TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP - ERP CỦA AIG
ERP được ví như như “xương sống” trong hoạt động quản lý điều hành một doanh nghiệp. Ứng dụng hệ thống ERP giúp các bộ phận phối hợp công việc ăn ý, giảm 70% các quy trình làm việc thủ công. Giải pháp ERP được ví như “cánh tay đắc lực” giúp lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh kịp thời, sáng suốt dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch. Vậy ERP là gì ?
Quản trị nội bộ doanh nghiệp là gì?
Quản trị nội bộ trong doanh nghiệp là tiến trình hoạch định, tổ chức và thực hiện kiểm tra, hoạt động của doanh nghiệp, đây là hoạt động cần thiết và liên tục khi có sự kết hợp của nhiều thành viên trong một tổ chức. Từ đó tạo nên sức mạnh và gắn liền nhiều vấn đề với nhau thúc đấy sự chuyển động của từng vấn đề đó và quản trị nội bộ trong doanh nghiệp còn là quá trình đưa ra những quyết định, các khung chính sách, quy tắc và các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Là một trong những hoạt động cấp cao nhằm đặt nền móng cho việc vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh đó, còn hướng dẫn, kiểm soát doanh nghiệp hướng đến những mục tiêu lớn hơn.
ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning (ERP) được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cách thức hoạt động của hệ thống ERP đó là cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây.
Trên thực tế, tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, mỗi phòng ban lại dùng một phần mềm riêng biệt, do đó việc kết nối dữ liệu khó khăn, khiến dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp bị đứt gãy, dẫn đến phối hợp làm việc kém hiệu quả.
Sự khác biệt nhau giữa ứng dụng phần mềm ERP so với các phần mềm đơn lẻ khác như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho… là tính tích hợp. Hiểu đơn giản thì ERP là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân sự các bộ phận khác nhau, ví dụ, kế toán và bán hàng, sản xuất… có thể làm việc, cộng tác và chia sẻ dữ liệu trên phần mềm.
Giới thiệu về ERP Châu Á
Khác với nhiều phần mềm khác, ERP Châu Á được hình thành và xây dựng từ ý tưởng của Tổng Giám đốc – Ông Phạm Văn Thành; với nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản trị nhân sự, nắm bắt và hiểu rõ được những khó khăn, tồn tại trong việc quản trị, quản lý nguồn lực. Công ty Châu Á đã tự xây dựng phần mềm ERP với đặc tính của Châu Á. Cũng như nhiều phần mềm ERP khác, ERP Châu Á cũng được tích hợp tất cả các công cụ, chức năng chỉ trong một phần mềm nhỏ gọn. Nhờ có ERP, mà AIG có thể dễ dàng hơn trong việc thu thập, lưu trữ, quản lý thông tin, dữ liệu, hỗ trợ trong quá trình đưa quyết định chiến lược và đánh giá hiệu quả trong quá trình kinh doanh của công ty.
Điều đó góp phần giúp cho Công ty Châu Á đạt được nhiều lợi ích kể từ khi đưa vào sử dụng hệ thống ERP; cụ thể:
Gia tăng năng suất lao động
Nguồn dữ liệu chính xác
Hợp tác tốt hơn
Cải thiện quy trình làm việc
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp: Lồng ghép các quy trình
Phương pháp tiếp cận tách biệt nhưng thống nhất
Tính đơn giản trong kế toán doanh nghiệp
Tính an toàn thông tin trong tổ chức
Loại bỏ sự dư thừa
Các tính năng trong ERP Châu Á
Hệ thống ERP Châu Á gồm có 16 mục chính; trong mỗi mục chính sẽ có những mục nhỏ khác nhau. 16 mục này là liên quan đến từng chức năng công việc của từng bộ phận. Dựa theo chức năng và nhiệm vụ của từng nhân sự – Lãnh đạo sẽ cung cấp những chức năng ERP khác nhau để phục vụ cho việc triển khai và làm việc. Hãy cùng Asia điểm qua 16 mục của hệ thống ERP:
| STT | Chức năng | STT | Chức năng |
| 1 | Quản lý chi phí | 9 | Quản lý hồ sơ |
| 2 | Quản lý khoản vay | 10 | Quản lý sản xuất |
| 3 | Quản lý hóa đơn | 11 | Quản lý chung |
| 4 | Quản lý tài sản | 12 | Quản lý sản phẩm |
| 5 | Quản lý khách hàng | 13 | Quản lý bán hàng |
| 6 | Kế hoạch tài chính | 14 | Quản lý hệ thống |
| 7 | Báo cáo thống kê | 15 | Duyệt lịch triển khai |
| 8 | Quản lý xe | 16 | Quản lý công việc |
| 9 | Nhân sự |
1. Quản lý chi phí
Phân hệ Quản lý chi phí của ERP Châu Á được hình thành với mục đích tổng hợp được các chi phí của doanh nghiệp gồm có chi phí dành cho hoạt động sản xuất và chi phí cố định. Ngoài ra phần Quản lý chi phí còn có sổ quỹ tiền mặt của doanh nghiệp – thể hiện được bảng luân chuyển tiền tệ của doanh nghiệp.
