QUY TRÌNH THỰC HIỆN QUẢN LÝ CHI PHÍ TRÊN ERP CHÂU Á VÀ TDC
Kiểm soát và quản lý chi phí là một trong những công việc quan trọng, đòi hỏi mỗi cá nhân phải thực hiện đầy đủ và rõ ràng, minh bạch trong quá trình giải quyết. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nhiều ứng dụng đã được tích hợp giúp tiết kiệm được thời gian công sức cũng như giúp việc lưu trữ bảo mật được lâu dài hơn.
Các bước thực hiện quy trình quản lý chi phí
Quá trình quản lý chi phí trên hệ thống ERP của Công ty đã được xây dựng từ những nền tảng làm việc lâu dài cùng kinh nghiệm thực tiễn nên việc tích hợp trên ERP giúp mọi người thao tác dễ dàng và thuận lợi hơn. Hãy cùng tìm hiểu ngay quy trình quản lý chi phí nào?
Quy trình này gồm có các bước sau:
1. Lập đề xuất
2. Duyệt đề xuất (nhiều món của lập đề xuất)
3. Duyệt chi phí (nhiều món duyệt đề xuất )
4. Đề nghị chi (nhiều món đã duyệt chi)
5. Duyệt chi quỹ (nhiều món đã duyệt)
6. Đề nghị nhập quỹ (tổng số tiền các món duyệt chi) – số tiền cần nhập quỹ
7. Duyệt nhập quỹ (duyệt số tiền)
8. Nhập quản lý nguồn thu (nhập số tiền)
9. Duyệt quản lý nguồn thu (duyệt)
A. Quản lý nguồn thu
Nguồn tiền từ khách hàng thanh toán, hay mượn từ bên ngoài; để cần phải nhập vào nguồn thu để kiểm soát được nguồn tiền thu được của doanh nghiệp tại từng thời điểm. Qua đó đánh giá được dòng tiền lưu động của công ty.
Bước 1: Quản lý nguồn thu, yêu cầu khi có bất kỳ một nguồn thu nào cũng đều cần vào mục Nhập quản lý nguồn thu, để nhập số tiền, đơn vị chuyển (do Kế toán phụ trách nhập).
Bước 2: Ban Giám đốc thực hiện duyệt quản lý nguồn thu – Sau khi Kế toán nhập xong.
Bước 3: Nguồn tiền trong Quản lý nguồn thu sẽ được sử dụng và phân bổ theo kế hoạch đã được thống nhất giữa Ban Lãnh đạo và Tài chính.
B. Quản lý chi phí
Đây là bước kiểm soát quan trọng, vì hầu như mọi chi phí của doanh nghiệp đều cần phải rà soát kiểm soát để đảm bảo nguồn tiền đủ để duy trì hoạt động, các chi phí điều chỉnh với mức tối thiểu nhất và hiệu quả nhất.
Các bước thực hiện quản lý chi phí gồm:
Bước 1: Lập đề xuất
Mỗi cá nhân trong công ty đều được cấp quyền Lập đề xuất để khi phát sinh các chi phí đều có thể chủ động báo cáo, lập để bộ phận Kế toán – Tài chính nắm được số liệu và có kế hoạch chi cho phù hợp hơn.
Việc lập đề xuất cần phải thực hiện bổ sung đầy đủ chứng từ, nội dung làm việc cũng như chi phí này cần phải được duyệt từ Lãnh đạo, Trưởng bộ phận khi chốt thực hiện.
Lập đề xuất đúng là việc nội dung phải rõ ràng cụ thể, đính kèm đầy đủ thông tin và chứng từ cần phải thanh toán
Bước 2: Duyệt đề xuất
Đây là bước dành cho cấp quản lý, thực hiện kiểm tra lại nội dung đề xuất có đúng và đủ, có phù hợp với quy định của Công ty về các chi phí phải chi trả. Đối với các chi phí cố định, thì cần đính kèm chứng từ có liên quan….
