QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỪ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG ĐẾN BÁO CÁO THUẾ TẠI AIG
Mục tiêu quy trình
Quy trình thực hiện từ quản lý đơn hàng đến báo cáo thuế AIG sẽ giúp cho Quản trị doanh nghiệp kiểm soát được rủi ro, cũng như tạo ra 1 quy trình khép kin, minh bạch trong hoạt động thu chi của doanh nghiệp. Cuối cùng, dữ liệu đầu ra từ quy trình sẽ phục vụ hiệu quả cho công tác lập báo cáo tài chính – thuế, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chính xác và kịp thời.
- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Ghi nhận đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến đơn hàng, doanh thu và chi phí, làm cơ sở cho việc lập hóa đơn, hạch toán và kê khai thuế.
- Tối ưu hóa hiệu suất vận hành: Chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các bộ phận liên quan.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo toàn bộ quy trình kế toán – thuế thực hiện đúng quy định hiện hành, hạn chế rủi ro pháp lý và các sai phạm về thuế.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ: Thiết lập cơ chế kiểm tra và giám sát chặt chẽ trong từng bước của quy trình, giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót hoặc gian lận.
- Nâng cao chất lượng dữ liệu báo cáo: Đảm bảo đầu ra dữ liệu chính xác, minh bạch và có thể truy xuất, phục vụ hiệu quả cho công tác lập báo cáo tài chính – thuế và hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời, chính xác.
Các bước thực hiện quy trình
Để giúp doanh nghiệp kiện toàn lại bộ máy thực hiện cũng như minh bạch trong khâu khai báo quyết toán số liệu; AIG đã tích hợp và xây dựng các bước làm việc chuẩn hóa trên nền tảng quản trị doanh nghiệp – Hệ thống ERP; do vậy hãy cùng AIG tìm hiểu về các bước thực hiện quy trình; cụ thể:
Bước 1: Quản lý đơn hàng – Chốt hợp đồng với khách hàng
- Thu thập thông tin hợp đồng: Thu thập đầy đủ thông tin từ khách hàng khi hợp đồng được ký kết, bao gồm chi tiết sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện và điều kiện thanh toán, v.v.
- Nhập thông tin vào hệ thống: Nhập tất cả dữ liệu hợp đồng vào hệ thống quản lý đơn hàng. Đồng thời xác định giá mua vào và giá bán ra, đảm bảo đạt tỉ lệ lợi nhuận mong muốn và duy trì giá cả cạnh tranh.
- Liên tục cập nhập các trường và các trang thông tin để dữ liệu xuyên suốt và tránh tình trạng sai sót đảm bảo quá trình thực hiện minh bạch.
- Theo dõi tiến độ thực hiện: Cập nhật trạng thái đơn hàng và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. Các bước chính bao gồm lập báo giá (hoàn thành các bước chốt sale để báo giá được duyệt), lập hợp đồng, triển khai và hoàn thành công trình (nghiệm thu, thanh lý hợp đồng), cũng như quản lý hóa đơn, công nợ và thanh toán. Lưu ý: Có thể sử dụng ứng dụng bán hàng (App Sale) để tự động hóa các bước chốt sale. Hệ thống sẽ hiển thị nút phê duyệt báo giá khi mọi bước đã hoàn tất, hoặc thông báo bước còn thiếu nếu chưa đủ điều kiện duyệt.
Bước 2: Duyệt quyết toán công trình
- Thu thập hồ sơ: Thu thập và kiểm tra các tài liệu liên quan đến công trình, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và báo cáo hoàn thành công trình.
- Đối chiếu chi phí: Kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đã phát sinh (như chi phí nhân công, vật liệu, v.v.) so với các điều khoản trong hợp đồng ban đầu.
- Phê duyệt quyết toán: Lập báo cáo quyết toán công trình và trình lên cấp quản lý hoặc bộ phận tài chính để phê duyệt. Đảm bảo báo cáo nêu rõ tất cả chi phí và doanh thu liên quan của công trình.
- Hoàn tất & lưu trữ: Sau khi quyết toán được phê duyệt, tiến hành lưu trữ toàn bộ hồ sơ quyết toán. Tiếp theo, chuyển sang bước phân bổ thuế cho các khoản chi phí và doanh thu của công trình.
Bước 3: Phân bổ thuế
- Xác định chi phí chịu thuế: Xác định các khoản chi phí của công trình chịu thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Ví dụ: chi phí vật liệu, dịch vụ thuê ngoài có thể chịu thuế GTGT; lợi nhuận từ công trình sẽ chịu thuế TNDN.
- Tính toán thuế phải nộp: Tính toán số thuế GTGT (thường khoảng 8% hoặc 10% tùy thời điểm) và thuế TNDN (hiện tại 20%) dựa trên các khoản chi phí và doanh thu đã xác định. Đảm bảo áp dụng đúng mức thuế suất theo quy định pháp luật
- Ghi nhận vào sổ sách: Ghi nhận các khoản thuế phải nộp này vào sổ sách kế toán hoặc bảng tính theo dõi của doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo các khoản thuế được phản ánh đúng trong báo cáo tài chính (ví dụ: ghi vào mục thuế GTGT đầu ra/đầu vào, thuế TNDN phải nộp).