Điều này sẽ giúp thống kê chính xác được chi phí mà doanh nghiệp thực tế đã sử dụng vào từng mục đích công việc nào.
Phân hệ Quản lý chi phí sẽ gồm các mục con, mỗi phân hệ được tích hợp các chức năng khác nhau. Tuy nhiên phần Quản lý chi phí là hạng mục tương đối quan trọng của doanh nghiệp, nên đa phần phần Quản lý chi phí – chỉ dành cho Kế toán, Lãnh đạo Công ty – để hạn chế việc nhập dữ liệu sai, ảnh hưởng đến tổng hợp đánh giá định kỳ của Châu Á.
2. Quản lý khoản vay
Đây là phân hệ dành riêng cho Kế toán trưởng và Lãnh đạo Công ty. Quản lý khoản vay này là mục để thống kê được dư nợ ngân hàng của doanh nghiệp. Đơn giản hơn các phân hệ khác, phân hệ Quản lý khoản vay chỉ thể hiện 02 mục chính là:
+ Khoản vay ngắn hạn
+ Khoản vay dài hạn
Các mục này sẽ giúp cho doanh nghiệp kết chuyển và thống kê được dư nợ trong năm biến động thế nào; là mục tiêu để doanh nghiệp cân đối lại kế hoạch tài chính cũng như xây dựng phương án kiểm soát lãi vay, dư nợ ngân hàng tốt nhất
3. Quản lý hóa đơn
Phân hệ Quản lý hóa đơn – là mục riêng và độc lập không hề nằm trong mục Quản lý chi phí; bởi vì việc thống kê tập hợp các hóa đơn đầu vào, đầu ra sẽ giúp cho doanh nghiệp định hình và lên được chi phí thuế VAT phải nộp hàng Quý cho thuế.
Đó cũng góp phần tách ra độc lập giữa các chi phí có hóa đơn và các chi phí không có hóa đơn. Vì mỗi chi phí sẽ được phân bổ và kết chuyển khác nhau – đảm bảo đúng quy định của nhà nước.
Trong phân hệ Quản lý hóa đơn gồm có các mục sau:
+ Hóa đơn đầu ra
+ Hóa đơn đầu vào
+ Duyệt hóa đơn đầu ra: mục dành cho Lãnh đạo Công ty duyệt mỗi khi xuất hóa đơn cho Khách hàng
+ Phân bổ nộp thuế: là mục thống kê được chi phí nộp thuế từng Quý của doanh nghiệp.
4. Quản lý tài sản
Quản lý tài sản là một trong những mục ít biến động và ít cập nhật nhất trong hệ thống ERP. Do phần quản lý tài sản là nơi dành để cập nhật và bổ sung các tài sản hiện tại của doanh nghiệp đang giữ với 02 mục chính là:
+ Tài sản ngắn hạn: là những tài sản lưu động, là loại tài sản tồn tại và sử dụng trong thời gian ngắn hạn.
+ Tài sản dài hạn: là tài sản được hình thành và tồn tại trên 1 năm.
