THIẾT LẬP CHUẨN MỚI CHO HỢP TÁC QUỐC TẾ
AIG Communications và chiến lược tiếp cận nhà máy toàn cầu theo mô hình AI-First & ERP-Driven
Trong bối cảnh thương mại toàn cầu thay đổi theo từng quý, doanh nghiệp muốn bứt phá phải sở hữu lợi thế không chỉ ở sản phẩm, mà còn ở chuỗi cung ứng – cách thức tiếp cận – và tốc độ tiêu chuẩn hóa dữ liệu.
Tại AIG Communications, mọi hoạt động phát triển sản phẩm quốc tế đều tuân theo triết lý:
“Sourcing là chiến lược – Dữ liệu là năng lực – AI & ERP là nền tảng.”
Từ triết lý đó, AIG xây dựng một quy trình chuẩn hóa hợp tác nhà cung cấp quốc tế, áp dụng đồng nhất trên Alibaba, Made-in-China, GlobalSources, 1688 và các sàn thương mại B2B toàn cầu.
Đây không chỉ là quy trình vận hành – mà còn là bộ khung chiến lược để AIG mở rộng mạng lưới nhà máy, đa dạng hóa sản phẩm, và xây dựng chuỗi cung ứng thông minh.
1. Mục tiêu chiến lược: Chuẩn hóa – Minh bạch – Tăng tốc
AIG hướng tới hình thành một hệ thống sourcing đúng chuẩn quốc tế, nơi mỗi bước làm việc với nhà cung cấp đều được hệ thống hóa:
Tiếp cận đúng nhà máy.
Thu thập đúng tài liệu và dữ liệu.
Chuẩn hóa đúng format ERP để sẵn sàng triển khai đa nền tảng.
Dễ dàng đánh giá, so sánh và tối ưu chi phí.
Khi dữ liệu chuẩn, doanh nghiệp giảm 60% thời gian ra quyết định, tăng tốc đưa sản phẩm ra thị trường và giảm thiểu rủi ro về chất lượng hoặc giá cả.
2. Phương thức tiếp cận chuẩn: Kết nối đúng người – đúng nơi – đúng mục đích
Thay vì làm việc qua trung gian thiếu thông tin, AIG ưu tiên kết nối trực tiếp với nhà máy sản xuất thông qua:
Chat with Supplier (Made-in-China, GlobalSources).
Chat Now / Send Inquiry (Alibaba, 1688).
Trong mỗi phiên làm việc, mục tiêu rất rõ:
Xác thực năng lực – thu thập tài liệu chuẩn – đánh giá mức độ hợp tác lâu dài.
Đây là bước quan trọng để loại bỏ các nhà cung cấp yếu, giữ lại các đối tác có tiềm lực và định hướng sản phẩm phù hợp.
3. Bộ nội dung gửi NCC quốc tế: Ngắn gọn – Rõ ràng – Chuẩn quốc tế
Một thông điệp chuyên nghiệp giúp nhà cung cấp hiểu rõ về AIG, từ đó ưu tiên hỗ trợ và đưa ra điều kiện thương mại tốt hơn. Nội dung tiêu chuẩn bao gồm:
Giới thiệu AIG
- Doanh nghiệp công nghệ & thương mại quốc tế.
- Triển khai theo mô hình AI-first & ISO-ERP-Driven.
- Hệ sinh thái 6 sàn thương mại:
EX-DOOH, ADTECH, NEXUS, GLR, TDC, HSEVN - Mạng lưới hơn 7 quốc gia – hàng trăm đối tác & nhà máy
Tài liệu yêu cầu từ NCC
- Catalogue sản phẩm
- Linecard
- Bảng giá (EXW/FOB/CIF)
- MOQ theo từng model
- Chính sách OEM/ODM
- Chứng chỉ và năng lực sản xuất
- Lead time – điều kiện hợp tác lâu dài
Nhà máy nào đáp ứng đủ bộ tài liệu này, AIG sẽ đưa vào danh sách Preferred Supplier.