- Chuẩn bị báo cáo thuế: Chuẩn bị các báo cáo thuế liên quan (tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN) để nộp cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn và thủ tục quy định.
Bước 4: Định mức chi phí VAT và TNDN
- Phân loại chi phí: Phân loại các khoản chi phí của công trình theo từng hạng mục (ví dụ: chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí quản lý…). Việc phân loại rõ ràng giúp xác định mức thuế áp cho mỗi loại chi phí dễ dàng hơn.
- Áp dụng định mức thuế: Áp dụng tỷ lệ thuế GTGT và thuế TNDN tương ứng cho từng hạng mục chi phí theo quy định. Mục tiêu là tính ra số thuế dự kiến cho mỗi loại chi phí dựa trên định mức hoặc tỷ lệ cố định mà doanh nghiệp đã thiết lập phù hợp với luật thuế.
- Tổng hợp vào báo cáo: Tổng hợp tất cả các khoản thuế dự kiến này vào báo cáo tài chính nội bộ hoặc biểu mẫu định mức chi phí của doanh nghiệp. Báo cáo này sẽ cho thấy tổng số thuế GTGT và TNDN phải nộp cho công trình, dựa trên định mức đã áp dụng.
- Đối chiếu với ngân sách: Đối chiếu tổng chi phí thuế vừa tính với ngân sách hoặc dự toán ban đầu của công trình để đảm bảo chi phí thuế không vượt quá định mức cho phép. Nếu có chênh lệch lớn, cần xem xét điều chỉnh chi phí hoặc thương thảo lại hợp đồng cho phù hợp.
Bước 5: Quản lý doanh thu, chi phí và tồn quỹ
- Ghi nhận doanh thu và chi phí: Ghi nhận đầy đủ tất cả doanh thu từ hợp đồng (các khoản thanh toán nhận được từ khách hàng) và chi phí đã chi trả cho công trình (như chi phí nhân công, vật liệu, thiết bị, thuế, v.v.).
- Tính toán tồn quỹ: Tính toán tồn quỹ (số dư còn lại hoặc lợi nhuận ròng) bằng cách lấy tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí. Sử dụng bảng theo dõi chi phí hoặc báo cáo kết quả kinh doanh để xác định chính xác số liệu này.
- Theo dõi dòng tiền: Thường xuyên theo dõi dòng tiền (cash flow) của dự án theo tuần hoặc tháng. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt để chi trả chi phí vận hành và không rơi vào tình trạng thâm hụt.
- Báo cáo tồn quỹ: Thực hiện báo cáo về tình hình tồn quỹ và hiệu quả tài chính của công trình cho ban lãnh đạo. Báo cáo này sẽ giúp lãnh đạo công ty nắm được lợi nhuận từ dự án và đưa ra quyết định kinh doanh hoặc đầu tư tiếp theo.
Bước 6: Phân bổ kế hoạch quản lý chi phí doanh nghiệp
- Lập kế hoạch chi phí: Xây dựng kế hoạch ngân sách chi phí cho kỳ tiếp theo (tháng, quý, hoặc năm). Kế hoạch này bao gồm các khoản như chi phí vận hành, lương nhân viên, chi phí marketing, chi phí thuê văn phòng, v.v. dựa trên mục tiêu và chiến lược của công ty.
- Phân bổ ngân sách: Phân bổ ngân sách cho từng hạng mục chi phí đã lên kế hoạch dựa trên dữ liệu lịch sử và dự báo. Điều này nghĩa là xác định mỗi bộ phận hoặc mỗi loại chi phí sẽ được chi bao nhiêu tiền trong kỳ tới, đảm bảo sự cân đối và ưu tiên phù hợp.
- Theo dõi và điều chỉnh: Theo dõi việc thực hiện chi tiêu so với kế hoạch đề ra. Định kỳ (ví dụ hàng tháng) so sánh số liệu thực tế với ngân sách. Nếu phát hiện khoản nào vượt dự toán hoặc không sử dụng hết, cần điều chỉnh kế hoạch cho các tháng/quý tiếp theo nhằm tránh vượt quá ngân sách cho phép.
- Báo cáo và đánh giá: Cuối kỳ, lập báo cáo tổng kết việc thực hiện kế hoạch chi phí và trình bày cho ban lãnh đạo. Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí dựa trên mức độ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế, từ đó rút kinh nghiệm cho kỳ lập kế hoạch tiếp theo.
Kết luận
Quy trình từ quản lý đơn hàng đến báo cáo thuế tại AIG không chỉ là chuỗi các bước nghiệp vụ tài chính – kế toán đơn thuần, mà còn là công cụ quản trị hiệu quả nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra minh bạch, tuân thủ pháp luật và tối ưu nguồn lực. Việc chuẩn hóa từng bước trong quy trình giúp nâng cao tính chính xác trong ghi nhận doanh thu – chi phí, kiểm soát tốt dòng tiền, đồng thời xây dựng nền tảng dữ liệu đáng tin cậy phục vụ cho công tác lập báo cáo thuế và ra quyết định chiến lược. Khi được triển khai đồng bộ và liên tục cải tiến, quy trình này sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao năng lực tài chính và năng suất vận hành của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong bối cảnh thị trường ngày càng khắt khe.
Nguồn: Linh Huỳnh – Tổng hợp