5. Quản lý Khách hàng
Đối với các doanh nghiệp, khách hàng là mục tiêu quan trọng nhất – là nơi cập nhật nhiều chính sách, phương án bán hàng để luôn giữ chân được khách hàng cũ và tăng lượng khách hàng mới thêm. Trong phân hệ này, Quản lý Khách hàng của ERP Châu Á cũng gồm các mục cơ bản như:
+ Danh sách khách hàng: là những thông tin khách hàng đã và đang hợp tác làm việc với Công ty; cũng như một số khách hàng đã từng có nhu cầu nhưng chưa hợp tác.
+ Chương trình KM: là các chính sách bán hàng mà Quản lý Kinh doanh xây dựng để chạy theo từng đợt và được Lãnh đạo Công ty duyệt.
+ Kế hoạch CSKH: là mục dành cho các Sales thực hiện lên kế hoạch chi tiết của từng Khách hàng mình đang thụ lý, đang làm việc.
+ Kế hoạch nguồn thu: là nơi quản lý cập nhật doanh thu đã ký và kế hoạch doanh thu trong thời gian tới của Phòng Kinh doanh.
6. Kế hoạch tài chính
7. Báo cáo thống kê
a.Tổ chức và xử lý dữ liệu: Hệ thống ERP cho phép tổ chức và xử lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo thống kê sử dụng dữ liệu này để tạo ra các báo cáo tổng hợp.
b. Đa dạng hóa báo cáo: Hệ thống ERP cung cấp nhiều mẫu báo cáo khác nhau để phục vụ các yêu cầu thông tin khác nhau của doanh nghiệp. Báo cáo thống kê có thể bao gồm các chỉ số tài chính, thông tin về kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý dự án, và nhiều khía cạnh khác của AIG.
c. Tự động hóa quá trình tạo báo cáo: Hệ thống ERP cho phép tạo báo cáo thống kê tự động thông qua việc lập lịch và tự động cập nhật dữ liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tạo báo cáo thủ công.
d. Truy cập đa cấp: Hệ thống ERP cung cấp tính năng truy cập đa cấp, nghĩa là người dùng có thể được cấp quyền truy cập vào các báo cáo thống kê dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem và sửa đổi các báo cáo quan trọng.
Lợi ích của báo cáo thống kê trên hệ thống ERP: Quản lý hiệu quả: Báo cáo thống kê giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các chỉ số quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, và hoạt động sản xuất. Thông qua việc phân tích và đánh giá các báo cáo này, doanh nghiệp có thể đưa ra quy định cụ thể để nhân viên có thể làm theo đúng quy tắc
8. Quản lý xe
+Quản lí thông tin chi tiết về xe: Hệ thống ERP cho phép ghi nhận và quản lí thông tin chi tiết về các xe trong công ty, bao gồm số lượng, trạng thái, tình trạng bảo trì, thông tin về lái xe, giấy tờ pháp lý và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình trạng và sử dụng hiệu quả của xe oto.
+Quản lí lịch trình và vận chuyển: Hệ thống ERP giúp quản lí lịch trình vận chuyển và phân bổ công việc cho các xe. Bằng cách sử dụng dữ liệu về tình trạng giao thông, khoảng cách và tài nguyên hiện có, hệ thống có thể tối ưu hóa lịch trình và đảm bảo sự hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa và nhân lực.
+Quản lí nhiên liệu và chi phí vận hành: Hệ thống ERP cung cấp tính năng quản lí tiêu thụ nhiên liệu và theo dõi chi phí vận hành của từng xe. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng nhiên liệu và giảm thiểu chi phí vận hành không cần thiết.
+Bảo trì và sửa chữa xe: Hệ thống ERP cho phép ghi nhận và quản lí thông tin về việc bảo trì và sửa chữa các xe. Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, quản lí các công việc bảo trì.
7. Quản lý kế toán
Phần mềm ERP có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu cho nên mọi số liệu và thông tin của module kế toán trong ERP sẽ được cập nhật ngay lập tức khi có sự thay đổi từ những module khác (sản xuất, bán hàng, quản lý kho,…) Điều này đảm bảo dữ liệu luôn đầy đủ, chính xác, luồng thông tin giữa các phòng ban giúp quản lí dữ liệu hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống ERP Châu Á cũng được sử dụng để thực hiện hoạch toán chi phí, phân bổ nguồn lực; Và một số doanh thu, công nợ từ Quản lý Kinh doanh sẽ được kết chuyển qua phần Quản lý Kế toán – giúp cho số liệu được chính xác, dữ liệu thông suốt với nhau.
