SOP ERP – QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG & ĐIỀU PHỐI KINH DOANH TRÊN APP SALE
Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, việc quản lý đơn hàng không chỉ dừng lại ở khâu tiếp nhận và xác nhận thông tin, mà còn đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng, kho vận, kế toán và quản lý vận hành.
SOP ERP – Quản lý đơn hàng & Điều phối kinh doanh trên App Sale được xây dựng nhằm chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ khi khách hàng phát sinh nhu cầu, tạo đơn hàng trên hệ thống ERP, phân công nhân viên phụ trách, cập nhật tiến độ xử lý đến khi hoàn tất giao hàng, thanh toán và chăm sóc sau bán.
Thông qua việc kết nối dữ liệu giữa ERP và App Sale, doanh nghiệp có thể theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, hạn chế thất thoát thông tin, nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân và bảo đảm mọi giao dịch đều được ghi nhận, kiểm soát và báo cáo minh bạch trên một nền tảng thống nhất.
SOP Interactive: Import Excel vào Quản lý đơn hàng → Final Price → App Sale báo giá
File này giữ đúng nội dung và hiện trạng từ ảnh: xuất form Excel mẫu, cập nhật file điện mặt trời 7,2kWp, xem trước dữ liệu, nhập Excel, duyệt quản lý đơn hàng, lấy Final Price, lập báo giá App Sale, duyệt báo giá và áp dụng chính sách truyền thông / thanh toán / voucher / hậu mãi.
1. Mục tiêu quy trình
Khóa luồng bán hàng từ Excel đến báo giá chính thức.
Quy trình này dùng để kiểm soát toàn bộ đường đi của một đơn hàng từ file Excel dự toán / bảng giá / hạng mục thi công đến báo giá chính thức gửi khách hàng.
Không được bỏ qua các bước: Import Excel → Xem trước → Nhập Excel → Duyệt quản lý đơn hàng → Final Price → Lập báo giá App Sale → Duyệt báo giá → Gửi khách hàng.
2. Hiện trạng theo ảnh và PDF báo giá
Ghi nhận đúng các màn hình đang có trong ERP/App Sale.
Đang thao tác tại module Quản lý chung / Quản lý đơn hàng, chọn Thêm mới, cập nhật danh mục / hạn mức / dự án / bảng giá / thi công / xây dựng để import Excel.
Dùng Excel Export làm mẫu. File cập nhật là gói Điện mặt trời 7,2kWp với 5 hạng mục chính.
PDF báo giá số #BG-SanPhamThuongMai-20260709082637, khách hàng Mr Thế, ngày lập 09/07/2026 08:26.
| Nhóm dữ liệu | Hiện trạng đang ghi nhận | Ý nghĩa kiểm soát |
|---|---|---|
| Khách hàng | Mr Thế · 0987696966 · minhthe@asiamedia.vn | Gắn báo giá, CSKH và voucher theo đúng khách hàng. |
| Khu vực quan tâm | Final price gói 7,2kWp lắp điện mái năng lượng | Xác định nội dung đơn hàng và sản phẩm cần lấy giá. |
| Nhà cung cấp / chủ bảng | SOLARDYNA CO., LTD | Dùng cho bước xác nhận Final Price. |
| Báo giá PDF | Mở file báo giá PDF | Đối chiếu tổng tiền, chính sách, thanh toán và voucher. |
3. Quy trình tổng thể
Bấm từng bước để xem nội dung thực hiện.
4. Import Excel vào Quản lý đơn hàng
Giữ đúng form mẫu ERP, không sửa cấu trúc cột.
