QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI AIG
Tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và cung cấp ứng viên cho các vị trí cần nhân sự của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ mang đến cho doanh nghiệp những cá nhân có năng lực, kỹ năng và thái độ phù hợp – từ đó gia tăng hiệu quả kinh doanh và tạo ra một môi trường công sở lành mạnh.
Tuyển dụng nhân sự là gì?
Là một trong những chức năng cốt lõi của phòng Nhân sự, quy trình tuyển dụng bao gồm các bước từ xác định, thu hút, sàng lọc, tuyển chọn, phỏng vấn, lựa chọn, tuyển dụng và giới thiệu nhân viên. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức, bộ phận phụ trách khâu này có thể lớn hoặc nhỏ. Trong trường hợp các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập (start-up), quy trình này thường do quản lý trực tiếp phụ trách.
Một số công ty tìm kiếm nhân tài thông qua quảng cáo, bảng thông báo việc làm và các kênh truyền thông xã hội. Mặt khác, nhiều công ty lại lựa chọn sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Cùng với xu hướng phát triển của xã hội, ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng các phần mềm tuyển dụng để cải thiện hiệu quả của quá trình này.
Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng nhân sự
Quy trình tuyển dụng hiệu quả nhằm đến mục tiêu thu hút các ứng viên có năng lực và khuyến khích nhiều người nộp hồ sơ nhất có thể. Đây là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng danh sách ứng viên tài năng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm ứng viên thay thế các vị trí hiện tại và tương lai của công ty.
• Tiết kiệm thời gian. Đầu tư xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chu đáo giúp phòng Nhân sự lựa chọn các ứng viên phù hợp nhanh hơn – đồng thời vẫn đảm bảo thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn để có được tỷ lệ chuyển đối tối đa. Không chỉ tối ưu nguồn lực thời gian và chi phí, điều này còn phần nào phản ánh tính chuyên nghiệp của thương hiệu công ty trong mắt ứng viên.
• Gắn kết nhân viên. Nhân viên gắn kết sẽ có nhiều động lực, nhiệt tình và tận tâm hơn với công việc. Quy trình tuyển dụng chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn những ứng viên phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty – đảm bảo năng suất làm việc và cống hiển ở mức cao nhất.
• Tăng tính chủ động. Việc chuẩn bị từ kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ đảm bảo tính chủ động và thống nhất về mặt chiến lược cho cấp quản lý và phòng Nhân sự. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh chiến lược này để cải thiện chất lượng ứng viên, nâng cao uy tín thương hiệu.
• Cải thiện hiệu suất. Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định chính xác năng lực và kỹ năng của ứng viên. Những nhà tuyển dụng khôn ngoan biết tận dụng quy trình phỏng vấn đề đạt những câu hỏi cho thấy điểm mạnh – yếu của ứng viên. Đây là bước đầu tiên giúp bạn dự đoán năng suất trong tương lai của ứng viên đó,
Quy trình tuyển dụng nhân sự gồm: 10 bước
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp bắt đầu từ bước xác định các vị trí còn trống và phân tích các đặc điểm công việc – bao gồm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho những vai trò này. Ở khâu này, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện các công việc sau:
• Tìm ra đâu là khoảng trồng trong doanh nghiệp hiện tại. Xác định xem doanh nghiệp đang có vấn đề gì chưa được giải quyết, cần đến năng lực, hiệu suất hoặc tính cách đặc thù nào của ứng viên không.
• Theo dõi đầu vào so với đầu ra, tính toán xem liệu có sự gia tăng khối lượng công việc cần giải quyết khi tuyển dụng người mới hay không.
• Thường xuyên phân tích hiệu suất và lập danh sách các phẩm chất, trình độ, kỹ năng doanh nghiệp còn thiếu.
2. Lập kế hoạch tuyển dụng
Bước lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm việc phân tích đặc điểm trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để đáp ứng các vị trí đang thiếu. Một kế hoạch tuyển dụng chi tiết là yêu cầu tiên quyết để thu hút ứng viên tiềm năng, đủ trình độ, kinh nghiệm và khả năng đảm nhận các trách nhiệm cần thiết, hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
3. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng và môi trường làm việc cụ thể. Những yếu tố này giúp xác định những tiêu chí nhân viên mới cần đáp ứng để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Các bước trong quy trình này bao gồm:
• Ghi chép và thu thập thông tin công việc.