4. Chuẩn hóa dữ liệu – Nền tảng để mở rộng thương mại số
Tất cả thông tin nhận được sẽ được:
Chuẩn hóa theo format ERP
Import vào hệ thống thương mại nội bộ
Kết nối trực tiếp với các sàn thương mại: EX-DOOH, ADTECH, NEXUS…
Việc số hóa và đồng bộ dữ liệu giúp:
Rút ngắn thời gian lên sản phẩm
Giảm sai lệch thông tin giữa các phòng ban
Tối ưu định giá và dự báo chi phí
Tăng tính minh bạch trong chuỗi cung ứng
Giá bán cuối cùng chỉ được chốt sau khi có đơn hàng để đảm bảo tính chính xác và cập nhật theo giá nguyên liệu toàn cầu.
5. Kết quả kỳ vọng: Chuỗi cung ứng thông minh – mở rộng vô hạn
Khi quy trình này được áp dụng đồng nhất, AIG kỳ vọng đạt được:
Nguồn hàng minh bạch, truy xuất được nhà máy
Giá tốt – cấu hình tốt – linh hoạt OEM/ODM
Chu trình làm việc nhanh, giảm đàm phán thủ công
Nền tảng để mở rộng thị trường quốc tế
Đây là bước tiến quan trọng để AIG hướng tới mục tiêu:
Trở thành hệ sinh thái thương mại công nghệ hàng đầu châu Á.
CẬP NHẬT SẢN PHẨM TỪ NỀN TẢNG B2B QUỐC TẾ
Chuẩn hóa cách làm việc với nhà cung cấp trên Alibaba, Made-in-China, GlobalSources, 1688: gửi thư mời, yêu cầu catalogue, linecard, bảng giá, MOQ và chính sách OEM/ODM – tất cả theo chuẩn AI-first · ISO ERP-driven của AIG.
Mục tiêu: 01 SOP – 01 infographic – 01 email mẫu chuẩn, áp dụng thống nhất cho toàn bộ team Sourcing / Purchase / Platform.
Bước 1
XÁC ĐỊNH NHU CẦU
Danh mục – Spec – MOQ – Target price.
Bước 2
TÌM KIẾM NCC
Alibaba · Made-in-China · GlobalSources · 1688.
Bước 3
GỬI THƯ MỜI
Chat with Supplier / Contact Supplier kèm email mẫu AIG.
Bước 4–6
NHẬN DỮ LIỆU · ĐÁNH GIÁ · ĐƯA LÊN SÀN
Catalogue – Linecard – Giá – OEM/ODM.
INPUT TỪ NCC
- Company profile + website / store link
- Catalogue PDF / link drive
- Linecard (model list) + MOQ
- FOB / EXW Price list + currency
- OEM/ODM policy, warranty, branding
OUTPUT CHO AIG
- File Excel chuẩn hóa (SKU, mã, thông số)
- Ảnh sản phẩm (link / thư viện AIG)
- Tag theo 6 sàn AIG / nhóm ứng dụng
- Nhập lên ERP + e-commerce (Nexus / Adtech)
- Lưu trữ version hóa trên drive nội bộ
I. MỤC TIÊU · PHẠM VI · ĐỊNH NGHĨA
SOP · 01 TRANG1. Mục tiêu
- ✔Chuẩn hóa cách team AIG làm việc với nhà máy / nhà cung cấp trên các nền tảng B2B quốc tế.
- ✔Đảm bảo mọi nhà cung cấp gửi đủ Catalogue – Linecard – Bảng giá – MOQ – Chính sách OEM/ODM.
- ✔Kết nối dữ liệu từ NCC vào hệ sinh thái AIG e-commerce & ERP, sẵn sàng cho bán hàng đa sàn.
2. Phạm vi áp dụng
- Team Sourcing / Purchase / Category manager tại Adtech, Nexus, HSEVN, GLR, EXDOOH, TDC.
- Nhà cung cấp quốc tế (factory / trading) tiếp cận qua: Alibaba, Made-in-China, GlobalSources, 1688.
3. Định nghĩa chính
- Catalogue: tài liệu giới thiệu sản phẩm, hình ảnh, thông số kỹ thuật.
- Linecard: bảng liệt kê toàn bộ dòng sản phẩm / model mà NCC có thể cung cấp.
- Price list: bảng giá chi tiết, rõ điều kiện (FOB/EXW/CIF), đơn vị tiền tệ, điều kiện thanh toán.