4.1. Tạo đơn hàng trong ERP
Vào ERP → Quản lý chung → Quản lý đơn hàng → Thêm mới. Cần nhập đủ các nhóm thông tin: sản phẩm/kế hoạch triển khai, thời gian, người phụ trách, sàn thương mại, khách hàng, khu vực quan tâm, ghi chú và số hợp đồng/mã đơn.
| Nhóm thông tin | Nội dung cần nhập |
|---|---|
| Sản phẩm / kế hoạch triển khai | Tên dự án, sản phẩm, nội dung triển khai. |
| Thời gian | Ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, thời gian nghiệm thu nếu có. |
| Người phụ trách | Người giao, người phụ trách, nhân sự tham gia. |
| Sàn thương mại | Chọn đúng sàn: đặc thù, EX-DOOH, ADTECH, TDC, HSEVN, GLR... |
| Khách hàng | Tên khách hàng, nhóm khách hàng, số điện thoại, email. |
| Khu vực quan tâm | Ví dụ: final price gói điện mặt trời 7,2kWp. |
| Ghi chú | Nội dung training, yêu cầu báo giá, điều kiện triển khai. |
| Số hợp đồng / mã đơn | ERP tự sinh hoặc nhập theo mã đang quản lý. |
4.2. Xuất file Excel mẫu
| Cột | Nội dung | Quy tắc |
|---|---|---|
| Tên sản phẩm / công việc | Tên hạng mục cần báo giá. | Không để trống. |
| ĐVT | Đơn vị tính: Tấm, Bộ, Gói... | Đúng theo ERP. |
| Số lượng | Nhập số. | Không nhập chữ. |
| Đơn giá | Nhập số. | Không nhập ký hiệu tiền. |
| Đơn vị tiền | VND / USD / RMB tùy trường hợp. | Đúng thực tế. |
| Mô tả | Thông số kỹ thuật, ghi chú sản phẩm. | Rõ ràng để duyệt. |
4.3. Nội dung file điện mặt trời 7,2kWp
| Hạng mục | ĐVT | SL | Giá nhập ERP / giá mua vào tham chiếu |
|---|---|---|---|
| Mono SOLAR -600W (CN Đức) | Tấm | 12 | 2.250.000 |
| Inverter 6,5KW | Bộ | 1 | 13.800.000 |
| Tủ điện DC - AC (VN) | Bộ | 1 | 7.480.000 |
| Phụ kiện, lắp đặt hoàn thiện + khung đỡ tấm pin | Bộ | 1 | 12.960.000 |
| Nhân công + vận chuyển | Gói | 1 | 8.840.000 |
4.4. Chọn file, xem trước và nhập Excel
- Bấm Choose File.
- Chọn file Excel đã cập nhật.
- Bấm Xem trước.
- ERP mở bảng preview dữ liệu.
- Kiểm tra từng dòng trước khi nhập.
- Nếu đúng, bấm Nhập Excel.
- Kiểm tra bảng hạng mục phía dưới và bấm Lưu thông tin.
5. Duyệt quản lý đơn hàng
Kiểm soát trước khi chuyển sang Final Price và App Sale.
| Nội dung | Người kiểm tra | Yêu cầu |
|---|---|---|
| Giá mua vào | Kế toán / Controller / người quản lý giá | Đúng giá gốc, đúng tiền tệ. |
| Giá bán ra | Quản lý sàn / lãnh đạo phụ trách | Đảm bảo cạnh tranh và lợi nhuận. |
| Biên lợi nhuận | Controller / CFO nếu vượt hạn mức | Không để bù lỗ ngoài phê duyệt. |
| Chiết khấu | Quản lý duyệt | Minh bạch theo chính sách. |
| Chính chủ / không chính chủ | Sale và quản lý xác nhận | Ảnh hưởng trực tiếp đến quyền duyệt giá. |
| Sản phẩm thương mại đặc thù | Quản lý sàn / chủ bảng / NCC | Phải có Final Price. |
6. Final Price
Điểm khóa giá cuối cùng trước khi lập báo giá.
Final Price là bước khóa giá cuối cùng / giá mua vào chính thức / giá chủ bảng xác nhận.
| Bước | Nội dung | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| 1 | Chọn nhà cung cấp / chủ bảng / đơn vị xác nhận giá. | Xác định đúng đầu mối chịu trách nhiệm giá. |
| 2 | Gửi danh sách sản phẩm cần xác nhận. | Có bảng sản phẩm, số lượng, thông số. |
| 3 | Yêu cầu xác nhận giá, thông số, bảo hành, điều kiện thanh toán. | Có phản hồi chính thức. |
| 4 | Nhận Final Price. | Giá mua vào / giá gốc được xác nhận. |
| 5 | Controller cập nhật giá gốc / chiết khấu / hoa hồng nếu có. | Đảm bảo minh bạch và lợi nhuận. |
| 6 | Quản lý duyệt Final Price. | Giá được khóa trước App Sale. |
| 7 | Khóa giá để App Sale lập báo giá. | Sẵn sàng báo giá khách hàng. |
7. Lập App Sale báo giá
Sau khi Final Price đã duyệt, bấm Lập báo giá.