• Kiểm tra thông tin công việc.
• Tạo mô tả công việc dựa trên thông tin.
• Xác định các kỹ năng, kiến thức và kỹ năng cần thiết.
4. Chuẩn bị Mô tả công việc
Một khi đã xác định chính xác những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, bộ phận Nhân sự sẽ cần chuẩn bị một bản mô tả công việc toàn diện (Job Description – JD) – trong đó tóm tát những yêu cầu cần thiết của vị trí này. Dựa trên JD, ứng viên tiềm năng có thể tự đổi chiều với bản thân và quyết định có nộp đơn hay không. Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được đơn xin việc từ những ứng viên phù hợp nhất.
5. Tìm kiếm ứng viên
Xác định đúng ứng viên, thu hút và thúc đẩy họ nộp đơn là phần quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng nhân sự. Thông tin tuyển dụng nên được quảng cáo nội bộ để tận dụng nguồn ứng viên nội bộ – cũng như ra bên ngoài, trên các trang mạng xã hội và bảng thông tin việc làm. Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức các hội chợ việc làm và quảng bá cơ hội mở trên các ấn phẩm, sách báo của ngành.
6. Sàng lọc
Theo Jobsoid, thống kê cho thay có 46% nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong việc thu hút trong nhân tài, trong khi 52% nhận định khó khăn lớn nhất trong tuyển dụng là lựa chọn ứng viên từ danh sách nộp đơn xin việc. Bạn có thể giải quyết vấn đề này theo 4 bước sau:
• Lọc hồ sơ dựa trên yêu cầu tối thiểu.
• Phân loại nhóm hồ sơ ưu tiên bằng cách xem xét chứng chỉ, kinh nghiệm liên quan, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực, năng lực kỹ thuật và các kỹ năng cụ thể khác cần thiết cho công việc.
• Lựa chọn các ứng viên đảm bảo cả hai tiêu chí trên.
• Đánh dấu những mục cần yêu cầu ứng viên trình bày rõ hơn trong buổi phỏng vấn.
7. Phỏng vấn
Phỏng vấn là quá trình trao đổi thông tin có chủ đích (cụ thể là quá trình hỏi và trả lời) giữa 2 hay nhiều người. Thường được chia thành 2 dạng, bao gồm: đặt các câu hỏi về thông tin xung quanh người được phỏng vấn, hoặc các câu hỏi về lĩnh vực mà người được phỏng vấn là chuyên gia và có trách nhiệm phải trả lời. Mục đích của buổi phỏng vấn là để người phỏng vấn khai thác thông tin mà mình muốn một cách trực tiếp từ người được phỏng vấn.
Phỏng vấn tuyển dụng là hình thức vấn đáp trực tiếp hoặc gián tiếp giữa bạn và nhà tuyển dụng, với mục đích lựa chọn những ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp. Thông qua việc phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng xem xét, đánh giá năng lực làm việc, thái độ ứng xử, kỹ năng xử lý tình huống,… cũng như mức độ phù hợp với yêu cầu công việc của ứng viên để đưa ra quyết định tuyển dụng thích hợp nhất.
Ngoài ra, việc phỏng vấn cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với ứng viên. Bởi đó là cơ hội để ứng viên thể hiện những kỹ năng, kinh nghiệm mà mình có nhằm gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, cũng như tạo sự nổi bật so với những ứng viên khác. Từ đó giúp tăng khả năng trúng tuyển và chinh phục được công việc mơ ước của mình.
Việc thực hiện lên kế hoạch chủ đề cho cuộc phỏng vấn rất quan trọng, AIG đã xây dựng các nội dung phỏng vấn theo đúng tính chất và công việc cũng như văn hóa doanh nghiệp đang có. Để tìm kiếm được nguồn nhân sự phù hợp với công ty nhất.
