QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG, TIẾP NHẬN VÀ ĐÀO TẠO LỄ TÂN - QUẢN LÝ VĂN THƯ
Lý do xây dựng quy trình tuyển dụng, tiếp nhận và đào tạo nhân sự mới
Việc xây dựng quy trình giúp cho doanh nghiệp có một khuôn khổ hệ thống tuyển dụng nhân sự 1 cách rõ ràng và cụ thể hơn. Điều đó giúp các ứng viên có thể mạnh dạng hiểu rõ được lộ trình phát triển của bản thân, tạo được động lực phát triển cho các cá nhân trong tổ chức. Ngoài ra, việc xây dựng quy trình tuyển dụng, tiếp nhận và đào tạo còn có nhiều lợi ích khác như:
- Nâng cao năng lực và hiệu suất lao động: Quy trình đào tạo giúp nhân viên nắm được các kỹ năng, kiến thức mới và cập nhật những thay đổi công nghệ, từ đó cải thiện năng lực làm việc và hiệu suất lao động.
- Giảm chi phí và lãng phí: Bằng cách cung cấp đào tạo thích hợp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, giảm lãng phí nguồn lực và thời gian, từ đó tối ưu hóa chi phí hoạt động.
- Giữ chân nhân viên: Việc đào tạo thường được nhân viên đánh giá cao, vì nó không chỉ giúp họ phát triển nghề nghiệp mà còn thể hiện sự quan tâm và đầu tư vào họ. Điều này có thể giúp giữ chân nhân viên tài năng và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
- Nâng cao hình ảnh và danh tiếng: Doanh nghiệp có quy trình đào tạo chuyên nghiệp thường được xem là một nơi làm việc chuyên nghiệp và hấp dẫn đối với các ứng viên tài năng, từ đó nâng cao hình ảnh và danh tiếng của tổ chức trên thị trường lao động.
- Đáp ứng các yêu cầu pháp lý: Nhiều ngành nghề yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp đào tạo thường xuyên để tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực ngành nghề. Việc có quy trình đào tạo chặt chẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu này một cách hiệu quả.
- Khả năng thích ứng và đổi mới: Quy trình đào tạo cũng giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh và đổi mới để cạnh tranh hiệu quả hơn.
Các bước thực hiện tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Đăng tuyển dụng
Với mong muốn xây dựng và phát triển nguồn lực nhân sự đế đáp ứng nhu cầu phát triển dài hạn của doanh nghiệp. AIG đã xây dựng trang cập nhật và tuyển dụng của doanh nghiệp nhằm mục đích tự động hóa công tác lọc CV và hồ sơ giúp rút gọn thời gian xử lý và kết nối nhanh đến các ứng viên có tiềm năng trên thị trường.
Do vậy, khi ứng viên nào muốn tham gia, gia nhập vào AIG, bạn chỉ cần apply hồ sơ CV của bản thân theo đường link https://erp.asiamedia.vn/quanlynhansu/dangkytuyendung
Vào hệ thống tuyển dụng của AIG, ứng viên sẽ nhìn được tổng quan toàn bộ các vị trí đang tuyển dụng cũng như thấy rõ mô tả công việc cùng các quyền lợi, chế độ dành cho từng công việc khác nhau.
Bước 2: Xét hồ sơ và Đánh giá CV
Với tính năng tự động hóa quy trình xử lý và lọc hồ sơ thì sau khi kết thúc quá trình tuyển dụng. BP. Nhân sự tại AIG chỉ mất từ 2 – 3 ngày để lọc các CV phù hợp, đáp ứng tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp.
Sau khi đánh giá và đưa ra kết quả về lựa chọn CV phỏng vấn, thì BP. Nhân sự chỉ gửi thư mời phỏng vấn đến với các CV phù hợp theo tiêu chí, nhu cầu công việc mà AIG đề ra.
Bước 3: Gửi thư mời phỏng vấn
Khi các ứng viên được gửi thư mời phỏng vấn và sắp xếp được thời gian phỏng vấn thì trong quá trình phỏng vấn BP. Nhân sự sẽ giới thiệu bộ hướng dẫn đào tạo gồm 11 chủ đề trên hệ thống ERP gồm:
+ Quản lý đơn hàng và đảm bảo lợi nhuận.
+ Triển khai và chăm sóc khách hàng.
+ Quản lý sản phẩm và tư vấn giá.
+ CRM, DPM, EPM, CDP trong app sale.
+ Phân loại sản phẩm ex-DOOH và quản lý vị trí địa lý.
+ Thiết bị linh kiện và quản lý giá thành.
Quy trình tiếp nhận nhân sự mới tại AIG
Sau khi kết thúc phỏng vấn và được giới thiệu các chủ đề đào tạo trên ERP. Để đánh giá và đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên, BP. Nhân sự sẽ làm việc trao đổi với ứng viên về việc nộp bài thu hoạch sau quá trình phỏng vấn. Bởi điều này giúp cho AIG nắm bắt được những ứng viên có mong muốn làm việc tại doanh nghiệp, cũng như qua bài thu hoạch thể hiện được sự hiểu biết cơ bản của các ứng viên về hệ thống ERP của AIG.