Từ khi sử dụng ERP, đã giảm đáng kể thời gian và giấy tờ; vì tất cả các chi phí do các phòng ban đề xuất đều được kết chuyển tự động qua phần chi phí của kế toán – giúp kế toán quản lý được rõ ràng, số liệu chính xác; không còn phải tốn thời gian in ấn các đề nghị chi, đề nghị thu… mà nay đã được kết chuyển tự động. Quản lý kế toán gồm có các hạng mục sau:
+ Quản lý hóa đơn
+ Quản lý chi phí
+ Kế hoạch tài chính
+ Báo cáo thống kê
8. Quản lý Nhân sự
Quản lý Nhân sự là phần rất quan trọng của doanh nghiệp; khác với các loại hình quản trị – quản trị con người cần đòi hỏi nhiều yếu tố, nhiều phương pháp khác nhau – nhưng chung quy lại là cần phải có 1 quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng gồm các quy định, nội dung để thực hiện hóa lên ERP đúng chuẩn và dễ áp dụng nhất.
Hiện nay ERP Châu Á được tích hợp nhiều hạng mục từ nội dung đơn giản, đến phức tạp của mảng nhân sự; cụ thể:
+ Tích hợp được camera và phần bảng chấm công, tăng ca, công tác
+ Tính lương hàng tháng
+ Đánh giá được KPI của các nhân viên tại Công ty
Ngoài các hạng mục trên, ERP Châu Á cũng góp phần giảm thiểu thời gian dành cho việc chấm công, số liệu được lưu trữ cụ thể, rõ ràng – Nó giúp cho các được lưu trữ và thống kê số liệu nhanh chóng kịp thời phân tích và đánh giá để xây dựng kế hoạch quản trị nhân sự tốt hơn.
Mục này nhằm giúp nhân sự quản lý hồ sơ hiệu quả, giảm thiểu được thời gian chấm công, tính lương cho nhân viên văn phòng và phân xưởng ngoài ra mục nhân sự còn có chức năng đánh giá nhân sự nhằm đánh giá xét loại năng lực từng thành viên trong AIG để cấp trên dễ dàng theo dõi và từ đó có cái nhìn rõ hơn về nhân viên tại AIG
9. Quản lý hồ sơ
+ Quản lý thông tin : Tính năng quản lý hồ sơ trong ERP cho phép tổ chức tập trung thông tin quan trọng trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải tìm kiếm thông tin trong nhiều nguồn khác nhau, người dùng có thể dễ dàng truy cập vào hồ sơ từ bất kỳ đâu, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng.
+ Đồng bộ hóa thông tin: Tính năng này cho phép đồng bộ hóa thông tin giữa các phòng ban và quy trình làm việc khác nhau. Khi một thông tin trong hồ sơ được cập nhật, nó sẽ tự động cập nhật trong toàn bộ hệ thống ERP. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin, tránh sự mâu thuẫn hoặc thông tin lỗi thời.
+ Quản lý quy trình làm việc: Tính năng quản lý hồ sơ trong ERP cho phép tổ chức xây dựng và quản lý quy trình làm việc theo cách tùy chỉnh. Người dùng có thể định nghĩa các bước, luồng công việc, và quyền truy cập tương ứng cho từng hồ sơ. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tăng tính đồng nhất và đảm bảo tính tuân thủ quy trình trong tổ chức.
+ Bảo mật và quản lý truy cập: Tính năng quản lý hồ sơ trong ERP cung cấp khả năng quản lý quyền truy cập cho từng hồ sơ. Người dùng chỉ có thể truy cập vào thông tin phù hợp với vai trò và quyền hạn của họ. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo tính bảo mật của hệ thống.
+ Tăng hiệu suất và năng suất: Bằng cách giảm bớt công việc thủ công và tự động hóa các quy trình, tính năng quản lý hồ sơ trong ERP giúp tăng hiệu suất và năng suất làm việc
10. Quản lý sản xuất
Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp giải quyết hầu hết các vấn đề liên quan đến quản lý và giám sát quá trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp. Chính vì vậy, phần mềm ERP quản lý sản xuất đang đóng vai trò rất quan trọng trong các doanh nghiệp, đóng góp phần lớn vào quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Trong đó, ERP Châu Á đã xây dựng Quản lý sản xuất với các hạng mục quản lý sau:
+ Lập lịch triển khai: là hạng mục công việc mà các Lãnh đạo, Sales thực hiện nội dung đề xuất để tiến hành triển khai đơn hàng cho Phân xưởng thực hiện theo đúng quy định, quy trình.
