THUÊ KHOÁN TRONG TÌNH HUỐNG TRỄ TIẾN ĐỘ
Từ bài toán nguồn lực đến quyết định chi phí tại HSEVN
Trong thực tế vận hành dự án, trễ tiến độ hiếm khi bắt đầu từ quy trình, mà thường xuất hiện tại thời điểm thiếu hụt nguồn lực nhưng quyết định xử lý bị chậm.
Khi tiến độ đã căng, thời gian không còn dư địa, nhưng vẫn chờ đủ người, đủ điều kiện nội bộ, thì trễ tiến độ gần như là hệ quả tất yếu.
Vấn đề cốt lõi không nằm ở việc “có SOP hay không”, mà nằm ở câu hỏi:
👉 Khi tiến độ có nguy cơ trễ, chúng ta xử lý nguồn lực như thế nào – và với chi phí bao nhiêu?
Trễ tiến độ luôn kéo theo bài toán chi phí
Trong các tình huống trễ tiến độ, quyết định quan trọng nhất không còn là có làm hay không, mà là:
- Có bổ sung nguồn lực ngay hay tiếp tục chờ?
- Nếu bổ sung, chọn khoán nội bộ hay thuê ngoài?
- Chi phí tăng thêm bao nhiêu là chấp nhận được để đổi lấy tiến độ?
Thực tế cho thấy, phản ứng chậm với bài toán chi phí chính là nguyên nhân khiến nhiều dự án:
- Trễ dây chuyền
- Phát sinh chi phí lớn hơn dự kiến
- Mất quyền chủ động trong điều phối
Vì vậy, tại HSEVN, thuê khoán được nhìn nhận không phải là lựa chọn cuối cùng, mà là một phương án xử lý cần được kích hoạt sớm khi xuất hiện rủi ro về nguồn lực.
Hai lựa chọn trong tình huống trễ tiến độ: Khoán nội bộ hay thuê ngoài
1️⃣ Khoán cho nguồn lực nội bộ
Áp dụng khi:
- Nhân sự nội bộ có thể tăng ca, nhận khoán theo hạng mục
- Cần giữ kiểm soát chất lượng và quy trình
- Thời gian gấp nhưng vẫn trong khả năng xoay chuyển nội bộ
2️⃣ Thuê ngoài từ đội/đơn vị bên ngoài
Áp dụng khi:
- Nội bộ không đủ người hoặc không kịp huy động
- Khối lượng lớn, thời gian gấp
- Cần đảm bảo tiến độ tổng thể của dự án
Mỗi lựa chọn đều liên quan trực tiếp đến bài toán chi phí, do đó không thể quyết định theo cảm tính.
Nguyên tắc tính chi phí thuê khoán & thuê ngoài
Để tránh việc “thuê cho kịp tiến độ nhưng thua lỗ”, HSEVN áp dụng nguyên tắc tính giá rõ ràng, thống nhất, dựa trên giá nhân công hiện có làm mốc tham chiếu.
🔹 Định mức chi phí được xác định như sau:
Khoán nội bộ:
👉 Giá khoán = Giá nhân công hiện có + 15–20%
(bù đắp tăng cường độ làm việc, thời gian gấp, trách nhiệm)Thuê ngoài:
👉 Giá thuê = Giá nhân công hiện có + 20–30%
(bao gồm rủi ro hiện trường, tính gấp, chi phí quản lý & điều phối)
Việc xác định biên độ % giúp:
- Có cơ sở so sánh giữa các phương án
- Tránh quyết định vội vàng khi tiến độ căng
- Dễ phê duyệt, dễ kiểm soát, dễ truy vết
SOP – khung vận hành bắt buộc khi tiến độ có nguy cơ trễ
Để các quyết định thuê khoán không phụ thuộc vào cá nhân, HSEVN chuẩn hóa bằng SOP điều phối tiến độ cho các công việc Ưu tiên 1.
SOP được kích hoạt khi:
- Tiến độ < 100%
- Số ngày còn lại ≤ 0
Nguyên tắc cốt lõi:
Có nguy cơ trễ tiến độ → bắt buộc phải có phương án xử lý nguồn lực.
Trong đó:
- Khoán nội bộ
- Hoặc thuê ngoài
đều phải được nêu rõ nội dung, chi phí, thời gian và người chịu trách nhiệm.
SOP không nhằm làm khó, mà nhằm đảm bảo mọi quyết định thuê đều có cơ sở và gắn trách nhiệm cụ thể.
ERP – công cụ ép thực thi, không cho “né” quyết định
Để SOP không chỉ nằm trên giấy, HSEVN tích hợp trực tiếp vào hệ thống ERP.
Nguyên tắc kiểm soát:
- Task Ưu tiên 1 bị trễ
- Chưa có phương án xử lý nguồn lực
→ Không cho phép đóng task
ERP sẽ:
- Cảnh báo rõ khi task chạm ngưỡng rủi ro
- Chặn thao tác đóng task nếu chưa chọn phương án khoán/thuê
- Lưu dữ liệu phục vụ báo cáo, đánh giá và kiểm soát chi phí
👉 ERP không chỉ để nhắc nhở, mà để ép hành vi vận hành đúng định hướng.
Thuê khoán là năng lực, không phải giải pháp chữa cháy
Tại HSEVN, thuê khoán được xác định là:
- Một công cụ xử lý tình huống trễ tiến độ
- Một bài toán chi phí cần tính đúng, tính sớm
- Một năng lực vận hành gắn liền với trách nhiệm
Nguyên tắc được thiết lập rõ ràng:
- Có nguy cơ trễ → phải tính phương án
- Có thuê khoán → phải tính chi phí
- Không phương án → không đóng task
Chủ động thuê khoán đúng thời điểm, tính đúng giá thành, và kiểm soát bằng SOP – ERP chính là cách HSEVN loại bỏ rủi ro trễ tiến độ ngay từ gốc.
Dương Anh Tuấn