Do toàn bộ hoạt động của AIG đều thực hiện trên ERP, nên việc nắm bắt và hiểu rõ về ERP sẽ giúp ứng viên tiếp cận nhanh chóng công việc, dễ dàng và thuận lợi trong việc tìm kiếm, thu nhập, xử lý dữ liệu trong quá trình làm việc. Ứng sẽ hòa nhập nhanh chóng và hệ thống quản trị của doanh nghiệp.
Quy trình đào tạo Lễ tân - Quản lý Văn thư tại AIG
Chủ đề 1: Văn hóa doanh nghiệp và Đãi ngộ
Văn hóa doanh nghiệp tiếng anh là “corporate culture” là một khái niệm rất quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại, bởi nó ảnh hưởng đến hành vi, thái độ và hiệu quả của mỗi thành viên trong một tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp cũng là yếu tố tạo nên sự khác biệt và độc đáo của mỗi doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh.
Hiểu đơn giản, văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa của một doanh nghiệp được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, từ đó hình thành nên các quy tắc ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, chi phối suy nghĩ, hành vi, thái độ của mỗi thành viên trong doanh nghiệp, tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp.
Tầm nhìn AIG cam kết xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ dựa trên giá trị cốt lõi, tầm nhìn, định hướng và sứ mệnh đặt ra. Chúng tôi dẫn đầu trong việc xây dựng hệ sinh thái quảng cáo ngoài trời doanh nghiệp thông qua hoạt động quản trị doanh nghiệp (ERP)
Chúng tôi đặt ra những bước đi ngắn hạn, trung hạn và dài hạn dựa trên sự hiểu biết rõ sâu sắc về thị trường hiện tại và tương lai. Chúng tôi sử dụng ERP để báo cáo thống kê và phân tích thông tin, từ đó định hướng đi cho doanh nghiệp.
Với sự hiểu biết vững về thị trường, chúng tôi áp dụng sản phẩm, công nghệ và quản trị để xây dựng chuỗi giá trị phục vụ khách hàng hiện tại và tương lai. Điều này giúp chúng tôi xây dựng nền tảng linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng và liên tục đồng hành cùng AIG.
Sứ mệnh của AIG là xây dựng và duy trì hệ thống quảng cáo ngoài trời tiên tiến, sử dụng công nghệ và nền tảng ứng dụng để tạo ra giá trị gia tăng. Trong quá trình này, họ cam kết mang lại lợi ích chung bao gồm sự hài lòng của khách hàng thông qua sản phẩm chất lượng, cũng như tạo cơ hội phát triển và động viên cho nhân viên. Đồng thời, AIG hướng đến việc thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp, tạo ra tác động tích cực cho cộng đồng và xã hội xung quanh.
AIG hướng dẫn xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) và một hệ thống quảng cáo sinh thái ngoài trời tiên tiến. Điều này bao gồm các giá trị chuỗi ưu hóa, cải thiện hiệu suất quảng cáo ngoài trời và tạo ra một hệ thống hoạt động tích hợp, bao gồm nhiều dòng sản phẩm ứng dụng.
Mục tiêu là đáp ứng hoạt động ứng dụng và cung cấp đầy đủ các yêu cầu của khách hàng thông tin qua việc cung cấp giải pháp đa dạng và hiệu quả.
AIG thông qua slogan “Chung tay vươn xa” thể hiện khách hàng, nhân viên, doanh nghiệp cùng nhau tạo giá trị, kết quả thành công là giá trị thành quả trong tương lai.
Khẩu hiểu “Chung tay vươn xa” của AIG có thể thực hiện cam kết của họ đối với sự hợp tác giữa khách hàng, nhân viên và doanh nghiệp.
Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng giá trị và tạo ra thành công, đồng thời kết nối giá trị hiện tại với kết quả tương lai
Chính sách phúc lợi
+ Khen thưởng bình bầu cuối năm
Với cách thức xét bình bầu hàng tháng sẽ giúp việc tổng hợp khen thưởng được trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn, việc thực hiện bình bầu được áp dụng hàng tháng các nhân viên thực hiện xét bình bầu lẫn nhau (lưu ý bản thân không được tự bình bầu cho mình). Và cuối mỗi năm AIG sẽ tiến hành tổng hợp kết quả bình bầu để từ đó có chế độ khen thưởng rõ ràng hơn cụ thể:
- 8 điểm: Nhân viên đạt được 8 điểm trong tổng kết đánh giá hàng năm sẽ nhận được thưởng tương đương với 10% tổng thu nhập của họ trong năm.
- 9 điểm: Với những cá nhân xuất sắc hơn, đạt được 9 điểm, mức thưởng sẽ là 20% tổng thu nhập.
- 10 điểm: Đối với những nhân viên đạt điểm số tối đa là 10, mức thưởng cao nhất sẽ là 30% tổng thu nhập.