+ Lịch triển khai: Là phần mà Phân xưởng sản xuất cần tiếp nhận và lên kế hoạch chi tiết cần thực hiện gồm: nhân công, vật tư, chi phí phát sinh khác. Ngoài ra trong này cũng có phần nhận xét đánh giá của công trình để từ đó giúp cho các bộ phận nắm bắt những thiếu sót còn tồn đọng từ đó qua công trình, công việc khác sẽ rút được kinh nghiệm và điều này sẽ giúp cho Công ty sàn lọc đánh giá được chất lượng công trình trước khi chuyển đến Khách hàng – giúp việc nâng cao chất lượng và dịch vụ hơn nữa.
11. Quản lý sản phẩm
+ Quản lý thông tin sản phẩm: Hệ thống ERP cho phép lưu trữ, cập nhật và quản lý thông tin chi tiết về sản phẩm như mô tả, mã sản phẩm, giá cả, thông số kỹ thuật và các thông tin khác. Điều này giúp tăng cường sự chính xác và sự nhất quán của dữ liệu sản phẩm trong toàn bộ hệ thống.
+ Quản lý vòng đời sản phẩm: Hệ thống ERP giúp theo dõi vòng đời của sản phẩm từ giai đoạn phát triển, sản xuất, phân phối đến giai đoạn bảo hành và hậu mãi. Việc quản lý vòng đời sản phẩm giúp cải thiện khả năng lập kế hoạch, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối.
+ Quản lý kho và tồn kho: Hệ thống ERP cung cấp chức năng quản lý kho mạnh mẽ, giúp theo dõi và kiểm soát số lượng sản phẩm trong kho, ghi nhận các giao dịch nhập và xuất kho, và cập nhật tồn kho tự động. Điều này giúp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu thất thoát và thiếu hàng, và đáp ứng nhanh chóng với nhu cầu của khách hàng.
+ Quản lý mua hàng: Hệ thống ERP kết hợp chức năng quản lý mua hàng, cho phép tổ chức quản lý quá trình đặt hàng, kiểm tra tính sẵn có của sản phẩm, theo dõi quá trình vận chuyển và xác nhận thanh toán. Việc quản lý mua hàng hiệu quả giúp cải thiện quy trình tài chính, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để thực hiện các giao dịch mua hàng.
+ Quản lý thông tin khách hàng: Hệ thống ERP tích hợp quản lý thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử mua hàng, thông tin liên lạc và yêu cầu đặc biệt. Điều này giúp tăng cường quan hệ khách hàng, cung cấp dịch vụ tốt hơn và nắm bắt
12. Quản lý bán hàng
Mục quản lý bán hàng trên hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý bán hàng và tạo lợi ích cho doanh nghiệp. Một số tính năng và lợi ích quan trọng của mục quản lý bán hàng trên hệ thống ERP:
Quản lý đơn hàng: Mục quản lý bán hàng trên hệ thống ERP cho phép quản lý đơn hàng. Điều này giúp tạo ra một quy trình mua bán hiệu quả và giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng.
Theo dõi kho hàng: Tính năng này cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho và lưu trữ thông tin chi tiết về các sản phẩm trong kho. Nó giúp quản lý cung cấp hàng hóa một cách chính xác, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu suất kinh doanh.
Quản lý giá cả và chiết khấu: Mục quản lý bán hàng trên hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp quản lý giá cả của sản phẩm và áp dụng các chiết khấu theo từng đối tượng khách hàng. Điều này giúp tạo ra chiến lược giá cả linh hoạt và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Quản lý thông tin khách hàng: Hệ thống ERP cho phép lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử mua hàng, dữ liệu liên hệ và thông tin cá nhân. Điều này giúp tăng khả năng phục vụ khách hàng, cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
13. Quản lý chung
+ Tính năng quản lý tài chính: Mục quản lý chung trong ERP cho phép theo dõi và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bạn có thể tạo và quản lý các báo cáo tài chính, lập kế hoạch ngân sách, quản lý vốn, theo dõi tiền mặt và quản lý các giao dịch tài chính khác.
