SOP HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG & VẬN HÀNH AIG DIGITAL LIBRARY
Trong quá trình phát triển hệ sinh thái AIG OS CORE, dữ liệu trở thành một trong những tài sản quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả phối hợp và tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số toàn diện.
AIG Digital Library được xây dựng nhằm tạo ra một hệ thống quản lý tài nguyên số tập trung, giúp lưu trữ, phân loại, kiểm soát và khai thác hiệu quả các nguồn dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp bao gồm: hồ sơ năng lực, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh dự án, sản phẩm, truyền thông, quy trình vận hành, dữ liệu khách hàng và tài nguyên phục vụ hoạt động kinh doanh.
SOP này được ban hành nhằm hướng dẫn thống nhất cách thức xây dựng, cập nhật và vận hành AIG Digital Library theo nguyên tắc:
- Đúng nguồn dữ liệu – Mỗi tài liệu có nguồn gốc, người phụ trách và trạng thái kiểm soát rõ ràng.
- Đúng quy trình – Dữ liệu được tiếp nhận, phân loại, phê duyệt và khai thác theo tiêu chuẩn chung.
- Đúng quyền truy cập – Mỗi phòng ban, sàn kinh doanh và cá nhân được phân quyền phù hợp với vai trò.
- Đúng mục đích sử dụng – Dữ liệu được khai thác phục vụ truyền thông, kinh doanh, vận hành và phát triển hệ sinh thái AIG.
Thông qua việc triển khai AIG Digital Library, doanh nghiệp từng bước xây dựng một trung tâm tri thức số (Digital Knowledge Hub), nơi kết nối dữ liệu – con người – quy trình, tạo nền tảng cho việc ứng dụng AI, tự động hóa và nâng cao năng lực quản trị trong tương lai.
SOP HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG & VẬN HÀNH AIG DIGITAL LIBRARY
Quản lý 4 kho dữ liệu – 8 sàn – tư liệu thật – phê duyệt rõ ràng – Codex chỉ sử dụng nguồn đã được xác minh.
Mục tiêu kiểm soát
SOP bảo đảm dữ liệu được tạo đúng, lưu đúng, duyệt đúng và sử dụng đúng.
Trung tâm điều hành tương tác
Theo dõi mức sẵn sàng, chọn vai trò sử dụng và kiểm soát dữ liệu ngay trong một file HTML độc lập.
Chỉ số vận hành
Đang khởi tạoChế độ xem theo vai trò
Sơ đồ tổng thể
Mô hình 4 folder và quy trình Codex sử dụng tư liệu.
(Tải ảnh sơ đồ riêng khi cần trình chiếu)
Wizard triển khai thủ công
Thực hiện lần lượt từng giai đoạn. Hệ thống ghi nhớ bước đang làm trên trình duyệt.
Bước 1 – Chuẩn bị
Chọn ổ lưu trữ dùng chung, xác định Admin, quản lý từng sàn và quy tắc sao lưu.
Bước 2 – Tạo 4 kho chính
Tạo thủ công trong File Explorer: Kho ảnh, Quản trị sàn, Livestream Center và Kho đa kênh.
Bước 3 – Tạo danh mục 8 sàn
EXDOOH, Logistics, ATX, TDC, NEXUS, HSEVN, GRL và TDC Const.
Bước 4 – Phân quyền
Thiết lập quyền tạo, sửa, duyệt, công khai và phạm vi truy cập theo vai trò.
Bước 5 – Nạp dữ liệu mẫu
Chọn 1 dự án thật, tạo mã dữ liệu, gắn nguồn, ngày và người duyệt.
Bước 6 – Nghiệm thu
Đối chiếu checklist, thử sao lưu/phục hồi và ký xác nhận đưa vào vận hành.
Cấu trúc 4 Folder
Tạo thủ công bằng File Explorer trên Windows. Mỗi folder có mục đích, cấu trúc và quyền riêng.
Mục đích: Lưu ảnh, video, thiết kế, khảo sát, thi công và nghiệm thu có nguồn rõ ràng.