+ Du lịch hàng năm
+ Hưởng 12 ngày phép năm – theo quy định công ty
+ Tham giá BHXH theo quy định
+ Thưởng Lễ, tết – dựa theo hoạt động kinh doanh của AIG
Chủ đề 2: Phát triển kỹ năng cần thiết
Trong mọi hoạt động kinh doanh và phát triển, kỹ năng luôn được đề cao và mỗi nhân viên cần tự bản thân rèn luyện kỹ năng ngoài việc giúp bản thân giải quyết công việc hiệu quả còn giúp cho nhân viên có được cơ hội thăng tiến hơn nữa trong sự nghiệp. Bởi kỹ
Không phải lúc nào khách hàng cũng tự chẩn đoán chính xác vấn đề của họ. Thông thường, đại diện hỗ trợ có quyền chủ động tái tạo vấn đề trước khi tìm ra giải pháp. Điều đó có nghĩa là họ cần tìm hiểu không chỉ những gì đã xảy ra mà còn cả hành động cuối cùng của khách hàng.
Sự kiên nhẫn là rất quan trọng đối với các chuyên gia dịch vụ khách hàng. Rốt cuộc, những khách hàng liên hệ với bộ phận hỗ trợ thường rất bối rối và thất vọng. Việc được lắng nghe và xử lý một cách kiên nhẫn sẽ giúp khách hàng cảm thấy như bạn sắp giảm bớt sự thất vọng hiện tại của họ.
Khả năng thực sự lắng nghe khách hàng là yếu tố quan trọng để cung cấp dịch vụ tuyệt vời vì một số lý do. Không chỉ quan tâm đến trải nghiệm của từng khách hàng mà còn phải chú ý và chú ý đến phản hồi mà bạn nhận được nói chung.
Một đại diện hỗ trợ khách hàng tuyệt vời biết cách liên hệ với bất kỳ ai, nhưng họ đặc biệt tốt với những người thất vọng. Thay vì nhìn nhận mọi thứ một cách cá nhân, họ trực giác hiểu người kia đến từ đâu và họ biết phải ưu tiên và nhanh chóng truyền đạt sự đồng cảm đó.
Khả năng giao tiếp rõ ràng khi làm việc với khách hàng là một kỹ năng quan trọng vì thông tin sai lệch có thể dẫn đến thất vọng và thất vọng. Các chuyên gia dịch vụ khách hàng tốt nhất biết cách giữ cho các giao tiếp của họ với khách hàng trở nên đơn giản và không có gì để nghi ngờ.
Viết tốt nghĩa là càng gần với thực tế càng tốt. Không hề cường điệu, trở thành một nhà văn giỏi là kỹ năng bị bỏ qua nhiều nhất, nhưng cần thiết nhất, cần tìm khi nói đến việc tuyển dụng hỗ trợ khách hàng.
Giải quyết vấn đề là tốt, nhưng tìm ra những cách thông minh và thú vị để đi xa hơn – và muốn làm như vậy ngay từ đầu – thậm chí còn tốt hơn.
Cần phải có sự khéo léo để truyền cho một cuộc trao đổi dịch vụ khách hàng điển hình với sự ấm áp và cá tính đáng nhớ.
Thông thường, các nhóm hỗ trợ nhận được tin nhắn từ những người không tìm kiếm sự hỗ trợ – họ đang cân nhắc mua sản phẩm của công ty bạn.
Trong những tình huống này, sẽ hữu ích khi có một nhóm gồm những người có khả năng thuyết phục bậc thầy để họ có thể thuyết phục những khách hàng tiềm năng quan tâm rằng sản phẩm của bạn phù hợp với họ (nếu nó thực sự là như vậy).
Dịch vụ khách hàng hiệu quả có nghĩa là có khả năng thực hiện những thay đổi nhỏ trong các mẫu trò chuyện của bạn. Điều này thực sự có thể đi một chặng đường dài trong việc tạo ra những khách hàng hài lòng.
Các chuyên gia dịch vụ khách hàng tốt nhất có kiến thức sâu sắc về cách thức hoạt động của các sản phẩm của công ty họ. Rốt cuộc, nếu không biết sản phẩm của bạn từ trước ra sau, họ sẽ không biết cách giúp đỡ khi khách hàng gặp sự cố.
Mỗi chuyên gia dịch vụ khách hàng tuyệt vời đều cần có những kỹ năng diễn xuất cơ bản để duy trì tính cách vui vẻ thường ngày của họ mặc dù phải đối mặt với những người chỉ đơn giản là cục cằn.
Một mặt, thật tốt nếu bạn kiên nhẫn và dành thêm một chút thời gian cho khách hàng để hiểu vấn đề và nhu cầu của họ. Mặt khác, có giới hạn về thời gian bạn có thể dành cho mỗi khách hàng, vì vậy nhóm của bạn cần quan tâm đến việc mang lại cho khách hàng những gì họ muốn một cách hiệu quả.