+ Quản lý nguồn nhân lực: Mục quản lý chung trong ERP cung cấp tính năng quản lý nguồn nhân lực, bao gồm thông tin về nhân viên, quản lý lương thưởng, theo dõi thời gian làm việc, và quản lý quy trình tuyển dụng. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
+ Quản lý quá trình kinh doanh: Mục quản lý chung trong ERP cho phép tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn có thể tạo và quản lý các quy trình làm việc, tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và tăng cường khả năng tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
+ Quản lý chuỗi cung ứng: Mục quản lý chung trong ERP cung cấp tính năng quản lý chuỗi cung ứng, cho phép bạn theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình từ nguồn cung cấp đến khách hàng. Bạn có thể theo dõi lưu trữ hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, đặt hàng, vận chuyển và dịch vụ hậu mãi.
+ Tính năng báo cáo và phân tích: Mục quản lý chung trong ERP cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Bạn có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh thông minh. Điều này giúp cải thiện việc đánh giá hiệu quả
14. Quản trị hệ thống
+ Quản lý người dùng: Mô-đun quản trị hệ thống cho phép quản lý tài khoản người dùng, quyền truy cập và phân quyền. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người dùng có quyền được phép có thể truy cập và thực hiện các chức năng nhất định trên hệ thống ERP. Việc quản lý người dùng hiệu quả giúp bảo mật thông tin và ngăn chặn truy cập trái phép.
+ Quản lý bảo trì: Mục quản trị hệ thống cung cấp các công cụ để quản lý và điều phối các hoạt động bảo trì của hệ thống ERP. Điều này bao gồm cập nhật phiên bản phần mềm, cài đặt bản vá bảo mật, quản lý sao lưu và khôi phục dữ liệu, và giám sát hiệu suất hệ thống. Quản lý bảo trì giúp đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động ổn định và được cập nhật với các phiên bản mới nhất.
+ Quản lý tài nguyên hệ thống: Mô-đun quản trị hệ thống cho phép quản lý tài nguyên hệ thống như bộ nhớ, băng thông mạng và dung lượng đĩa. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất hệ thống và đảm bảo rằng các tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả. Quản lý tài nguyên hệ thống giúp tránh quá tải và đảm bảo rằng hệ thống có thể đáp ứng đủ nhu cầu của người dùng.
+ Giám sát và đánh giá hiệu suất: Mục quản trị hệ thống cung cấp các công cụ để giám sát và đánh giá hiệu suất của hệ thống ERP. Điều này bao gồm giám sát tài nguyên hệ thống, theo dõi thời gian đáp ứng, xử lý giao dịch và các chỉ số hi
15. Duyệt lịch triển khai
+ Quản lý quy trình triển khai: Mục duyệt lịch triển khai cho phép xác định và quản lý các bước và công việc liên quan đến triển khai hệ thống ERP. Người dùng có thể tạo ra một lịch trình chi tiết với các bước cụ thể và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm triển khai. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình triển khai được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.
+ Xác nhận và phê duyệt: Tính năng duyệt lịch triển khai cho phép các bước và công việc trong quá trình triển khai được xác nhận và phê duyệt trước khi tiến hành. Các quản lý có thể xem xét và kiểm tra lịch trình triển khai, đảm bảo tính khả thi và phù hợp với yêu cầu của tổ chức. Điều này giúp ngăn chặn các sai sót và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai.
+ Theo dõi tiến độ: Mục duyệt lịch triển khai cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ triển khai hệ thống ERP. Người dùng có thể theo dõi các công việc đã hoàn thành, công việc đang tiến hành và công việc còn lại. Điều này giúp các quản lý và nhóm triển khai có thể giám sát tiến trình và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tiến độ được duy trì.
+ Tăng tính minh bạch và truy cập thông tin: Với tính năng duyệt lịch triển khai, thông tin về quá trình triển khai có sẵn cho tất cả các bên liên quan. Các quản lý và thành viên nhóm có thể xem lịch trình, tiến độ và tài liệu liên quan. Điều này tạo ra tính minh bạch trong quá trình triển khai và giúp mọi người có được thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả.
