CHUẨN HÓA GIAO KHOÁN – MINH BẠCH THU NHẬP – KIỂM SOÁT CHI PHÍ
Trong thực tế thi công quảng cáo, xây dựng và lắp đặt kỹ thuật, giao khoán luôn là bài toán khó:
Khó kiểm soát chi phí nhân công
Dễ lệch tiến độ – thiếu minh bạch nghiệm thu
Thanh toán rời rạc, phụ thuộc con người
Thuế TNCN xử lý thủ công, tiềm ẩn rủi ro pháp lý
Để giải quyết triệt để những điểm nghẽn này, AIG và TDC đã chính thức triển khai Form Giao Khoán FULL – một công cụ quản trị giao khoán toàn diện, tích hợp Form – Thanh toán – Thuế TNCN (PIT) – SOP vận hành trong một hệ thống duy nhất
Form – Kiểm Soát Toàn Bộ Vòng Đời Giao Khoán
AIG / TDC – FORM GIAO KHOÁN FULL Form • Payment • PIT • SOP
0) Danh sách nhân viên (cập nhật & chọn nhanh)
| Họ tên | Bộ phận | Vai trò | Lương tháng | % năng lực | Chọn | Xóa |
|---|
1) Thông tin công trình / hạng mục giao khoán
2) Bảng nhân công (lương tháng → lương/ngày → chi phí)
| Họ tên | Vai trò | Lương tháng | % năng lực | Ngày tham gia | Lương/ngày | Lương/ngày hiệu lực | Chi phí | Xóa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tổng chi phí nhân công | 0 | |||||||
3) Chính sách thu nhập chung
4) Tổng hợp giá trị giao khoán
5) Nội dung hợp đồng giao khoán (tóm tắt – dùng để in/ký)
5.1 Nguyên tắc
- Bên nhận khoán tự túc ăn ở, đi lại, công cụ cá nhân (trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản).
- Thanh toán theo khối lượng nghiệm thu và đợt thanh toán tại Tab “Thanh toán”.
- Tuân thủ an toàn lao động, nội quy công trường/xưởng; chịu trách nhiệm về vi phạm do lỗi chủ quan.
- Không phát sinh chi phí ngoài phạm vi, trừ khi có phê duyệt Holding/TDC bằng văn bản.
5.2 Hồ sơ nghiệm thu – thanh toán
- Biên bản nghiệm thu khối lượng theo giai đoạn; bảng khối lượng; đề nghị thanh toán.
- Biên bản bàn giao hoàn thành; hồ sơ ảnh hiện trường (nếu yêu cầu).
5.3 Ký xác nhận
Thanh toán & các đợt thanh toán
| Tên đợt | % | Số tiền | Đến hạn | Điều kiện/mốc nghiệm thu | Hồ sơ | Xóa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tổng | 0% | 0 | ||||
| Còn lại | 0% | 0 | Nếu còn lại ≠ 0: điều chỉnh %. | |||
Gợi ý cấu trúc đợt thanh toán
- Ứng đợt 1 (thường 30%): ký quyết định/HĐ, tạm ứng vật tư/nhân công.
- Đợt 2–3: theo khối lượng nghiệm thu giai đoạn (30–40%, 70–80%).
- Đợt cuối: nghiệm thu 100% + bàn giao + quyết toán.
