TRUNG TÂM ĐIỀU PHỐI
QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TỪ HOLDING ĐẾN SÀN ADTECH
Mục tiêu chung
Đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ, rõ ràng và liên thông giữa các bộ phận từ khi nhận đơn hàng đến sản xuất, tài chính và điều phối. Mọi hoạt động sau quy trình ERP cần được phản ánh lên Trung tâm điều phối, từ đó:
- Giúp người giao việc nắm được trạng thái thực hiện.
- Người nhận việc xác nhận tiến độ, tránh thiếu sót.
- Quản lý có cơ sở để điều phối và hỗ trợ đúng lúc.
Các trường thông tin trên Trung tâm điều phối Holding
Giai đoạn nhận đơn hàng
- Xác nhận đầy đủ thông tin đơn hàng (khách hàng, thời gian, yêu cầu đặc biệt…).
- Bộ phận bán hàng cập nhật rõ đơn hàng vào hệ thống ERP ngay khi ký kết.
- Trung tâm điều phối được thông báo sớm để phối hợp phân bổ nguồn lực.
Giai đoạn triển khai sản xuất – vận hành
- Bộ phận vận hành/sản xuất tiếp nhận thông tin rõ ràng, không bị sai lệch hay thiếu sót.
- Cập nhật tiến độ từng giai đoạn (gia công, lắp ráp, đóng gói…) theo mốc thời gian cụ thể.
- Kết nối thông tin giữa bộ phận thiết kế – kỹ thuật – vận hành để tránh chồng chéo.
Giai đoạn điều phối tổng thể
- Trung tâm điều phối giám sát tổng quan, có quyền push tiến độ hoặc yêu cầu cập nhật khi thiếu thông tin.
- Kịp thời hỗ trợ xử lý các vướng mắc khi có đơn hàng chậm tiến độ, bị kẹt công đoạn hoặc chờ phê duyệt.
- Tổng hợp thông tin liên thông từ các bộ phận để trình báo cáo cho Ban lãnh đạo.
Giai đoạn tài chính – thanh toán
- Kế toán nắm bắt được thời điểm cần nghiệm thu, yêu cầu thanh toán từng giai đoạn.
- Xác thực đối chiếu thông tin giao hàng – hoàn thành – nghiệm thu với bộ phận sản xuất.
- Quản lý thanh toán qua mã QR giúp đảm bảo minh bạch, đối chiếu nhanh, tránh sai sót.
Lợi ích của việc thực hiện quy trình trên
Tối ưu hóa vận hành: không chồng chéo, không bỏ sót công đoạn.
Rút ngắn thời gian xử lý: không mất thời gian tra soát, kiểm tra lại thông tin.
Minh bạch trách nhiệm: rõ người giao – người nhận – người theo dõi – người duyệt.
Dữ liệu được số hóa – báo cáo chính xác – dễ truy xuất.
Phối hợp liên bộ phận dễ dàng, không phụ thuộc quá nhiều vào cá nhân.
Định hướng đúng khi có sự cố, trễ tiến độ → người phụ trách dễ truy nguyên nhân và xử lý.
Các nội dung chính cần triển khai:
Cập nhật thông tin sau khi hoàn thành quy trình ERP
- Ngay sau khi thực hiện quy trình ERP, bắt buộc phải cập nhật tình trạng, tiến độ và thông tin liên quan lên Dashboard điều phối.
- Điều này giúp tránh tình trạng:
⛔ Người giao việc không rõ tình hình
⛔ Người nhận thiếu kiểm tra xác nhận
⛔ Quản lý không theo dõi được tiến độ
⛔ Thiếu cập nhật thông tin gây trì trệ và giảm hiệu quả công việc
Ví dụ thực tế – Đơn hàng Khánh Thy
- Nhóm phụ trách thực hiện đơn hàng Khánh Thy đã không cập nhật đầy đủ và kịp thời, dẫn đến:
- Trì hoãn tiến độ thực hiện
- Mất thời gian kiểm tra chéo
- Khó khăn trong điều phối hỗ trợ kịp thời
- Yêu cầu nhân sự phụ trách báo cáo lại toàn bộ quá trình thực hiện và nêu rõ nguyên nhân trì hoãn.
Vai trò từng bộ phận trong việc cập nhật trung tâm điều phối
Bộ phận | Trách nhiệm |
EANT | Quản lý phân bổ công việc, theo dõi và đôn đốc tiến độ |
Vận hành – Sản xuất | Phân bổ & kế hoạch sản xuất, báo cáo tình trạng đơn hàng |
Kỹ thuật – Thiết kế | Cập nhật sau khi hoàn tất bản vẽ, thiết kế, vị trí sản xuất |
Kế toán – Tài chính | Cập nhật thanh toán theo tiến độ, theo dõi bằng mã QR |
Điều phối trung tâm | Giám sát chung, hỗ trợ xử lý vướng mắc, tổng hợp báo cáo |
Yêu cầu bắt buộc:
✅ Mọi đơn hàng – dự án sau khi chạy ERP đều phải có tiến độ cập nhật tại trung tâm điều phối.
✅ Không cập nhật = Không hoàn thành công việc.
✅ Cần xử lý kịp thời các điểm nghẽn thông tin, không để tình trạng chồng chéo, trì trệ xảy ra.
Kết luận
Trung tâm điều phối không chỉ là nơi quản lý tiến độ, mà còn là công cụ kết nối toàn bộ chuỗi giá trị từ đơn hàng đến triển khai – sản xuất – tài chính. Việc chủ động cập nhật là trách nhiệm của tất cả các bộ phận tham gia.
⚠️ Không cập nhật = Mất kiểm soát.
⚠️ Không phối hợp = Dẫn đến trì hoãn.
⚠️ Không minh bạch = Khó xác định trách nhiệm
Nguồn: Linh Huỳnh – Tổng hợp