01_KHO_ANH_TAI_NGUYEN/ ├── 01_EXDOOH/ ├── 02_LOGISTICS/ ├── 03_ATX/ ├── 04_TDC/ ├── 05_NEXUS/ ├── 06_HSEVN/ ├── 07_GRL/ └── 08_TDC_CONST/ Trong mỗi sàn: ├── 01_ANH_SAN_PHAM ├── 02_ANH_HIEN_TRANG ├── 03_ANH_KHAO_SAT ├── 04_ANH_THI_CONG ├── 05_ANH_NGHIEM_THU ├── 06_VIDEO_THUC_TE ├── 07_FILE_THIET_KE ├── 08_TAI_LIEU_KY_THUAT ├── 09_SALE_KIT_DA_DUYET ├── 90_CODEX_OUTPUT └── 99_LUU_TRU
Mục đích: Quản trị nhân sự, sản phẩm, SOP, báo giá, hợp đồng, doanh thu, KPI và rủi ro từng sàn.
02_KHO_QUAN_TRI_MOI_SAN/ ├── 01_EXDOOH/ ├── 02_LOGISTICS/ ├── 03_ATX/ ├── 04_TDC/ ├── 05_NEXUS/ ├── 06_HSEVN/ ├── 07_GRL/ └── 08_TDC_CONST/ Trong mỗi sàn: ├── 01_TONG_QUAN_SAN ├── 02_CO_CAU_NHAN_SU ├── 03_DANH_MUC_SAN_PHAM ├── 04_BANG_GIA_CHINH_SACH ├── 05_SOP_QUY_TRINH ├── 06_BIEU_MAU ├── 07_KE_HOACH_THANG_QUY_NAM ├── 08_CRM_LEAD_CSKH ├── 09_BAO_GIA ├── 10_HOP_DONG ├── 11_DU_AN_THUC_HIEN ├── 12_DOANH_THU_CONG_NO ├── 13_KPI_BAO_CAO ├── 14_NHA_CUNG_CAP ├── 15_RUI_RO_PHAP_LY ├── 90_CODEX_OUTPUT └── 99_LUU_TRU
Mục đích: Quản lý kế hoạch livestream, nội dung, video, lead, báo giá, hợp đồng và KPI.
03_LIVESTREAM_CENTER/ ├── 01_EXDOOH/ ├── 02_LOGISTICS/ ├── 03_ATX/ ├── 04_TDC/ ├── 05_NEXUS/ ├── 06_HSEVN/ ├── 07_GRL/ └── 08_TDC_CONST/ Trong mỗi sàn: ├── 01_KE_HOACH_LIVESTREAM ├── 02_SAN_PHAM_DU_KIEN ├── 03_KICH_BAN ├── 04_LICH_PHAT ├── 05_HINH_ANH_NGUON ├── 06_VIDEO_NGUON ├── 07_BANG_GIA_VOUCHER ├── 08_VIDEO_DA_PHAT ├── 09_BINH_LUAN_TUONG_TAC ├── 10_LEAD_KHACH_HANG ├── 11_BAO_GIA_SAU_LIVESTREAM ├── 12_HOP_DONG_DOANH_THU ├── 13_BAO_CAO_KPI ├── 90_CODEX_OUTPUT └── 99_LUU_TRU
Mục đích: Lưu dấu vết nội dung đã đăng, liên kết, hiệu quả và tài nguyên truyền thông từ mọi kênh.
04_KHO_TIM_KIEM_SUU_TAP_DA_KENH/ ├── 01_WEBSITE_ASIAMEDIA ├── 02_HR_ASIAMEDIA ├── 03_FACEBOOK ├── 04_ZALO_OA ├── 05_YOUTUBE ├── 06_E_MAGAZINE ├── 07_TWOCTV ├── 08_LANDING_PAGE ├── 09_EMAIL_MARKETING ├── 10_WIFI_MARKETING ├── 11_APP_SALE_CRM ├── 12_ERP ├── 13_TAI_LIEU_DOI_TAC ├── 90_CODEX_OUTPUT └── 99_LUU_TRU Trong từng kênh: ├── 01_EXDOOH ├── 02_LOGISTICS ├── 03_ATX ├── 04_TDC ├── 05_NEXUS ├── 06_HSEVN ├── 07_GRL └── 08_TDC_CONST
Quy trình SOP 10 bước
Không bỏ qua bước xác minh, phê duyệt và lưu vết.