Điều quan trọng là nhóm của bạn phải hiểu một số nguyên tắc cơ bản của tâm lý học hành vi để có thể đọc được trạng thái cảm xúc hiện tại của khách hàng.
Khả năng một số người giữ bình tĩnh và thậm chí ảnh hưởng đến người khác khi mọi thứ trở nên bận rộn một chút.
Các chăm sóc khách hàng tốt nhất biết rằng họ không thể để một khách hàng nóng nảy buộc họ mất bình tĩnh. Trên thực tế, nhiệm vụ của họ là cố gắng trở thành “tảng đá” cho những khách hàng nghĩ rằng thế giới đang tan rã do những vấn đề hiện tại của họ.
Dựa vào các khuôn khổ như Điểm số người thúc đẩy mạng có thể giúp các doanh nghiệp đưa ra các hướng dẫn cho nhân viên của họ để cho phép nhiều quyền tự do xử lý khách hàng trong từng trường hợp cụ thể, nhưng cũng để lại cho họ các giải pháp ưu tiên và các bản sửa lỗi “cần thực hiện”. các vấn đề.
Đôi khi, khách hàng sẽ ném bóng đường cong cho đội của bạn. Họ sẽ đưa ra yêu cầu không có trong nguyên tắc của công ty bạn hoặc phản ứng theo cách mà không ai có thể ngờ tới.
Trong những tình huống này, thật tốt khi có một đội gồm những người có thể tư duy trên đôi chân của họ.
Gọi đó là những gì bạn muốn, nhưng một đạo đức làm việc tuyệt vời và sự sẵn sàng làm những gì cần phải làm (và không đi đường tắt) là kỹ năng chính khi cung cấp loại dịch vụ mà mọi người nói (tích cực) về.
Có thể kết thúc với khách hàng với tư cách là một chuyên gia dịch vụ khách hàng có nghĩa là có thể kết thúc cuộc trò chuyện với sự hài lòng của khách hàng đã được xác nhận (hoặc gần đạt được nhất có thể) và với khách hàng cảm thấy rằng mọi thứ đã được chăm sóc (hoặc sẽ ).
Có lẽ sự đồng cảm – khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác – là một đặc điểm của tính cách hơn là một kỹ năng. Nhưng vì sự đồng cảm có thể được học hỏi và cải thiện , chúng tôi xin phép không đưa nó vào đây.
Trong dịch vụ khách hàng, sự vội vàng gây lãng phí. Việc thuê những người có chủ ý, định hướng chi tiết sẽ giúp bạn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách lâu dài.
Mặc dù đây có lẽ là kỹ năng chung nhất trong danh sách này, nhưng nó cũng là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Xét cho cùng, sự sẵn sàng học hỏi là cơ sở để phát triển các kỹ năng như một chuyên gia dịch vụ khách hàng.
Chủ đề 3: Sản phẩm và Truyền thông
Giới thiệu về EX-DOOH và ADTECH
SÀN QUẢNG CÁO EX-DOOH
Với mục tiêu tăng cường tương tác và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, AIG đã triển khai một hệ thống độc đáo, sáng tạo trên nền tảng công nghệ thông tin hàng đầu. Trong bối cảnh thách thức từ sự biến động nhanh chóng của thị trường và mong muốn ngày càng cao từ phía khách hàng, hệ thống của chúng tôi không chỉ tập trung vào việc cung cấp dịch vụ chất lượng mà còn đảm bảo tính linh hoạt, đáp ứng linh hoạt với mọi yêu cầu đặt ra.
Tính năng và tiện ích tại sàn quảng cáo ngoài trời https://ex-dooh.asiamedia.vn/ cung cấp là một nền tảng sàn quảng cáo ngoài trời kỹ thuật số mở rộng, mang lại nhiều cơ hội giá trị cho các nhà quảng cáo và các đối tác khách hàng liên quan
SÀN THƯƠNG MẠI ADTECH
Với sự phát triển vượt bật của công nghệ quảng cáo tại Việt Nam, việc ra đời một website Thương mại điện tử phục vụ cho thị trường ngành quảng cáo là nhu cầu cần thiết và tất yếu của các doanh nghiệp. Đây được xem là một “sân chơi” dành cho các doanh nghiệp là nhà đầu tư, kinh doanh, nhà Quảng cáo hàng đầu Việt Nam nhằm tìm kiếm những thông tin, khảo sát chất lượng, giá thành vật tư thiết bị quảng cáo mà không cần tốn quá nhiều thời gian, chi phí. Chính vì vậy, thị trường D-OOH cần lắm sự ra đời của một Website Thương mại điện tử có thể phục vụ riêng, trở thành kênh giao thương chính của các doanh nghiệp trong ngành quảng cáo. Adtechasia.sg ra đời đáp ứng được nhu cầu đó của thị trường quảng cáo Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung.