15. Quản lý Công việc
Đây là một trong những chức năng khá quan trọng trong quá trình làm việc. Là nơi để mọi người tiếp nhận và báo cáo công việc hằng ngày của mọi người để quản lý và Ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi và nắm bắt hơn.
Chức năng Quản lý Công việc trên ERP Châu Á gồm có:
+ Giao việc: đây là phần dành cho Lãnh đạo, quản lý giao việc cho nhân viên thực hiện. Phần giao việc được tích hợp bình luận cho từng hạng mục được giao, giúp cho việc hỗ trợ công việc, kiểm soát và giám sát công việc được hiệu quả hơn hết.
Lưu ý: Mỗi nhân viên có trách nhiệm vào kiểm tra công việc liên quan đến cá nhân , mỗi ngày phải lọc công việc được giao và có nghĩa vụ bấm vào giao diện có chữ tiếp nhận, xử lý công việc , khi tiếp nhận vào comment phản hồi tiến độ, thời gian hoàn thành.
+ Đánh giá công việc: đây là phần mà các nhân viên, quản lý, lãnh đạo có trách nhiệm báo cáo vào mỗi ngày làm việc. Việc báo cáo sẽ được thống kê và đánh giá định kỳ từng tháng, từng Quý giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ và biết được chuyên môn mình đang thực hiện, biết được những vấn đề còn tồn đọng, còn sai sót để qua đó tự rèn luyện bản thân và khắc phục tốt hơn.
+ Kế hoạch cá nhân: là mục dành cho mọi nhân sự của công ty; đây là mục mà nhân viên thực hiện xây dựng kế hoạch của bản thân. Từ đó làm cơ sở để phấn đấu tốt hơn trong công việc đang theo đuổi. Kế hoạch công việc cũng giúp cho các lãnh đạo nắm bắt được mong muốn, nguyện vọng và công việc mà nhân viên đang gặp khó khăn, thử thách.
Những lợi ích mà ERP Châu Á mang lại
Quản trị thông tin hiệu quả, tăng doanh thu và lợi nhuận
- Hệ thống cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tránh được những rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh (cảnh báo “sự thiếu hoặc dư thừa tiền tồn quỹ, công nợ đến hạn, hàng hóa quá hạn lưu kho…).
- Hỗ trợ công tác bán hàng với việc liên kết các hệ thống bán hàng phân tán bằng kết nối Online, tra cứu dữ liệu nhanh chóng, tránh bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và tăng doanh thu.
Quản trị toàn diện trên cùng một hệ thống (Áp dụng cho mô hình tập đoàn, tổng công ty)
- Phần mềm BRAVO cho phép quản trị mô hình tổng công ty, tập đoàn với nhiều các đơn vị công ty con, các chi nhánh… theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm.
- Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động nên rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các phân hệ, tính năng mới theo sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trên hệ thống phần mềm đã xây dựng khi cần thiết.
Giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, tối đa hóa năng suất của người lao động nhờ tính liên kết giữa các phòng ban và chuẩn hóa quy trình xử lý công việc theo luồng (workflow) thông qua việc sử dụng phần mềm.
- Giảm bớt nhân sự tham gia quá trình quản lý và thực thi sẽ tiết kiệm chi phí quản lý.
- Phần mềm quản trị tất cả trong một với khả năng tích hợp nhiều hệ thống quản lý (Quản trị “mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính – kế toán…”) trên một phần mềm cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm.
Kết luận
Từ khi đưa vào sử dụng hệ thống ERP đến nay, đã giúp cho Asia thật sự đạt được nhiều hiệu quả hơn cụ thể:
+ Giảm thiểu về chứng từ, giấy tờ không cần thiết.
+ Lưu trữ và kiểm soát dữ liệu chứng từ lâu dài hơn
+ Tiết giảm về thời gian, quy trình làm việc.
+ Nâng cao và đánh giá công bằng trong mọi công việc.
+ Xây dựng được nền tảng dữ liệu, dễ dàng phân tích đánh giá và xây dựng kế hoạch đúng thực tế hơn.
Nguồn: Linh Huỳnh – Tổng hợp