QUY TRÌNH TRÌNH KÝ TẠI AIG
Trình ký (hay còn gọi là ký duyệt, ký hợp đồng) là quá trình xác nhận tính chính xác và sự đồng ý của các bên liên quan đến một tài liệu, hợp đồng, hoặc giao dịch nào đó. Việc trình ký là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh và hành chính công, đặc biệt là trong việc lập hợp đồng, bản ghi chép, tài liệu pháp lý, thỏa thuận và các tài liệu khác.
Trình ký giúp đảm bảo tính chính xác, tính pháp lý, tính rõ ràng và tính ràng buộc của các tài liệu, hợp đồng. Việc trình ký được thực hiện sau khi các bên đã đọc và hiểu nội dung của tài liệu và đồng ý với các điều khoản và điều kiện được ghi trong đó. Khi tài liệu đã được trình ký, các bên có thể yên tâm rằng sẽ không có sự thay đổi, chỉnh sửa hoặc tranh chấp về tính chính xác và tính pháp lý của tài liệu đó.
Trình ký cũng giúp tăng tính minh bạch và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Nếu có tranh chấp xảy ra sau này, tài liệu đã được trình ký sẽ được sử dụng như là bằng chứng để giải quyết tranh chấp đó. Vì vậy, trình ký là một phần quan trọng của quá trình kinh doanh và hành chính công, giúp đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý của các tài liệu và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
Do đó mà công ty AIG đã đưa ra quy trình trình ký dành cho các bộ phận tại công ty cụ thể như sau:
- Bước 1: Xác định các bộ phận tham mưu và phòng ban cần ký. Để bắt đầu quy trình ký, bạn cần xác định các bộ phận tham mưu và phòng ban cần ký tài liệu của bạn. Điều này giúp bạn biết ai là những người cần tham gia trong quy trình ký.
- Bước 2: Chuẩn bị tài liệu cần ký Sau khi xác định được các bộ phận cần ký, bạn cần chuẩn bị tài liệu cần ký và đảm bảo rằng nó đã được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.
- Bước 3: Chờ đợi phản hồi từ các phòng ban và bộ phận tham mưu Bạn cần chờ đợi các phòng ban và bộ phận tham mưu xem xét tài liệu và cung cấp cho bạn phản hồi về tài liệu đó. Bạn có thể thiết lập các thời hạn cho các bộ phận này để đảm bảo rằng quy trình ký diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Bước 4: Kết hợp các phản hồi Sau khi nhận được các phản hồi từ các phòng ban và bộ phận tham mưu, bạn cần kết hợp tất cả các phản hồi này vào tài liệu và đảm bảo rằng tài liệu đã được hoàn thành.
- Bước 5: Trình ký cho tổng giám đốc Cuối cùng, sau khi tài liệu đã được ký từ các phòng ban và bộ phận tham mưu, bạn có thể trình ký cho tổng giám đốc. Trong quy trình này, bạn cần chú ý đến các quy định và quy trình liên quan đến việc ký tài liệu để đảm bảo rằng tài liệu được ký đúng cách.( chẳng hạn như đọc hiểu và nắm bắt được nội dung trong hồ sơ đang được trình kí, để trả lời và giải thích được nội dung mà ban Giám Đốc thắc mắc)
Việc xác định các bộ phận cần thông qua trong quá trình ký phụ thuộc vào loại văn bản hoặc hợp đồng cụ thể. Tuy nhiên, đây là một số bộ phận thường cần thông qua trước khi trình ký lên tổng giám đốc cho các loại văn bản và hợp đồng thông thường:
Phòng Nhân sự: Nếu văn bản liên quan đến việc tuyển dụng, hợp đồng lao động, kế hoạch đào tạo hay cơ chế chính sách nhân sự.
Phòng Tài chính – Kế toán: Nếu văn bản liên quan đến vấn đề tài chính, các văn bản do thuế gửi, các hóa đơn GTGT, chứng từ ngân hàng…
Phòng Kinh doanh: Nếu văn bản liên quan đến bán hàng, quảng cáo, khách hàng, hoặc bất kỳ loại hợp đồng mặt bằng, hợp đồng chuyển nhượng. Công văn của Sở Văn hóa các tỉnh và các văn bản nào liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Phòng Kỹ thuật: Nếu văn bản liên quan đến thiết kế, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ.
BP. Mua hàng: Các hợp đồng, giấy tờ liên quan đến vật tư, nhân công thuê ngoài, công nợ phải trả cho nhà cung cấp… và các văn bản nhà nước về Bảo hiểm xã hội…
Ngoài ra, cũng có một số văn bản công văn do UBND các tỉnh, thành phố gửi đến hay các thư mời, thư ngỏ và các loại văn bản, giấy tờ khác không thuộc các bộ phận này thì Lễ Tân Công ty có trách nhiệm trình cho Trợ lý Tổng giám đốc hoặc BP. Nhân sự để xem xét chuyển cho các phòng ban đang thực hiện hoặc báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc.
Việc thực hiện đúng quy trình trình ký sẽ đảm bảo tính hợp pháp và uy tín của tài liệu được ký, vì vậy mà ban lãnh đạo yêu cầu các nhân viên tại AIG có liên quan đến văn bản trình ký sẽ thực hiện đúng quy trình các bước trình ký như trên, để không bị ảnh hưởng đến thời gian làm việc của bộ phận liên quan.