| Tab | Ý nghĩa | Yêu cầu kiểm soát |
|---|---|---|
| Nội dung | Thông tin khách hàng, sản phẩm, tổng giá trị. | Không sai khách hàng, số điện thoại, email. |
| Hoa hồng - Chiết khấu | Chính sách cho sale / agency / khách hàng. | Không vượt hạn mức. |
| Chính sách truyền thông | Gói truyền thông cộng thêm. | Tách từng dòng, có giá trị rõ. |
| Chính sách vị trí | Vị trí, thời lượng, quyền lợi theo sản phẩm. | Đúng sản phẩm, đúng cam kết. |
| Xây dựng ngân sách | Khung ngân sách, sản phẩm tặng, phát sóng LED. | Không làm âm lợi nhuận. |
| Phương thức thanh toán | Đợt thanh toán, tỷ lệ, thời gian. | Tổng tỷ lệ phải bằng 100%. |
| Chính sách Voucher | Điểm, ưu đãi, thời hạn hiệu lực. | Có thời hạn và điều kiện áp dụng. |
8. Chính sách truyền thông / thanh toán / voucher
Các tab cần kiểm tra trước khi duyệt báo giá.
| Chính sách | Giá trị | Ghi chú kiểm soát |
|---|---|---|
| Local WiFi Marketing | 15.000.000 | Gắn với điểm chạm khách hàng / captive portal. |
| Landing Page | 10.000.000 | Dùng làm trang đích chiến dịch. |
| Quản lý CSKH / Báo cáo | 5.000.000 | Báo cáo định kỳ, theo dõi lead. |
| Zalo/Facebook + Boost | 5.000.000 | Tách rõ ngân sách boost nếu có. |
| E-Magazine | 15.000.000 | Nội dung thương hiệu / sản phẩm. |
| E-TWOCTV / Youtube | 10.000.000 | Video / phát hành số. |
| Auto Social Posting | 8.000.000 | Tự động đăng đa kênh. |
| Email Marketing | 10.000.000 | Triển khai theo data/CRM hợp lệ. |
| LCD / DOOH Interaction | 20.000.000 | Tương tác LCD/DOOH nếu thuộc phạm vi. |
| Tổng | 98.000.000 | Phải thể hiện rõ trên báo giá. |
| Đợt | Tỷ lệ | Mục đích | Kiểm soát |
|---|---|---|---|
| Đợt 1 | 35% | Đặt cọc / kích hoạt triển khai. | Phải thu trước khi triển khai chính. |
| Đợt 2 | 55% | Thanh toán theo tiến độ / bàn giao vật tư / triển khai chính. | Gắn với mốc nghiệm thu nội bộ. |
| Đợt 3 | 10% | Thanh toán khi nghiệm thu / hoàn tất. | Không để tồn công nợ kéo dài. |
| Tổng | 100% | Tổng tỷ lệ phải bằng 100%. | |
| Quy tắc | Nội dung bắt buộc |
|---|---|
| Thời hạn | Voucher phải có thời hạn, không để mở vô thời hạn. |
| Gắn mã | Gắn với khách hàng / đơn hàng / mã báo giá. |
| Áp dụng | Không áp dụng voucher ngoài hệ thống. |
| Lợi nhuận | Voucher không được làm âm lợi nhuận nếu chưa có phê duyệt. |
- Bấm Cập nhật giá nếu có điều chỉnh.
- Kiểm tra lại nội dung báo giá.
- Kiểm tra chính sách truyền thông.
- Kiểm tra chiết khấu / hoa hồng.
- Kiểm tra thanh toán.
- Kiểm tra voucher.
- Gửi duyệt báo giá.
- Quản lý / lãnh đạo duyệt.
- Xuất báo giá PDF.
- Gửi báo giá cho khách hàng.