Phân bổ Thuế TNCN (PIT) – miễn/giảm trừ & khoản chịu thuế
Tăng ca – tách phần miễn thuế (premium)
Phụ cấp – tách theo “định mức miễn” (cap)
| Khoản | Số tiền | Cap miễn | Miễn | Chịu thuế |
|---|---|---|---|---|
| Ăn giữa ca | 0 | 0 | ||
| Điện thoại | 0 | 0 | ||
| Đồng phục | 0 | 0 | ||
| Công tác phí/đi lại | 0 | 0 | ||
| Leo trèo cao / nguy hiểm | 0 | 0 | ||
| Độc hại / nặng nhọc | 0 | 0 | ||
| Khoản miễn khác | 0 | 0 |
Khoản chịu thuế 100%
Kết quả PIT (tháng)
SOP GIAO KHOÁN – TDC / AIG
1) Trước giao khoán (Before)
| Tick | Hạng mục | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chốt phạm vi công việc, tiêu chí nghiệm thu, mốc tiến độ | ||
| Lập dự toán nhân công (lương ngày công theo lương tháng + % năng lực) | ||
| Thiết lập chính sách thu nhập: tăng thu nhập %, thưởng tiến độ, điều kiện thưởng/phạt | ||
| Thiết lập đợt thanh toán: ứng 1, đợt 2–3 theo khối lượng, đợt cuối quyết toán | ||
| Rà soát pháp lý: HĐ/Quyết định giao khoán; người ký; ủy quyền | ||
| Rà soát HSE: leo trèo cao/nguy hiểm; PPE; biện pháp thi công an toàn |
2) Trong thi công (During)
| Tick | Hạng mục | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chấm công/ghi nhận ngày tham gia theo từng nhân công (đối chiếu kế hoạch 20 ngày/30 ngày) | ||
| Theo dõi khối lượng hoàn thành (ảnh hiện trường, nhật ký thi công) | ||
| Nghiệm thu giai đoạn để đủ điều kiện thanh toán (đợt 2/3) | ||
| Kiểm soát phát sinh: mọi phát sinh phải có phê duyệt Holding/TDC | ||
| Kiểm soát PIT: tách khoản miễn (OT premium, phụ cấp theo cap) & lưu chứng từ |
3) Sau hoàn thành (After)
| Tick | Hạng mục | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nghiệm thu hoàn thành 100% + bàn giao | ||
| Quyết toán gói (đợt cuối) theo khối lượng nghiệm thu | ||
| Chốt PIT: bảng phân bổ miễn/giảm trừ, giảm trừ gia cảnh, BH bắt buộc | ||
| Lưu hồ sơ ERP: Form + BB nghiệm thu + Thanh toán + PIT + ảnh | ||
| Đánh giá rút kinh nghiệm: sai lệch chi phí/tiến độ, đề xuất tối ưu cho lần sau |
4) Nguyên tắc kiểm soát rủi ro
- Không nghiệm thu → không thanh toán.
- Không có quy chế & chứng từ phụ cấp → không miễn PIT (đưa về khoản chịu thuế).
- Vượt ngân sách → Holding xem xét phê duyệt bổ sung.
- HSE: công việc leo trèo/điện/LED bắt buộc PPE + biện pháp an toàn.
Form Giao Khoán FULL không đơn thuần là một biểu mẫu nhập liệu, mà là bản đồ vận hành số hóa cho mọi gói thi công:
🔹 1. Chuẩn hóa nhân công & chi phí
Quy đổi lương tháng → lương ngày → chi phí thực tế
Áp dụng % năng lực, số ngày tham gia từng người
Tự động tổng hợp chi phí nhân công theo gói giao khoán
👉 Giảm tranh cãi – tăng minh bạch ngay từ đầu.
🔹 2. Tính toán giá trị giao khoán theo dữ liệu
Gộp chi phí nhân công
Cộng tăng thu nhập (%), thưởng tiến độ
So sánh dự toán mong muốn vs thực tế
👉 Giúp quản lý quyết định nhanh: nên làm – nên điều chỉnh – hay dừng.
Thanh Toán Theo Mốc – Không Nghiệm Thu, Không Chi
Một trong những điểm mạnh cốt lõi của hệ thống là quản trị thanh toán theo mốc nghiệm thu:
Chia nhiều đợt thanh toán (Ứng – Giữa kỳ – Hoàn thành – Quyết toán)
Mỗi đợt gắn với:
% giá trị
Số tiền tự động tính
Mốc nghiệm thu
Hồ sơ bắt buộc
👉 Nguyên tắc rõ ràng: Không nghiệm thu → Không thanh toán
Tối Ưu Thuế TNCN (PIT) – Đúng Luật, Đủ Chứng Từ
Form tích hợp module PIT nội bộ, hỗ trợ:
Tách khoản miễn thuế hợp lệ: tự động xác định các khoản được miễn theo quy định như OT premium, phụ cấp theo định mức, phụ cấp đặc thù công việc; giúp tránh kê khai nhầm vào thu nhập chịu thuế.
Phân bổ khoản chịu thuế 100%: làm rõ các khoản thưởng, trách nhiệm, KPI hoặc thu nhập khác phải chịu thuế đầy đủ, đảm bảo kê khai đúng và đủ.
Áp dụng giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc: tự động trừ các khoản giảm trừ hợp lệ theo từng cá nhân, bao gồm giảm trừ bản thân, người phụ thuộc và các khoản BH theo quy định.
Tự động tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến: hệ thống tính toán chính xác số thuế phải nộp dựa trên thu nhập tính thuế thực tế, hạn chế sai sót thủ công.
👉 Giúp kế toán – quản lý – nhân sự cùng theo dõi một con số thống nhất, tăng minh bạch và giảm rủi ro trong quá trình quyết toán thuế.
