TRUNG TÂM ĐIỀU PHỐI
"CẦU NỐI ĐẢM BẢO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC TẠI EX-DOOH"
Trong hoạt động vận hành sàn EX-DOOH, mỗi đơn hàng và dự án không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ kinh doanh, mà còn là bài kiểm tra về khả năng phối hợp, tính kỷ luật và hiệu quả hệ thống. Một quy trình triển khai rõ ràng, cập nhật kịp thời và phối hợp chặt chẽ giữa người giao việc – người nhận việc – quản lý – Trung tâm điều phối chính là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ, chất lượng và uy tín. Chính vì vậy, việc tuân thủ ERP kết hợp với cập nhật điều phối không chỉ giúp tránh sai sót, mà còn nâng cao tính minh bạch, tạo sự chủ động, phối hợp giữa các bộ phận – nhân sự tham gia và đồng bộ trong toàn bộ hệ thống.
Mục tiêu của quy trình
Đảm bảo mọi đơn hàng/dự án tại sàn EX-DOOH được triển khai đúng tiến độ – đúng trách nhiệm – đúng thông tin.
Xóa bỏ các tình trạng: Giao việc thiếu rõ ràng, nhận việc chưa kiểm tra, quản lý không nắm được tình hình, thông tin không cập nhật.
Thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa người giao việc – người nhận việc – quản lý – trung tâm điều phối.
Quy trình triển khai công việc (bắt buộc)
Giai đoạn nhận đơn hàng
- Xác nhận đầy đủ thông tin đơn hàng (khách hàng, thời gian, yêu cầu đặc biệt…).
- Bộ phận bán hàng cập nhật rõ đơn hàng vào hệ thống ERP ngay khi ký kết.
- Trung tâm điều phối được thông báo sớm để phối hợp phân bổ nguồn lực.
Giai đoạn triển khai sản xuất – vận hành
- Bộ phận vận hành/sản xuất tiếp nhận thông tin rõ ràng, không bị sai lệch hay thiếu sót.
- Cập nhật tiến độ từng giai đoạn (gia công, lắp ráp, đóng gói…) theo mốc thời gian cụ thể.
- Kết nối thông tin giữa bộ phận thiết kế – kỹ thuật – vận hành để tránh chồng chéo.
Giai đoạn điều phối tổng thể
- Trung tâm điều phối giám sát tổng quan, có quyền push tiến độ hoặc yêu cầu cập nhật khi thiếu thông tin.
- Kịp thời hỗ trợ xử lý các vướng mắc khi có đơn hàng chậm tiến độ, bị kẹt công đoạn hoặc chờ phê duyệt.
- Tổng hợp thông tin liên thông từ các bộ phận để trình báo cáo cho Ban lãnh đạo.
Giai đoạn tài chính – thanh toán
- Kế toán nắm bắt được thời điểm cần nghiệm thu, yêu cầu thanh toán từng giai đoạn.
- Xác thực đối chiếu thông tin giao hàng – hoàn thành – nghiệm thu với bộ phận sản xuất.
- Quản lý thanh toán qua mã QR giúp đảm bảo minh bạch, đối chiếu nhanh, tránh sai sót.
---- Tình huống thực tế – Đơn hàng Khánh Thy ----
Trong thời gian qua, đơn hàng Khánh Thy đã gặp tình trạng trì hoãn và chậm tiến độ, nguyên nhân xuất phát từ:
Người giao việc chưa mô tả rõ ràng yêu cầu, dẫn đến sai lệch khi triển khai.
Người nhận việc thiếu kiểm tra thông tin ban đầu, gây ra sự lúng túng trong xử lý.
Quản lý sàn không nắm sát tiến độ do thiếu cập nhật thường xuyên trên ERP.
Thông tin điều phối chưa kịp thời, dẫn đến việc bổ sung nguồn lực bị chậm trễ.
➡️ Bài học rút ra: mọi công việc bắt buộc phải cập nhật Trung tâm điều phối sau ERP, để đảm bảo thông tin xuyên suốt từ giao việc – nhận việc – quản lý – giám sát.
---- Yêu cầu bắt buộc cho tất cả quản lý sàn ----
Kết luận – Tăng tốc bằng quy trình chuẩn
Để đạt hiệu quả cao, sàn EX-DOOH cần thực hiện nghiêm túc quy trình:
Tiếp nhận đầy đủ → Nhập ERP → Cập nhật Trung tâm điều phối → Triển khai → Hoàn tất & đánh giá.Đây không chỉ là nguyên tắc vận hành mà còn là chìa khóa để đạt hiệu quả tiến độ, nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Nguồn: Giàu Nguyễn – Tổng hợp