- MOQ: Minimum Order Quantity – số lượng đặt hàng tối thiểu.
- OEM/ODM policy: chính sách nhận đặt hàng thương hiệu riêng, tuỳ chỉnh thiết kế, đóng gói, logo.
II. QUY TRÌNH SOP – 6 BƯỚC CẬP NHẬT SẢN PHẨM
FLOW · 6 STEPSNguyên tắc: Mọi trao đổi với NCC phải được ghi nhận lại (screenshot, file chat log, email) và lưu trong thư mục dự án / nhóm sản phẩm tương ứng.
- Xác định nhóm sản phẩm (vd: thang máy, LED, kiosk…).
- Checklist thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn, chứng chỉ.
- Đặt mục tiêu: MOQ, target price, leadtime, Incoterms.
- Chuẩn bị file giới thiệu AIG (EN) & link website / e-commerce.
- Tìm theo từ khóa + filter (Verified / Gold Supplier, years, rating).
- Lưu lại link store phù hợp vào sheet “DS NCC tiềm năng”.
- Ưu tiên nhà máy (manufacturer) & có kinh nghiệm xuất khẩu.
- Sử dụng nút “Chat with Supplier / Contact Supplier / Chat now”.
- Dùng email mẫu AIG (EN/VI) ở phần III, gửi kèm yêu cầu:
- Catalogue, linecard.
- FOB/EXW price list + MOQ.
- OEM/ODM policy, warranty, sample policy.
- Tạo file Excel chuẩn: Brand – Model – Spec – MOQ – Price.
- Đặt tên thư mục & file thống nhất theo quy tắc AIG.
- Kiểm tra thiếu thông tin (ảnh, kích thước, công suất…).
- Đánh giá theo tiêu chí: giá, MOQ, leadtime, chứng chỉ, feedback.
- Ưu tiên NCC có kinh nghiệm OEM/ODM & hỗ trợ marketing.
- Ghi lại điểm đánh giá trong sheet “Ranking NCC”.
- Nhập dữ liệu chuẩn hóa vào ERP / master data.
- Đồng bộ lên: Adtech, Nexus, HSEVN, GLR… theo phân loại.
- Lưu thư mục: /Sourcing/Platform/[Năm]/[Nhóm SP]/[Tên NCC].
- Cập nhật trạng thái NCC: mới / thử nghiệm / chính thức.
III. EMAIL / CHAT TEMPLATE – GỬI THƯ MỜI & YÊU CẦU CATALOGUE
EN · VI TEMPLATENguyên tắc: Luôn lịch sự, rõ ràng, nêu rõ AIG là hệ sinh thái thương mại & quảng cáo, đồng thời nêu rõ mong muốn hợp tác dài hạn.
IV. CHECKLIST KIỂM SOÁT & LƯU TRỮ
CONTROL LIST1. Checklist dữ liệu NCC bắt buộc
- ☐Company profile + link website / store.
- ☐Catalogue PDF & linecard đầy đủ.
- ☐Price list (FOB/EXW) – rõ đơn vị tiền tệ, Incoterms, payment terms.
- ☐MOQ từng model + leadtime chuẩn.
- ☐OEM/ODM policy, warranty & sample policy.
- ☐Ảnh sản phẩm độ phân giải cao (ảnh studio & ảnh thực tế nếu có).
2. Lưu trữ & chia sẻ nội bộ
- Tạo thư mục chung theo chuẩn:
/Sourcing/[Platform]/[Year]/[Product Group]/[Supplier Name] - Ghi rõ ngày cập nhật và phiên bản (v1, v2…).
- Chia sẻ cho: Sourcing, Purchase, Sales, Product Manager và các sàn liên quan.
- Định kỳ 6–12 tháng rà soát lại bảng giá & policy OEM/ODM.
Tương lai của sourcing không nằm ở số lượng NCC, mà nằm ở cách chúng ta chuẩn hóa dữ liệu và vận hành bằng công nghệ.
AIG không chỉ tìm kiếm nguồn hàng – chúng tôi xây dựng chuỗi cung ứng thông minh, kết nối toàn cầu bằng AI và ERP, tạo ra một chuẩn mực mới cho thương mại hiện đại.
Nguon: Giau Nguyen Tong Hop