhân viên Sales, Chăm sóc khách hàng (CSKH) và cấp lãnh đạo phối hợp hiệu quả, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó, hệ thống ERP hỗ trợ tự động hóa các bước, giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu trải nghiệm khách hàng và giảm thiểu sai sót trong quá trình báo giá.
Dưới đây là chi tiết các giai đoạn và bước thực hiện trong quy trình lập báo giá tại AIG.
1. Quy trình lập báo giá gửi đến Khách hàng, NCC gồm có 03 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Đối với nhân viên Sales, CSKH gồm có 06 bước:
Giai đoạn 1: Đối với nhân viên Sales, CSKH gồm có 06 bước:
Bước 1: Chọn sản phẩm từ danh mục trong hệ thống.
Bước 2: Nhập thông tin khách hàng: Họ và tên – Email – Số điện thoại.
Bước 3: Chọn sàn bán hàng: EX-DOOH hoặc AdTechAsia.sg.
Bước 4: Nhập thời gian bán hàng: Số tháng mà khách hàng yêu cầu.
Bước 5: Mô tả yêu cầu cụ thể của khách hàng: Mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng mong muốn.
Bước 6: Kết thúc và gửi phê duyệt: Hệ thống sẽ chuyển đơn hàng đến lãnh đạo để duyệt.
Giai đoạn 2: Quy trình duyệt đơn hàng – cấp Lãnh đạo
Bước 1: Thực hiện kiểm tra và xem xét về sản phẩm báo giá
+ Trường hợp 1: đối với sản phẩm chính chủ – duyệt ngay
+ Trường hợp 2: đối với sản phẩm không chính chủ – cần thực hiện:
- Hệ thống yêu cầu chọn và tiếp tục final price (giá cuối cùng).
- Hệ thống tự động tính toán để đảm bảo lợi nhuận.
- Sau đó, hệ thống chuyển sang giỏ hàng để hoàn tất.
Bước 2: Phê duyệt và chốt sales
Lãnh đạo thực hiện duyệt báo giá – chốt sales theo chính sách của công ty – Gửi mail chính thức đến Khác hàng.
Giai đoạn 3: Vận hành sau khi chốt sale
- Bộ phận văn phòng AIG: Thực hiện sản xuất nội dung và cập nhật sản phẩm.
- TDC: Đảm nhận vận hành và sản xuất sản phẩm theo đơn hàng.
2. Phân quyền trong vai trò báo giá hệ thống
Đối với nhân viên Sales, CSKH
Thực hiện cập nhật thông tin và điền đủ đầy 06 bước theo nội dung trên, ngoài ra phải thực hiện cập nhật thông tin nhu cầu của Khách hàng đầy đủ và chi tiết nhất để Lãnh đạo dễ dàng hỗ trợ, và đáp ứng đúng nhu cầu mà Khách hàng đang cần.
Được phân bổ khách hàng theo tài khoản và phân công cụ thể trên hệ thống.
Không được phép tự ý liên hệ hoặc thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi phân công trừ khi được phân công giao nhiệm vụ.
Tuân thủ nghiêm túc quy định về phân quyền và bảo mật thông tin khách hàng.
Đối với Lãnh đạo
Trực tiếp thương thảo giá với Khách hàng, chịu trách nhiệm duyệt báo giá, ký hợp đồng và quản lý khách hàng; thực hiện làm việc trực tiếp với chủ bảng hoặc nhà máy.
Liên hệ và làm việc trực tiếp với chủ bản, nhà máy và đối tác khách hàng quan trọng.
Quản lý danh sách khách hàng và duyệt các thông tin liên quan trên hệ thống ERP.
3. Chính sách tăng thu nhập dành cho nhân viên
Việc tăng thu nhập cho nhân viên không chỉ đơn thuần là một chính sách đãi ngộ mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:
- Tăng động lực làm việc: Khi nhân viên có cơ hội gia tăng thu nhập dựa trên năng suất và kết quả công việc, họ sẽ có động lực làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn.
- Giữ chân nhân tài: Một hệ thống thu nhập cạnh tranh giúp công ty giảm tỷ lệ nghỉ việc và giữ chân những nhân viên giỏi, đồng thời thu hút nhân sự chất lượng cao từ bên ngoài.
- Cải thiện hiệu suất kinh doanh: Khi nhân viên có động lực làm việc, năng suất và chất lượng công việc tăng, từ đó giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.