Khi các nội dung đề xuất đã cụ thể và đúng theo quy định thì Lãnh đạo hay trưởng bộ phận của người lập đề xuất cần có trách nhiệm duyệt đề xuất đó.
Bước 3: Duyệt chi phí
Đây là bước dành cho phụ trách tài chính thực hiện duyệt chi phí trên các đề xuất đã được duyệt.
Khi duyệt chi phí cần rà soát và kiểm tra lại 1 lượt các nội dung: thông tin đề xuất, số tiền đề xuất – có phù hợp với định mức, thời gian cần thanh toán… Sau khi kiểm tra và rà soát nắm được chi phí đúng và đã được cập nhật đầy đủ thì tiến hành duyệt chi phí (có thể thay đổi thời gian thanh toán hay chia nhiều đợt thanh toán) – nhằm đảm bảo kế hoạch chi đã được duyệt.
Việc duyệt chi phí – đòi hỏi người duyệt cần phải có cách nhìn tổng quan, để nắm bắt được các chi phí đúng và chi phí nào chưa phù hợp cần làm việc để điều chỉnh hoặc thay đổi theo đúng thực tế phát sinh (nếu chi phí đó hợp lý).
Bước 4: Đề nghị chi
Sau khi đã được duyệt chi phí từ người Phụ trách Tài chính. Dựa theo kế hoạch chi đã được thống nhất. Kế toán có trách nhiệm vào mục Đề nghị chi – tiến hành chọn các món cần chi và tiến hành nhập phiếu chi.
Kế toán có thể chọn từ món chi hoặc có thể chọn nhiều món cho 1 lập nhập phiếu chi. Khi lập phiếu chi, cần tiến hành định khoản tài khoản, theo đúng chuyên môn để việc hoạch toán chi phí cho đúng, số liệu được chính xác.
Bước 5: Duyệt chi quỹ
Đây là bước dành cho Phụ Trách tài chính thực hiện, dựa theo kế hoạch chi đã được thống nhất. Tiến hành chọn các món cần chi để nhập phiếu nhập quỹ cho các món này. Có thể chọn 1 hoặc nhiều phiếu cùng 1 lúc.
Nguyên tắc về nhập phiếu nhập quỹ: Viết tắt từ NQ – tới ngày tháng năm – số thứ tự. Ví dụ: NQ10102023.01 (Nhập quỹ ngày 10/10/2023 số 01 – lần nhập quỹ đầu tiên trong ngày).
Bước 1: Chọn các món cần chi (có thể chọn 1 hoặc 2)
Bước 2: Tiến hành bấm vào nút nhập quỹ
Bước 3: Điền thông tin khi có cửa sổ được mở ra
+ Phiếu nhập quỹ
+ Nội dung (copy từ Đề nghị chi qua)
Bước 4: Sau khi nhập xong tiến hành lưu và bấm duyệt phiếu
Bước 6: Đề nghị nhập quỹ
Sau khi tiến hành làm xong bước 5 – Duyệt chi quỹ thì sẽ tự động nhảy sang bước đề nghị nhập quỹ.
Bước này dành cho Ban Lãnh đạo Công ty thực hiện, dựa theo số tiền của Phiếu nhập quỹ, Ban Lãnh đạo sẽ tiến hành cân nhắc và xem xét chi được bao nhiêu, có thể chi hết hoặc chi trước 1 phần; cũng như có thể chi có món này và hủy không chi món khác.
Khi đã chốt được số tiền sẽ chi thì – tiến hành chọn vào ô Lịch thanh toán – nhập số tiến chi hôm nay và bấm lưu và duyệt phiếu.
Nếu tiền được chi từ TK công ty hay từ TK Sếp đều cần đính kèm bill chuyển tiền để lưu lại các chứng từ theo quy định.
Khi đã điền đầy đủ thông tin thì tiến hành tick chọn Đã nhập quỹ và Lưu thông tin.