Cập nhật sản phẩm
Đường link: ex-dooh.asiamedia.vn
Cách thức thực hiện update sản phẩm lên sàn EX-DOOH gồm:
- Cập nhật sản phẩm
- Làm hồ sơ sản phẩm
- Đánh giá sản phẩm
Các bước thực hiện như sau:
- Khi thực hiện cập nhật sản phẩm cần làm đồng thời trên cả ERP và trang EX-DOOH
- Về chi tiết quy trình sẽ được cung cấp file hướng dẫn cách thức cập nhật.
- Về làm hồ sơ sản phẩm: thường sẽ có form mẫu sẵn và được thực hiện trên Canva hoặc Power Point (xuất PDF) theo đúng nhận diện của doanh nghiệp. Và khi làm xong sẽ cần update lên sàn EX-DOOH.
- Đánh giá sản phẩm/vị trí: là bước cuối cùng của việc cập nhật Sản phẩm lên sàn EX-DOOH. Việc đánh giá cũng sẽ có phần file hướng dẫn cách thức thực hiện.
Tài liệu cần tham khảo:
- Tìm về các tính năng của sàn EX-DOOH; vào trang và nhấp vào từng mục sẽ hiển thị bài viết để xem rõ.
Chủ đề 4: Quy trình làm việc tại ERP
Hiện tại, các hoạt động làm việc của doanh nghiệp đều thực hiện trên hệ thống ERP. Do vậy, nhân sự mới khi bắt đầu làm việc tại AIG – sẽ được BP. Nhân sự cấp quyền vào một số tính năng trên ERP dựa theo công việc mà nhân sự đó đang đảm nhận. Với công việc là Lễ tân – Quản lý Văn thư thì ứng viên sẽ được cấp quyền các tính năng sau. Việc giới thiệu và hướng dẫn các tính năng này sẽ giúp tiết kiệm được thời gian xử lý công việc cho ứng viên, cũng như giúp ứng viên khi trở thành nhân viên sẽ thực sự nắm bắt và hiểu cách vận hành hệ thống để từ đó hòa nhập nhanh vào môi trường làm việc tại AIG. Cùng tìm hiểu các tính năng mà Lễ tân – QL văn thư sẽ được cấp quyền:
+ Quản lý Khách hàng\Kế hoạch TT&CSKH
+ Quản lý hồ sơ\Quản lý Văn thư
+ Quản lý sản xuất gồm: Lập đề xuất\Lập hoàn ứng\Lịch triển khai\Lịch phân bổ ngày
+ Quản lý công việc gồm: Giao việc\Đánh giá công việc\Bàn giao công việc\Kế hoạch cá nhân
- Tính năng: Quản lý Văn thư
Trong Quản lý Văn thư – sẽ có phần Quản lý hồ sơ
Và Lễ tân là người sẽ nhìn thấy được tổng quan và toàn bộ tất cả các hồ sơ đi và đến của doanh nghiệp. Ngoài ra, Lễ tân cũng thực hiện đóng dấu và bảo quản lưu trữ dấu đúng quy định của doanh nghiệp.
Tất cả các hồ sơ đến, hợp đồng kinh doanh, giấy phép văn hóa, giấy phép xây dựng, các văn bản nội bộ… sẽ được lưu trữ bằng file cứng bởi Lễ Tân; riêng các Hồ sơ đi thì Lễ tân có trách nhiệm gửi đi đến đúng địa chỉ do các bộ phận chỉ định.
Bài viết tham khảo về Quy trình ERP
Link 1: https://hr.asiamedia.vn/quan-ly-van-thu-luu-tru-hinh-thuc-01-cua-tai-aig/
- Bước 1: Lễ tân tiếp nhận toàn bộ công văn, văn bản từ đơn vị khác tới doanh nghiệp.
- Bước 2: Lễ tân có trách nhiệm cập nhật công văn, văn bản vào mục Quản lý Văn thư trên hệ thống ERP Châu Á/TDC.
- Bước 3: Lãnh đạo sẽ có trách nhiệm xem trước văn bản và thực hiện chuyển cho bộ phận, người phụ trách chuyên môn giải quyết và có nội dung hướng dẫn về cách thức giải quyết.
- Bước 4: Người được Lãnh đạo chuyển sẽ có trách nhiệm vào mục Quản lý Văn thư trên hệ thống ERP để bấm tiếp nhận và thực hiện giải quyết nội dung trên Công văn, Văn bản được giao theo đúng thời gian do bản thân tự đề xuất.
- Bước 5: Người tiếp nhận phải có trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện giải quyết đúng nội dung và đúng thời gian đã được nêu trên mục Quản lý Văn thư. Sau khi hoàn thành xong, thì phải cập nhật lại đã giải quyết trong mục Quản lý Văn thư (phần nội dung thực hiện) và báo Lãnh đạo xem duyệt để có cơ sở thực hiện.
- Bước 6: Sau khi Lãnh đạo duyệt, Lễ tân có trách nhiệm in Văn bản, hồ sơ để tiến hành trình ký đối với Lãnh đạo ký vật lý hoặc ký chữ ký số đối với hình thức sử dụng token. Sau đó update file đã ký lên và báo người phụ trách thực hiện làm việc với cơ quan hoặc khách hàng/đối tác.