- Khuyến khích sáng tạo và đổi mới: Các chương trình thưởng cho ý tưởng sáng tạo, cải tiến quy trình giúp thúc đẩy sự đổi mới và cải tiến trong doanh nghiệp.
- Xây dựng văn hóa làm việc tích cực: Một môi trường làm việc nơi nhân viên được thưởng xứng đáng sẽ tạo ra sự gắn kết, cải thiện văn hóa doanh nghiệp và tăng sự hài lòng của nhân viên.
Các chương trình tăng thu nhập cho nhân viên như sau:
Chương trình tăng thu nhập cho nhân viên của AIG không chỉ đa dạng mà còn mang tính thực tế cao, giúp nhân viên có nhiều cách để gia tăng thu nhập. Điều này không chỉ có lợi cho cá nhân mà còn thúc đẩy hiệu suất chung của công ty, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
STT | Chương Trình | Bước Thực Hiện | Kiểm Soát | Đối Tượng Áp Dụng | Thời Gian Triển Khai | Tỷ Lệ Hoặc Mức Thu Nhập |
1 | Hoa Hồng Kinh Doanh | Xây dựng bảng hoa hồng, theo dõi hợp đồng và thanh toán hoa hồng | Kiểm tra hợp đồng và thanh toán đúng hạn | Nhân viên kinh doanh, nhân viên có thể giới thiệu khách hàng | Ngay lập tức | 3-5% theo chính sách sale ERP |
2 | Thưởng Theo KPI | Xây dựng KPI, theo dõi hiệu suất, tổng hợp thưởng hàng tháng/quý | Theo dõi KPI từ phòng ban và báo cáo | Tất cả nhân viên | 1-2 tháng | 3-10% lương tháng |
3 | Chia Sẻ Lợi Nhuận Dự Án | Xác định dự án có lợi nhuận, chia sẻ % lợi nhuận cho nhân viên tham gia | Kiểm tra kết quả tài chính của dự án | Nhân viên tham gia dự án | 3 tháng (sau thử nghiệm dự án đầu tiên) | 5-10% lợi nhuận dự án |
4 | Chương Trình ESOP (cổ phần DN) | Thiết lập tiêu chí ESOP, cấp quyền mua cổ phần ưu đãi | Hội đồng xét duyệt danh sách nhân viên ESOP | Nhân viên có thâm niên lâu dài | 6 tháng | Tùy theo chính sách ESOP |
5 | Đầu Tư Nội Bộ | Chọn dự án nội bộ, cho phép nhân viên góp vốn và chia lợi nhuận | Giám sát dòng tiền đầu tư | Nhân viên muốn đầu tư nội bộ | 3-6 tháng | Tùy theo mức đầu tư |
6 | Làm Thêm Dự Án Nội Bộ | Liệt kê công việc nội bộ, cho phép đăng ký làm thêm | Báo cáo công việc hoàn thành | Nhân viên có năng lực đa nhiệm | 1 tháng | Thù lao theo dự án |
7 | Đào Tạo Nội Bộ | Tổ chức khóa đào tạo, nếu được đánh giá tốt, thưởng từ 1.000.000 – 5.000.000 | Đánh giá sau đào tạo từ nhân viên tham gia | Nhân viên tham gia thực hiện đào tạo nội bộ | 3 tháng | Thưởng từ 1.000.000 – 5.000.000 |
8 | Thưởng Giới Thiệu Nhân Sự | Thưởng cho nhân viên giới thiệu nhân sự thành công | Xác minh hợp đồng lao động của nhân sự mới | Tất cả nhân viên | 1 tháng | Thưởng từ 500.000 đồng – 5 triệu (khoản 10% lương nhân sự mới) |
9 | Chương Trình Liên Kết Khách Hàng | Sau khi ký hợp đồng, nhân viên nhận 50% hoa hồng của sale | Đối chiếu doanh thu từ khách hàng giới thiệu | Nhân viên tham gia ký hợp đồng khách hàng | 1-2 tháng | 50% hoa hồng sale |
10 | Thưởng Ý Tưởng Sáng Tạo | Tổ chức thu thập sáng kiến, xét duyệt và trao thưởng | Hội đồng xét duyệt ý tưởng | Tất cả nhân viên | 3 tháng | 2-10 triệu tùy hiệu quả |