Xoay quanh vấn đề này, AIG có thực hiện lập kế hoạch phỏng vấn với các chủ đề trọng tâm sau:
+ Lý do nghỉ công việc hiện tại
+ Hoàn cảnh công việc hiện tại
+ Văn hóa công ty AIG
+ Môi trường công việc khi ứng tuyển
+ Công nghệ mà doanh nghiệp AIG đang sử dụng
8. Đánh giá nhân sự và chốt nhân sự
Việc phỏng vấn ứng viên là vấn đề quan trọng và là bước quyết định có nên chọn ứng viên hay không. Ngoài ra, trong quá trình phỏng vấn, người tuyển dụng cần kết hợp giữa nhiều yếu tố để đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên như:
- Cách ứng viên tương tác, trả lời câu hỏi
- Những câu hỏi mà ứng viên hỏi nhà tuyển dụng
- Quan sát thần thái, ngôn ngữ cơ thể theo từng nội dung được trả lời
Việc quan sát thần thái, ngô ngữ cơ thể là 1 trong những yếu tố giúp người tuyển dụng lựa chọn và đưa ra quyết định đối với ứng viên đó. Do vậy, hãy cùng AIG tìm hiểu về các ngôn ngữ cơ thể, thường được các nhà tuyển dụng lựa chọn. Từ đó giúp cho AIG xây dựng được bộ quy chuẩn về ứng tuyển – giúp hoàn thiện quy trình nhân sự của AIG. Đó là cũng nội dung mà AIG gửi đến các ứng viên, nhưng người trong tương lai sẽ trở thành 1 thành viên chủ chốt, quan trọng của AIG.
Nhân tướng bản chất đơn giản đó là việc bạn nhìn thấy được phần “Nhân”, phần “Tướng” của người sẽ đối diện và có khả năng, có kiến thức tốt để đánh giá được chính xác. Về cơ bản, xem những nhân tướng học của 1 nhân viên là xem 7 yếu tố sau:
- Coi mắt và thần khí: Quan sát về tướng mắt bao gồm: Hình, thể, sắc, thần, khí, cách nhìn. Đây là những cách nhìn tướng đặc biệt bởi biết bao được thể trạng của con mắt cho ta biết những thông tin về tính cách, về tình cảm, thể trạng, nội tâm và về ứng xử cũng như về bệnh cảnh của con người.
- Coi dáng vóc: Mỗi dáng người đó sẽ kể một câu chuyện khác nhau về mỗi chúng ta. Ngoài về dáng vóc đơn giản, chúng ta sẽ có thể quan sát được dáng đi của người để kết luận.
- Coi tướng mặt: Mặt là một bộ phận được Nhân tướng học nghiên cứu chuyên sâu nhất. Mỗi hình dáng có khuôn mặt lại là một câu chuyện riêng về người đang ở đối diện bạn.
- Coi Ngũ nhạc Tam đình: Tam đình trên mặt là 3 phân khúc trên mặt bao gồm Thượng đình, Trung đình và Hạ đình.
- Coi Ngũ quan lục phủ: Ngũ quan là năm giác quan bao gồm Lông mày, Mắt, Tai, Miệng, Mũi.Và Lục phủ là 6 cặp xương bên ngoài của khuôn mặt, được ví như là của trời cho.
- Coi chân tay: Tướng bàn tay và tướng chân là hai thuật xem tướng khá hay mà nếu được áp dụng được sẽ rất tốt nhưng nó lại khá khó áp dụng trong tuyển dụng nhân sự.
- Coi tiếng nói: Âm thanh là một phần cốt yếu trong xem cổ tướng học. Nhiều ứng viên khi đi phỏng vấnsẽ chỉ cần cất lên giọng nói, chúng ta có thể cảm nhận ngay được liệu họ có phù hợp được với vị trí ứng tuyển không.
Kết luận
Rất đơn giản! Hãy kết thúc quy trình phỏng vấn tuyển dụng bằng một cái bắt tay thân thiện cùng lời cảm ơn vì đã dành thời gian tham dự. Nếu có thể, hãy đưa ứng viên tham quan nhanh các khu làm việc của văn phòng. Với quy trình phỏng vấn online, hãy để ứng viên kết thúc cuộc gọi trước. Cuối cùng, đừng quên gửi email thông tin cho ứng viên. Dù họ được tuyển dụng hay không, hãy luôn là người chủ động phản hồi. Với thời đại hiện nay, ứng viên có thể để lại những nhận xét không tốt trên các diễn đàn. Một quy trình phỏng vấn tốt sẽ làm ứng viên cảm thấy được tôn trọng.
Linh Huỳnh – Tổng hợp