- Bước 1: Mỗi cá nhân, nhân viên có hồ sơ cần trình ký. Phải hoàn thiện bản thảo và có trách nhiệm gửi các bộ phận liên quan xem qua và được xác nhận bằng mail hoặc zalo. Sau đó thực hiện vào Quản lý Văn thư cập nhật hồ sơ cần ký lên bằng hình thức thêm mới (nhớ bổ sung thời gian cần ký văn bản).
- Bước 2: Sau khi đã cập nhật xong cần báo cho Lễ tân để bạn Lễ tân có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo xem duyệt.
- Bước 3: Lãnh đạo nhận thông tin sẽ vào xem bản thảo do nhân viên gửi và nếu đồng ý thì duyệt ngược lại thì yêu cầu bổ sung thay đổi, điều chỉnh vào phần ý kiến nội dung hướng dẫn.
- Bước 4: Nếu Lãnh đạo duyệt, thì Lễ Tân có trách nhiệm in hồ sơ để trình lãnh đạo ký đối với ký vật lý; còn chữ ký số thì Lãnh đạo sẽ thực hiện ký. Khi đó Lễ tân update file đã ký lên lại Quản lý Văn thư.
- Bước 5: Lễ tân đã hoàn thiện cập nhật xong sẽ báo nhân sự đó vào bấm tiếp nhận và làm việc với khách hàng/đối tác về hồ sơ mới ký.
- Bước 6: Nếu Lãnh đạo yêu cầu chỉnh sửa thì Lễ tân phải báo nhân sự đó vào xem và chỉnh sửa đến khi đạt yêu cầu của Lãnh đạo thì sẽ quay về bước 3 duyệt bản thảo.
- Tính năng: Quản lý Công việc
Đây là phần dành cho nhân sự khi có nhu cầu nghỉ việc đã được duyệt thì cần bàn giao công việc còn tồn đọng cho nhân viên khác xử lý. Hoặc khi nhân viên đó nghỉ việc hẳn tại doanh nghiệp hoặc nghỉ theo chế độ khác đều phải thực hiện bàn giao công việc 1 cách chi tiết và cụ thể.
Là phần tổng quan được Công việc của nhân viên đã làm theo từng ngày, từng tháng, từng năm. Điều đó giúp Lãnh đạo hỗ trợ được các công việc mà Nhân sự đang vướng phải.
Là phần mà đồng nghiệp, quản lý hay Lãnh đạo giao cho nhân viên thực hiện. Trong này sẽ thể hiện được các công việc mà Nhân viên đang hỗ trợ và đang triển khai làm theo yêu cầu của đồng nghiệp, quản lý hay Lãnh đạo. Trong giao việc sẽ có phần tương tác bằng bình luận, thời gian thực hiện… Khi tiếp nhận, nhân viên được giao cần phải kiểm tra công việc và thời gian để thực hiện cho đúng, nó cũng đòi hỏi sự tương tác qua lại giữa người nhận và người giao nhằm giúp công việc được hoàn thành suôn sẻ hơn.
là phần mà bản thân thực hiện lên kế hoạch các dự định, công việc cho bản thân hoặc các nội dung kế hoạch của bản thân đã được Lãnh đạo, trưởng bộ phận yêu cầu làm thì nhân viên có trách nhiệm thực hiện trên này. Điều này giúp tổng hợp và lưu trữ các kế hoạch của bản thân trong suốt thời gian làm việc tại AIG. Ngoài ra Kế hoạch cá nhân còn có phần đính kèm nhân sự phụ trách – khi đó mình có thể chủ động nhờ đồng nghiệp, quản lý, lãnh đạo hỗ trợ thông qua đính kèm người đó vào sẽ giúp hỗ trợ trong việc hướng dẫn thực hiện kế hoạch trở nên cụ thể và chỉnh chu hơn.
- Tính năng: Quản lý Sản xuất
Đối với các chi phí đã có mã lịch triển khai được duyệt, người lập đề xuất chỉ cần tìm lại mã của chi phí đó và tiến hành lập đề xuất và gắn mã lịch triển khai vào.
Nếu như chi phí đó chưa có mã lịch triển khai, thì người lập đề xuất cần phải quay lại bước 2 làm lịch triển khai xong thì mới lập đề xuất.
Khi chi phí này đã thực hiện chi xong, người lập đề xuất có trách nhiệm lập hoàn ứng cho đề xuất đã chi. Đối với hoàn ứng bên lịch triển khai, thì người lập đề xuất cần có trách nhiệm vào Lịch triển khai – tick vào phần hoàn ứng lịch triển khai để Kế toán, người phụ trách hỗ trợ hoàn ứng.
Khi đó người Quản lý duyệt lịch triển khai sẽ có trách nhiệm quyết toán công trình cho Lịch triển khai và khóa lịch triển khai lại. Đây như là hình thức báo cáo Lãnh đạo, Quản lý để biết công trình của lịch triển khai này đã chi đủ và hoàn ứng, quyết toán xong. Lãnh đạo khi đó sẽ vào kiểm tra công tác hoàn ứng lần cuối và khi đã đầy đủ đúng quy định thì tiến hành duyệt quyết toán và khóa lịch triển khai đó.