9. Hậu mãi áp dụng đơn hàng trên 2 tỷ
Quy đổi bằng sản phẩm / dịch vụ / truyền thông / voucher.
| Giá trị hợp đồng | Ngân sách hậu mãi đề xuất | Hình thức áp dụng |
|---|---|---|
| Từ 2 tỷ đến dưới 3,5 tỷ | Khoảng 5% | Voucher, E-Magazine, Landing Page, CSKH/Báo cáo, phát sóng LED, WiFi Marketing. |
| Từ 3,5 tỷ đến dưới 5 tỷ | Khoảng 7% | Thêm LCD/DOOH Interaction, gói truyền thông đa kênh, hỗ trợ thiết kế, báo cáo định kỳ. |
| Từ 5 tỷ trở lên | Tối đa 10% theo phê duyệt | Combo truyền thông, hộp đèn, bảng hiệu, kiosk, LCD, event, voucher, gói chăm sóc sau bán. |
10. Checklist kiểm soát trước khi gửi báo giá
Tick để lưu tiến độ ngay trong trình duyệt.
11. Ảnh minh họa giữ nguyên hiện trạng
Bấm vào ảnh để phóng to. Ảnh được nhúng trực tiếp trong file HTML.
12. Prompt cho Codex / IT cập nhật ERP & App Sale
Dùng để triển khai tiếp trên hệ thống nội bộ.
Yêu cầu xây dựng / nâng cấp module ERP Quản lý đơn hàng và App Sale báo giá theo SOP AIG: 1. ERP Quản lý đơn hàng - Có nút Excel Export để xuất đúng form import mẫu. - Có chức năng Choose File, Xem trước, Nhập Excel. - Preview phải kiểm tra các cột: Tên sản phẩm/công việc, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Đơn vị tiền, Mô tả. - Không cho nhập nếu số lượng/đơn giá sai định dạng. - Sau khi nhập, dữ liệu đi vào bảng hạng mục đơn hàng và phải bấm Lưu thông tin. 2. Duyệt đơn hàng - Có trạng thái Chưa duyệt / Quản lý duyệt / Duyệt đơn hàng / Quyết toán / Đạt chất lượng / Nghiệm thu. - Có trường Chính chủ, Không chính chủ, Sản thương mại đặc thù. - Có kiểm soát giảm giá %, bù lỗ, lợi nhuận đảm bảo. 3. Final Price - Có nút Final Price từ đơn hàng. - Cho chọn nhà cung cấp / chủ bảng / người nhận mail. - Gửi yêu cầu xác nhận giá, thông số, bảo hành, điều kiện thanh toán. - Controller cập nhật giá gốc, chiết khấu, hoa hồng. - Quản lý duyệt Final Price trước khi lập báo giá. 4. App Sale báo giá - Có các tab: Nội dung, Hoa hồng - Chiết khấu, Chính sách truyền thông, Chính sách vị trí, Xây dựng ngân sách, Phương thức thanh toán, Chính sách Voucher. - Có nút Cập nhật giá, Gửi báo giá, Xuất báo giá, Xuất báo giá tiếng Anh. - Chỉ cho gửi khách khi báo giá đã được duyệt. 5. Chính sách hậu mãi trên 2 tỷ - Tự cảnh báo khi giá trị hợp đồng từ 2 tỷ trở lên. - Gợi ý khung hậu mãi: 5% cho 2-3,5 tỷ; 7% cho 3,5-5 tỷ; tối đa 10% từ 5 tỷ trở lên theo phê duyệt. - Hậu mãi phải quy đổi thành sản phẩm / dịch vụ / truyền thông / voucher, không chi tiền mặt nếu chưa phê duyệt đặc biệt. Mục tiêu cuối cùng: bảo vệ sale, bảo vệ lợi nhuận AIG, minh bạch giá mua vào / giá bán ra / chiết khấu / truyền thông / thanh toán / voucher / hậu mãi.
13. Kết luận vận hành
Điểm khóa trách nhiệm.
Sale chỉ được chốt trên App Sale sau khi ERP đã có Final Price và báo giá đã được duyệt. Đơn hàng trên 2 tỷ phải có chính sách hậu mãi rõ ràng, có giá trị quy đổi, có người duyệt và có chi phí được kiểm soát trong lợi nhuận.