SOP Giao Khoán – Từ Trước, Trong, Đến Sau Thi Công
Không dừng lại ở việc tính toán chi phí, hệ thống còn tích hợp SOP Checklist giao khoán nhằm chuẩn hóa toàn bộ quy trình thực hiện:
Before: chốt rõ phạm vi công việc, dự toán chi phí, điều kiện an toàn lao động (HSE) và hồ sơ pháp lý cần thiết trước khi triển khai, đảm bảo giao khoán đúng ngay từ đầu.
During: kiểm soát chấm công, theo dõi khối lượng thực hiện, nghiệm thu theo từng giai đoạn, giúp quản lý tiến độ và chất lượng công việc trong suốt quá trình thi công.
After: thực hiện bàn giao hoàn thành, quyết toán giá trị giao khoán, xử lý thuế TNCN (PIT) và lưu trữ đầy đủ hồ sơ trên hệ thống ERP.
Mỗi hạng mục đều được thiết kế checkbox kiểm soát, kèm theo tỷ lệ hoàn thành hiển thị trực quan, giúp dễ dàng theo dõi mức độ tuân thủ.
👉 Nhờ đó, giao khoán không còn là “thỏa thuận miệng”, mà trở thành quy trình chuẩn hóa, minh bạch và có thể audit bất cứ lúc nào.
Song song với việc chuẩn hóa SOP giao khoán từ trước – trong – đến sau thi công, bài toán tiếp theo đặt ra cho doanh nghiệp không chỉ là làm đúng quy trình, mà còn là quản lý dòng tiền và nghĩa vụ hợp đồng một cách xoay vòng, minh bạch và có kiểm soát.
Thực tế cho thấy, nhiều hợp đồng mới được ký kết trong khi các hợp đồng cũ vẫn còn tồn nghĩa vụ thanh toán. Nếu không có công cụ theo dõi tập trung, dòng tiền dễ bị chồng chéo, kế toán khó đối soát, còn bộ phận quản lý thì thiếu dữ liệu để ra quyết định kịp thời.
Chính từ nhu cầu đó, Mini v4 SIMPLE – Quản lý HĐ xoay vòng được tích hợp như một module vận hành nhẹ trong hệ thống ERP, cho phép:
Nhập và phân loại HĐ mới – HĐ cũ theo từng nhóm xoay vòng
Tự động lập kế hoạch thanh toán (Auto Plan) theo số đợt và tỷ lệ tạm ứng
Dùng dòng tiền đợt 1 của HĐ mới để tất toán hoặc giảm áp lực cho HĐ cũ trong cùng nhóm
Hiển thị tức thời các chỉ số: tổng giá trị – đã trả – còn lại – trạng thái hợp đồng
Mini v4 SIMPLE – Quản lý HĐ xoay vòng
Dùng tiền đợt 1 của HĐ mới để thanh toán HĐ cũ trong cùng nhóm.
| Mã | Loại | Nhóm | Giá trị | Đã trả | Còn lại | Lịch | Trạng thái | Thao tác |
|---|
Nhờ đó, giao khoán không còn là một quy trình tách rời giữa thi công – kế toán – quản lý, mà trở thành một vòng khép kín, nơi hợp đồng, dòng tiền và trách nhiệm được gắn chặt với nhau bằng dữ liệu. Mỗi quyết định ký mới, mỗi kế hoạch thanh toán đều có cơ sở rõ ràng, hạn chế rủi ro và tối ưu hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp.
Giá Trị Thực Sự Mà AIG / TDC Mang Lại
Form Giao Khoán FULL không chỉ giúp:
Nhân công hiểu rõ thu nhập & trách nhiệm
Quản lý kiểm soát chi phí – tiến độ – rủi ro
Kế toán xử lý thanh toán & PIT đúng chuẩn
Doanh nghiệp chuẩn hóa vận hành, sẵn sàng mở rộng quy mô
👉 Đây là một bước đi quan trọng trong chiến lược ERP hóa – dữ liệu hóa – minh bạch hóa toàn bộ hoạt động thi công & sản xuất của AIG / TDC
Form Giao Khoán FULL – AIG / TDC chính là lời khẳng định:
Quản trị đúng ngay từ đầu – Thanh toán đúng theo giá trị – Thu nhập minh bạch – Vận hành chuẩn hóa.
AIG / TDC – Từ thi công truyền thống đến quản trị bằng dữ liệu.
Giao khoán không còn là rủi ro, mà trở thành công cụ tối ưu hiệu suất.