Mã lịch triển khai được quy định trong Danh mục mã chi phí
Việc xây dựng mã lịch triển khai nhằm giúp cho Lãnh đạo quản lý được chi phí từng hạng mục, từng công trình để tổng hợp được số liệu từng thời trong năm hay nhiều năm cho 1 mã lịch triển khai.
Cập nhật chi phí cần chi, lịch thanh toán và dự kiến chi phí trong phần Lập lịch triển khai để tổng quan được chi phí trong từng thời điểm.
Hoạch định được công việc mà cá nhân sẽ làm cho ngày tiếp theo và như phương thức nhắc nhở công việc của bản thân. Ngoài ra sẽ giúp Lãnh đạo nắm bắt được công việc trong ngày đó mỗi nhân viên đã và đang làm việc gì.
Và muốn làm báo cáo công việc cần phải thực hiện lập lịch phân bổ mới có cơ sở báo cáo công việc thực hiện.
- Tính năng: Kế hoạch TT và CSKH
Truyền thông là một trong những mảng mà AIG đã đầu tư và phát triển hệ thống nhằm tăng chế độ hậu mãi cho khách hàng đã và đang hợp tác tại AIG. Ngoài việc thực hiện cung cấp sản phẩm, thiết bị theo như hợp đồng ký kết, AIG còn thực hiện viết bài cho khách hàng, cho AIG nhằm quảng bá và phủ sóng nhận diện thương hiệu của Khách hàng được biết đến rộng rãi hơn nữa.
Và các hệ sinh thái quảng cáo viết bài còn giúp quảng bá và thực hiện xây dựng nhiều chính sách bán hàng, chính sách ưu đãi theo từng giai đoạn, thời điểm để quảng bá mạnh mẽ trên mạng xã hội bằng cách chia sẻ bài viết thông qua Fanpage…
Định kỳ mỗi Quý – quản lý mảng truyền thông sẽ thực hiện xây dựng chủ đề và số lượng bài cần viết và các nhân viên trong Team truyền thông sẽ thực hiện viết bài và cập nhật trên hệ thống ERP để được duyệt trước khi thực hiện đăng trên nền tảng Tạp chí, Kênh TWOCTV, HR… của Doanh nghiệp.
+ Viết bài trên kênh Tạp chí – Link: https://e-magazine.asiamedia.vn/
+ Viết bài trên kênh TWOCTV – Link: https://twoctv.asiamedia.vn/
+ Viết bài trên kênh HR – Link: https://hr.asiamedia.vn/
- Khi thực hiện viết bài đăng trên các kênh cần phải có sự duyệt bài viết từ cấp Quản lý. Do vậy, trước tiên cần viết bài trên ERP – mục Kế hoạch truyền thông. Khi bài viết được duyệt mới tiến hành update lên các kênh điện tử trên.
- Thông tin đăng nhập của các trang sẽ được Quản lý cung cấp.
- Target Truyền thông: 120 bài viết/Quý (Gồm 60 bài CSKH và 60 bài Truyền thông)
Chủ đề 5: Thống kê và Báo cáo
- Đọc và thống kê số liệu
Hệ thống quản trị ERP, sẽ giúp cho mỗi cá nhân dễ dàng thuận lợi thực hiện phân tích, thông kế số liệu hơn. Vì trên mỗi tính năng ERP đều được Kỹ thuật tính hợp xuất Excel để từng đó liên tục có được dữ liệu realtime để khi cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm – bản thân nhân viên đều có thể thống kê được chi phí, công việc mà bản thân thực hiện để từng đó khắc phục những hạn chế đang gặp để ngày càng hoàn thiện bản thân hơn.
Ngoài ra, mỗi công việc, mỗi bộ phận chuyển môn đều được AIG xây dựng Quy trình các bước thực hiện công việc trên ERP – điều này giúp nhân viên có thể chủ động thực hiện theo trình tự đã được lập trình sẵn, qua đó giúp nhân viên tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
- Báo cáo và Đánh giá
Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có KPI áp dụng cho từng cá nhân khác nhau. Với việc tích hợp báo cáo trên ERP sẽ giúp cá nhân chủ động nắm bắt công việc và thực hiện báo cáo hoàn thành kịp thời, hoặc khi gặp khó khăn vướng mắc sẽ được hệ thống nhắc nhở – được Lãnh đạo biết và hỗ trợ kịp lúc.
Ngoài ra AIG đang áp dụng hình thức lương 3P:
Việc áp dụng mức lương 3P sẽ giúp AIG thúc đẩy được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, mức lương được trở nên minh bạch, công bằng cho từng cá nhân dựa theo việc đánh giá hiệu suất làm việc cụ thể.