Bước 7: Duyệt nhập quỹ
Đây là phần dành cho Ban Lãnh đạo thực hiện sau khi Phụ trách tài chính điền đầy đủ thông tin và tiến hành duyệt nhập quỹ.
Khi đã hoàn thành xong duyệt nhập quỹ thì Kế toán sẽ thực hiện chi dựa trên các nội dung đã được duyệt chi.
C. Hoàn ứng
Hạng mục hoàn ứng chi phí được phân ra thành 02 bước:
Bước 1: Hoàn ứng dành cho người duyệt đề xuất
Bước 2: Hoàn ứng dành cho người duyệt chi phí
Khi 1 đề xuất đã được chi thì người lập đề xuất phải có trách nhiệm thực hiện hoàn ứng nhanh chóng.
Khi hoàn ứng đã được làm thì Kế toán phải có trách nhiệm kiểm tra chứng từ, hồ sơ giấy tờ có đầy đủ chưa, nếu thiếu cần yêu cầu bổ sung sớm ngay lập tức.
Công tác hoàn ứng phải được làm nhanh chóng, không được trễ vì điều đó ảnh hưởng đến việc phân tích cũng đánh giá tài chính công ty.
Các bước thực hiện quy trình quản lý hợp đồng mua vào
1. Hợp đồng mua vào
Đây là nơi cập nhật toàn các hợp đồng của các nhà cung cấp đang làm việc, hợp tác với AIG. Mỗi nhà cung cấp sẽ được cập nhật trong 1 thông tin xuyên suốt, nhằm giúp dễ tìm kiếm và tạo được sự kết nối với các dữ liệu đã từng làm việc trước đây.
Đây còn giúp cho việc lưu lại được lịch sử làm việc, lịch giao dịch lâu dài hơn. Qua đó làm cơ sở và tiền đề để có thể hợp tác theo hình thức độc quyền, nhà cung cấp chính và lớn của AIG.
Đồng thời việc cập nhật số liệu cần được đảm bảo độ chính xác cao cũng như thể hiện được đầy đủ chi tiết để gửi có cơ sở Lãnh đạo duyệt các chi phí đề xuất, thường xuyên cập nhật, update các công nợ, các chi phí đã thanh toán đầy đủ để làm dữ liệu và làm kế hoạch thanh toán công nợ cho Nhà cung cấp.
Các bước thực hiện cập nhật Hợp đồng mua vào, được mô tả theo quy trình làm trên ERP như sau:
2. Quản lý công nợ
Yêu cầu, việc theo dõi công nợ phải thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở về công tác cập nhật dữ liệu, bổ sung công nợ phải cần có xác nhận công nợ ký tá hoặc thực hiện xác nhận qua mail để làm dữ liệu thanh toán cho các kỳ tiếp theo.
Công nợ nào mà thiếu cập nhật về xác nhận công nợ nghĩa là thiếu chứng từ, khi đó Công ty có quyền không thanh toán và yêu cầu người phụ trách phải có trách nhiệm thực hiện cập nhật lại theo đúng quy trình, quy định.
D. Kết luận
Dựa trên quy trình thực hiện quản lý chi phí này đề nghị Bộ phận Kế toán, tài chính của doanh nghiệp cần phải nghiêm túc thực hiện đầy đủ các bước. Có trách nhiệm yêu cầu và đôn đốc nhân viên thực hiện đúng về công tác hoàn ứng, thiếu hồ sơ giấy tờ cần bổ sung ngay lập tức.
Nghiêm cấm việc chậm trễ hoàn ứng vì bất kỳ lý do gì.
Việc hoàn thiện phần quản trị hệ thống ERP đã giúp giảm thiểu về thời gian cũng như rút ngắn được giai đoạn làm việc, các dữ liệu được lưu trữ bảo mật hơn.
Nguồn: Linh Huỳnh