11 | Chia Sẻ Doanh Thu Từ Sản Phẩm Sáng Tạo | Xây dựng chính sách chia sẻ doanh thu từ sản phẩm sáng tạo | Theo dõi doanh thu sản phẩm sáng tạo | Nhân viên sáng tạo nội dung, sản phẩm mới | 6 tháng | 0.5-1% doanh thu dự án cho đến khi kết thúc |
12 | Chính Sách Hỗ Trợ Tài Chính | Cung cấp khoản vay nội bộ với lãi suất ưu đãi | Phòng tài chính giám sát khoản vay | Nhân viên có nhu cầu đầu tư | 3 tháng | Hỗ trợ tài chính theo lãi suất ưu đãi |
13 | Phát Triển Dự Án | Nhân viên tham gia dự án được nhận 0.5 – 1% doanh thu khi dự án có lợi nhuận, cho đến khi kết thúc dự án | Theo dõi tiến độ và doanh thu dự án | Nhân viên tham gia phát triển dự án | Liên tục theo vòng đời dự án | 0.5-1% doanh thu khi dự án có lợi nhuận |
14 | Tăng Doanh Thu 10 Tháng 1 | Tăng cường chiến lược bán hàng và tối ưu quy trình doanh thu trong tháng 1 | Theo dõi hiệu suất bán hàng và hiệu quả kinh doanh | Nhân viên kinh doanh và phòng ban liên quan | Tháng 1 hàng năm | Thưởng theo doanh thu tháng 1 |
15 | Chia Sẻ Doanh Thu Từ Khách Hàng Dài Hạn | Nhân viên hỗ trợ khách hàng duy trì hợp đồng dài hạn sẽ nhận % doanh thu định kỳ. | Theo dõi hợp đồng khách hàng dài hạn và tính toán doanh thu. | Nhân viên chăm sóc khách hàng, kinh doanh | Liên tục theo chu kỳ hợp đồng | 2-5% doanh thu từ khách hàng duy trì hợp đồng dài hạn |
16 | Thưởng Đổi Mới Quy Trình Làm Việc | Nếu nhân viên đề xuất cải tiến quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian hoặc tăng hiệu suất, sẽ được thưởng. | Hội đồng đánh giá mức độ hiệu quả của sáng kiến. | Tất cả nhân viên | Theo từng sáng kiến được chấp nhận | Thưởng từ 2-10 triệu tùy hiệu quả sáng kiến |
17 | Hợp Tác Đối Tác Mới | Nhân viên tìm kiếm và hợp tác thành công với đối tác mới sẽ nhận hoa hồng từ doanh số hợp tác. | Theo dõi hợp đồng hợp tác mới và doanh số mang về. | Nhân viên phát triển kinh doanh, đối tác | Theo từng hợp đồng đối tác mới | 3-8% doanh số hợp tác từ đối tác mới |
18 | Thưởng Đạt Chỉ Tiêu Chiến Dịch Quảng Cáo | Nhân viên phụ trách chiến dịch quảng cáo đạt chỉ tiêu KPI được nhận thưởng. | Đối chiếu KPI chiến dịch quảng cáo. | Nhân viên marketing, digital marketing | Mỗi chiến dịch quảng cáo | Thưởng từ 1-5 triệu tùy mức độ đạt KPI |
19 | Bán Sản Phẩm Nội Bộ | Nhân viên có thể bán sản phẩm/dịch vụ nội bộ của công ty ra ngoài để hưởng hoa hồng. | Theo dõi số lượng sản phẩm/dịch vụ được bán. | Nhân viên kinh doanh, nhân viên nội bộ có thể bán sản phẩm | Theo nhu cầu và số lượng bán | Hoa hồng từ 5-15% trên sản phẩm/dịch vụ bán được |
20 | Hỗ Trợ Đào Tạo Ngoài Giờ | Nhân viên hỗ trợ đào tạo ngoài giờ hoặc đào tạo khách hàng sẽ nhận thêm thu nhập. | Ghi nhận số buổi đào tạo và đánh giá từ học viên. | Nhân viên có chuyên môn đào tạo | Theo từng khóa đào tạo | 500.000 – 2 triệu mỗi buổi đào tạo |
CÁC TÍNH NĂNG ĐƯỢC CẬP NHẬT TRONG HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA
Hiện nay, hệ thống tự động hóa của AIG đã có những cải tiến đáng kể trên các lĩnh vực tài chính, kế toán, kinh doanh, vận hành, sản xuất, thương mại… nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa doanh thu cá nhân.