+ Nhờ vào tiêu chuẩn năng lực của từng vị trí đã xây dựng mà chúng ta thực hiện công tác tuyển dụng sát nhu cầu hơn. Nếu trong thực tế những ứng viên đáp ứng nhiều hơn tiêu chuẩn năng lực thì khả năng thực hiện công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
+ Nhờ vào kết quả đánh giá năng lực mà giúp doanh nghiệp nhìn thấy những nhân viên tiềm năng để kịp thời bồi dưỡng và phát triển. Ngược lại, qua kết quả đánh giá năng lực mà chúng ta phát hiện ra những nhân viên chưa có năng lực nhằm thiết lập các chương trình đào tạo phù hợp.
– Phương pháp trả lương theo 3p là phương tiện ghi nhận thành tích tốt nhất, là đòn bẩy quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên:
+ Nhờ có đánh giá hiệu suất và đánh giá nhân viên mà chúng ta biết và ghi nhận hiệu quả làm việc của nhân viên nhằm kịp thời khen thưởng xứng đáng và công bằng.
+ Nhờ có đánh giá hiệu suất mà nó tạo cho đội ngũ nhân viên biết tự hoạch định công việc, lo lắng và cố gắng cao độ để đạt được kết quả công việc. Đây là lợi ích tuyệt vời của Phương pháp trả lương theo 3p mà nhiều doanh nghiệp chưa nhìn thấy được.
Ngoài ra, đây cũng là hình thức giúp doanh nghiệp có được cơ sở khen thưởng và chế độ khen thưởng rõ ràng, công bằng. Nếu nhân viên đạt hiệu suất làm việc tốt thì đương nhiên mức thưởng của bạn sẽ phải cao hơn so với nhân viên có hiệu suất làm việc thấp.
Định kỳ hàng tháng AIG sẽ thực hiện đánh giá công việc dựa theo khối lượng công việc mà nhân viên được giao tại mục Giao việc và dựa theo KPI của từng bộ phận để thực hiện Đánh giá nhân viên thông qua hình thức Xếp loại. Việc xếp loại sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mức lương thực nhận trong tháng; cụ thể:
+ Loại A: nhận 100% lương
+ Loại B: bị trừ 5% lương trách nhiệm (chiếm 20% tổng lương)
+ Loại C: bị trừ 100% lương trách nhiệm
Đường Link bài viết tham khảo: https://hr.asiamedia.vn/luong-3p-aig-ap-dung-bat-dau-tu-ngay-01-10-2022/
Chủ đề 6: Phân bổ và Trách nhiệm
Dựa trên bản mô tả công việc thực hiện và được BP. Nhân sự cấp quyền truy cập hệ thống ERP. Thì nhân sự mới cần thực hiện làm việc theo đúng quy trình và công việc đã được phân công. Bởi hệ thống ERP đã phân quyền dựa theo công việc và sự tương tác qua lại giữa các bộ phận phòng ban được thể hiện rõ theo từng quy trình công việc cụ thể:
-
Vai trò và chức năng công việc: Đây là nhiệm vụ cụ thể mà nhân viên phải thực hiện trong phạm vi công việc của mình. Vai trò này có thể bao gồm các hoạt động hàng ngày, nhiệm vụ dự án, hay các trách nhiệm đặc biệt mà nhân viên phải thực hiện. Được cập nhật tại mục Danh sách nhân viên có đầy đủ bản mô tả công việc của nhân sự mới khi vào làm tại AIG
-
Mục tiêu và kết quả công việc: Nhân viên thường được giao nhiệm vụ cụ thể hoặc các mục tiêu để đạt được trong công việc hàng ngày, tuần hoặc dự án. Đây là những tiêu chí để đánh giá hiệu suất làm việc của họ. Đây là phần liên quan đến tiêu chí đánh giá công việc, nằm tại Nhân sự\Đánh giá nhân viên.
-
Trách nhiệm về thông tin và báo cáo: Nhân viên có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tiến độ công việc và các vấn đề liên quan đến công việc của mình. Họ cũng phải thường xuyên báo cáo cho cấp trên về các hoạt động và kết quả làm việc trên hệ thống ERP, dựa theo mục Giao việc và Đánh giá công việc.
-
Trách nhiệm về tự phát triển: Nhân viên cần chịu trách nhiệm về việc phát triển bản thân, bao gồm việc học hỏi, rèn luyện kỹ năng và nâng cao năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc và đóng góp tích cực cho tổ chức.
-
Tuân thủ quy định và chính sách của tổ chức: Nhân viên phải tuân thủ các quy định, chính sách và quy trình của tổ chức, bao gồm cả các quy tắc đạo đức và hành vi.
Đường link hướng dẫn:
+ Link 2: https://hr.asiamedia.vn/quy-trinh-quan-ly-bao-mat-va-tra-loi-email/
+ Link 3: https://hr.asiamedia.vn/quy-trinh-ke-toan-tai-chinh-va-mua-hang/
+ Link 4: https://hr.asiamedia.vn/quy-trinh-cap-nhat-cong-no-da-thu-va-quan-ly-nguon-thu/
Nguồn: AIG COMMUNICATION