Nhân sự thu thập tư liệu thật
Ảnh, video, báo giá, hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật, link bài đăng hoặc dữ liệu CRM/ERP.
Gắn mã và metadata
Gắn sàn, mã dự án, nguồn, ngày, người tạo, trạng thái và quyền sử dụng.
Kiểm tra chất lượng
Kiểm tra tính đầy đủ, đúng hiện trạng, đúng phiên bản, đúng quyền sử dụng.
Quản lý sàn xác minh
Đối chiếu với dự án, khách hàng, ERP, hợp đồng hoặc bộ phận kỹ thuật.
Chuyển trạng thái “Đã duyệt”
Chỉ dữ liệu có trạng thái này mới được phép đưa vào Sale Kit, website hoặc Codex.
Codex đọc dữ liệu đã duyệt
Codex không đọc nhầm bản nháp, dữ liệu hết hiệu lực hoặc hồ sơ chưa xác minh.
Codex tạo bản nháp
Tạo nội dung, báo cáo, đề xuất, kịch bản hoặc cấu trúc mới dựa trên nguồn được chỉ định.
Lưu vào 90_CODEX_OUTPUT
Không ghi đè file gốc. Tất cả kết quả Codex phải tách khỏi nguồn ban đầu.
Nhân sự và quản lý duyệt lại
Kiểm tra số liệu, giá, pháp lý, kỹ thuật, chính sách và nội dung công khai.
Phát hành và lưu trữ
Đăng tải, sử dụng nội bộ, gửi khách hàng hoặc chuyển sang 99_LUU_TRU khi hết hiệu lực.
Quy tắc Codex sử dụng tư liệu
Codex được phép
- Đọc dữ liệu có trạng thái “Đã duyệt”.
- Tìm kiếm, phân loại, tóm tắt và lập báo cáo.
- Soạn bản nháp nội dung hoặc kịch bản.
- Đề xuất tài liệu phù hợp theo sàn và chiến dịch.
- Lưu kết quả vào
90_CODEX_OUTPUT.
Codex không được phép
- Ghi đè hoặc xóa file gốc.
- Tự sửa bảng giá, hợp đồng hoặc chính sách.
- Dùng ảnh AI làm ảnh hiện trạng, thi công, nghiệm thu.
- Tự công khai nội dung chưa được duyệt.
- Trộn dữ liệu giữa các sàn khi chưa được phân quyền.
Nguồn tư liệu • Mã dữ liệu • Ngày cập nhật • Tình trạng kiểm chứng • Người duyệt • Phiên bản.
Phân quyền và trách nhiệm
| Vai trò | Tạo | Chỉnh sửa | Duyệt | Công khai | Phạm vi |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin hệ thống | Toàn bộ | Toàn bộ | Không thay nội dung chuyên môn | Theo phê duyệt | Toàn hệ thống |
| Ban điều hành | Theo nhu cầu | Giới hạn | Cấp cuối | Có | Toàn AIG |
| Quản lý sàn | Có | Có | Có | Theo ủy quyền | Sàn phụ trách |
| Nhân viên | Có | File do mình tạo | Không | Không | Theo công việc |
| Content/Kỹ thuật | Có | Theo phân quyền | Kiểm tra chuyên môn | Không | Nhóm dữ liệu liên quan |
| Kế toán | Có | Tài chính | Giá/công nợ | Không | Giá, hợp đồng, doanh thu |
| Codex | Bản nháp | Chỉ Output | Không | Không | Dữ liệu đã duyệt |
| Đối tác/Khách hàng | Không | Không | Không | Không | File được chia sẻ riêng |
Chuẩn dữ liệu và đặt tên file
Tên file thống nhất giúp tìm kiếm, chống trùng và liên kết ERP.