Bên cạnh đó, Chatline AI đã được phát triển để hỗ trợ công việc, mỗi cá nhân có thể tự đào tạo Chatbox AI theo chuyên môn của mình, giúp tối ưu quy trình làm việc và tăng hiệu quả kinh doanh.
1. Kinh doanh & Phát triển doanh thu cá nhân
✅ Toàn bộ nhân viên (không chỉ riêng Sales) khi chia sẻ bài viết trên các nền tảng 4E, sàn thương mại AdtechAsia.sg và EX-DOOH.asiamedia.vn sẽ được cập nhật thông tin cá nhân (số điện thoại, email) kèm theo bài chia sẻ.
✅ Khi khách hàng liên hệ qua bài đăng, một mã QR code tự sinh sẽ được gửi đến khách hàng, giúp quản lý thông tin khách hàng chính xác.
✅ Nhân viên không làm Sale vẫn có thể tăng thu nhập bằng cách gửi QR code tự sinh cho khách hàng có nhu cầu. Khi khách hàng quét QR sẽ điền đầy đủ thông tin cần thiết – VÀ thông tin này sẽ chuyển đến Lãnh đạo, Sales để thực hiện báo giá.
✅ Hệ thống báo giá tự động, giúp tiết kiệm thời gian, hỗ trợ nhân viên chưa có kinh nghiệm Sale dễ dàng tiếp cận khách hàng.
✅ Công ty hỗ trợ hoàn thiện hợp đồng, nhân viên chỉ cần phối hợp để đạt được hợp đồng và nhận thêm thu nhập cá nhân.
2. Tài chính & Kế toán – Tự động hóa phân bổ nguồn thu
✅ Khi khách hàng thanh toán, hệ thống ngân hàng sẽ thông báo nguồn thu, phòng tài chính (phòng tổng hợp) cập nhật vào hệ thống.
✅ Hệ thống tự động phân bổ nguồn thu theo kế hoạch đã duyệt trước đó, sau đó lãnh đạo sẽ duyệt trực tiếp trên hệ thống.
✅ Chi phí cố định có lịch sử thanh toán thường xuyên (tiền điện, internet, ngân hàng…) sẽ được cập nhật tự động theo cơ chế “mang sang”, giúp so sánh chi phí cũ và mới trước khi thanh toán.
AIG CHÍNH THỨC KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN TĂNG THU NHẬP
Chủ trương được thông qua trong cuộc họp đầu năm 2025 và áp dụng từ 01/04/2025. Tất cả nhân viên có thể tham gia bán hàng (Sale) mà không bị giới hạn bởi vị trí công việc.
Hệ thống QR Code tự sinh sẽ giúp nhân viên dễ dàng gửi mã cho khách hàng có nhu cầu, giúp theo dõi và chốt hợp đồng nhanh chóng.
Hợp đồng được công ty hỗ trợ hoàn thiện, nhân viên chỉ cần phối hợp thực hiện để đạt được thỏa thuận và nhận thêm hoa hồng/doanh thu cá nhân.
Việc triển khai một quy trình lập báo giá chặt chẽ và hiệu quả không chỉ giúp AIG nâng cao tính chuyên nghiệp trong kinh doanh mà còn tạo ra sự minh bạch, tối ưu hóa quy trình làm việc và gia tăng cơ hội chốt hợp đồng. Nhờ vào hệ thống tự động hóa và sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý báo giá, đảm bảo độ chính xác cao, đồng thời nâng cao trải nghiệm cho khách hàng và nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, việc phân quyền rõ ràng giữa nhân viên Sales, CSKH và cấp Lãnh đạo giúp đảm bảo tính trách nhiệm, tối ưu hóa hiệu suất công việc và tránh sai sót trong quá trình báo giá. Hệ thống này cũng đồng thời hỗ trợ nhân viên gia tăng thu nhập thông qua các chính sách hoa hồng, thưởng hiệu suất và các chương trình khuyến khích sáng tạo, góp phần tạo động lực làm việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Với sự cải tiến không ngừng trong hệ thống báo giá và chính sách tăng thu nhập, AIG không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và giàu cơ hội phát triển cho toàn bộ nhân viên.
Nguồn: Linh Huỳnh – Tổng hợp asiamedia.vn