Công thức
[SAN]_[NHOM_NOI_DUNG]_[MA_DU_AN]_[DIA_DIEM]_[YYYYMMDD]_[PHIEN_BAN]
Ví dụ: EXDOOH_HIENTRANG_PANO001_QUYNHON_20260710_V01.jpg
| Trường | Bắt buộc | Ví dụ | Quy tắc |
|---|---|---|---|
| Mã dữ liệu | Có | AIG-EXD-000145 | Duy nhất, không trùng |
| Sàn | Có | EXDOOH | Dùng danh mục chuẩn |
| Nhóm dữ liệu | Có | HIENTRANG | Không viết tự do |
| Mã dự án | Khi có | PANO001 | Đồng bộ ERP |
| Nguồn | Có | AIG / Khách hàng / Đối tác | Phải xác định được |
| Người tạo | Có | Nguyễn Văn A | Người chịu trách nhiệm đầu vào |
| Trạng thái | Có | Đã duyệt | Nháp / Chờ duyệt / Đã duyệt / Hết hiệu lực |
| Quyền sử dụng | Có | Nội bộ / Sale / Công khai | Không mặc định công khai |
Sổ đăng ký dữ liệu tương tác
Tạo danh mục mẫu ngay trên trình duyệt; hỗ trợ sửa trực tiếp, lọc, xuất CSV và lưu cục bộ.
| Mã | Sàn | Nhóm | Tên tài liệu | Nguồn | Phụ trách | Trạng thái | Quyền | Thao tác |
|---|
Trình tạo Prompt Codex có kiểm soát
Prompt được sinh theo sàn, mục tiêu, nguồn được duyệt và nguyên tắc không bịa dữ liệu.
Điểm xác thực
Chỉ nên dùng prompt khi đạt 100% các điều kiện kiểm soát.
Nhật ký thao tác
Theo dõi các hành động phát sinh trong phiên làm việc và lưu bằng localStorage.
Checklist nghiệm thu tương tác
Trạng thái được lưu ngay trên trình duyệt của thiết bị đang sử dụng.
Kế hoạch triển khai đề xuất
| Giai đoạn | Thời gian | Công việc | Đầu ra | Chủ trì |
|---|---|---|---|---|
| 1. Chuẩn hóa | Ngày 1–2 | Chốt tên sàn, tên folder, quy tắc file, phân quyền. | Cấu trúc chuẩn được duyệt | Ban điều hành + IT |
| 2. Khởi tạo | Ngày 3–4 | Tạo thủ công 4 kho, 8 sàn, folder con. | AIG Digital Library hoàn chỉnh | IT/Admin |
| 3. Nạp dữ liệu mẫu | Ngày 5–7 | Chọn 1 dự án/sàn, gắn mã và metadata. | Bộ dữ liệu mẫu có kiểm chứng | Quản lý sàn |
| 4. Kiểm thử Codex | Tuần 2 | Codex đọc dữ liệu đã duyệt và tạo output. | Báo cáo/kịch bản mẫu | IT + Content |
| 5. Nghiệm thu | Cuối tuần 2 | Đối chiếu checklist, phân quyền, sao lưu. | Biên bản nghiệm thu | Ban điều hành |
| 6. Vận hành chính thức | Tuần 3 | Áp dụng toàn bộ 8 sàn. | Kho dữ liệu tập trung | Toàn hệ thống |
Câu hỏi thường gặp
AIG Digital Library không chỉ là hệ thống lưu trữ tài liệu mà còn là nền tảng quản trị tri thức giúp doanh nghiệp hình thành một phương thức làm việc mới: dữ liệu được chuẩn hóa, thông tin được kiểm soát và giá trị được khai thác liên tục.
Việc vận hành đúng theo SOP giúp toàn bộ hệ thống AIG:
- Giảm thiểu thất thoát dữ liệu và trùng lặp tài nguyên.
- Rút ngắn thời gian tìm kiếm, chia sẻ và triển khai công việc.
- Nâng cao chất lượng tài liệu phục vụ khách hàng, đối tác và dự án.
- Tạo nền tảng dữ liệu sạch cho ERP, CRM, AI và các hệ thống tự động hóa trong tương lai.
Mỗi cá nhân tham gia vào hệ sinh thái AIG đều là một mắt xích trong quá trình xây dựng kho tri thức chung. Việc cập nhật đầy đủ, chính xác và có trách nhiệm sẽ góp phần tạo nên một hệ thống dữ liệu mạnh mẽ, minh bạch và có khả năng mở rộng lâu dài.
AIG Digital Library – Nền tảng tri thức số, kết nối dữ liệu và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.