QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA VÀO EX-DOOH
Tự động – Khép kín – Hiệu quả cho mô hình mua đi bán lại
Trong thời đại mà công nghệ hóa và toàn cầu hóa trở thành hai cột trụ chiến lược, ngành quảng cáo ngoài trời (OOH/DOOH) đang đứng trước một bước ngoặt lớn. Để bắt kịp xu hướng này, hệ sinh thái gồm EX-DOOH và AdtechAsia.sg được xây dựng như một trung tâm kết nối quốc tế – không chỉ về công nghệ, mà còn về thương mại, liên minh và chuyển giao nền tảng.
Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Mua Vào Ex-Dooh bao gồm 5 bước chính:
BƯỚC 1: TIẾP NHẬN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG MUA VÀO
Ngay sau khi bộ phận kinh doanh bán được hợp đồng với khách hàng, bộ phận quản lý hợp đồng sẽ:
Tiếp nhận thông tin từ hợp đồng bán ra;
Tìm và làm việc với các nhà cung cấp (NCC) phù hợp (đơn vị sở hữu màn hình LED hoặc địa điểm phát EX-DOOH);
Thương lượng điều khoản mua vào;
Ký kết hợp đồng mua vào chính thức.
Toàn bộ thông tin hợp đồng được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống ERP để theo dõi xuyên suốt.
BƯỚC 2: THANH TOÁN HỢP ĐỒNG MUA VÀO
Tùy theo điều khoản đã thỏa thuận, AIG sẽ:
Tạm ứng trước một phần;
Hoặc thanh toán theo từng đợt hoặc toàn bộ.
Lịch thanh toán được lên kế hoạch rõ ràng, hệ thống sẽ tự động nhắc hạn và ghi nhận thanh toán để đảm bảo kiểm soát tài chính chặt chẽ và không bỏ sót bất kỳ khoản chi nào.
BƯỚC 3: TIẾP NHẬN NỘI DUNG PHÁT SÓNG TỪ KHÁCH HÀNG
Sau khi hợp đồng mua vào và bán ra đã hoàn tất, AIG sẽ:
Nhận maquette, video TVC, hình ảnh quảng cáo từ bộ phận kinh doanh phụ trách khách hàng;
Kiểm tra định dạng (video Full HD, ảnh dọc/ngang…), kích thước, thời lượng để đảm bảo tương thích với nền tảng EX-DOOH;
Tiến hành resize hoặc chỉnh sửa nếu cần thiết.
Việc kiểm duyệt nội dung được thực hiện nghiêm ngặt để đảm bảo hình ảnh thương hiệu của khách hàng được thể hiện tốt nhất.
BƯỚC 4: TRIỂN KHAI PHÁT SÓNG TRÊN HỆ THỐNG EX-DOOH
Khi nội dung đã sẵn sàng:
Hệ thống EX-DOOH sẽ lên lịch phát sóng theo vị trí, khung giờ và thời gian đã cam kết;
Gửi thông báo phát sóng đến nhà cung cấp thông qua nền tảng ERP (tự động gửi email và cảnh báo qua tài khoản hệ thống);
Quản lý toàn bộ quá trình phát sóng trong thời gian thực.
Hệ thống giúp đảm bảo nội dung quảng cáo phát đúng vị trí, đúng thời điểm, đúng tiêu chuẩn
BƯỚC 5: NGHIỆM THU, THANH LÝ VÀ GIA HẠN HỢP ĐỒNG
Trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực:
Bộ phận giám sát sẽ chụp ảnh, quay video tại điểm phát ban ngày và ban đêm;
Ghi nhận thời gian phát thực tế từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc;
Hệ thống thống kê số lượt phát, khung giờ phát sóng, tỷ lệ lặp lại,… để phục vụ nghiệm thu.
Sau đó:
Hợp đồng sẽ được tiến hành thanh lý hoặc đề xuất gia hạn nếu khách hàng có nhu cầu tiếp tục;
Tất cả thông tin đều được cập nhật trên hệ thống ERP để lưu trữ lịch sử hợp đồng và tối ưu quản lý.
LỢI ÍCH CỦA QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HÓA – KHÉP KÍN
Tiết kiệm thời gian: Giảm tối đa quy trình thủ công, tăng tốc độ xử lý.
Minh bạch – Chính xác: Dễ dàng truy xuất dữ liệu, giảm rủi ro sai sót.
Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Quản lý xuyên suốt từ đầu vào đến đầu ra.
Sẵn sàng mở rộng quy mô hợp tác: Phù hợp với mô hình nhiều NCC và khách hàng.
KẾT LUẬN
Quy trình quản lý hợp đồng mua vào EX-DOOH không chỉ đơn thuần là thao tác hành chính, mà là nền tảng chiến lược trong hệ sinh thái truyền thông của AIG Communications. Nhờ vào quy trình khép kín và tự động hóa toàn diện, AIG không chỉ đảm bảo hiệu quả vận hành mà còn nâng tầm trải nghiệm đối tác và khách hàng.
AIG Communications – Dẫn đầu giải pháp truyền thông thông minh và hệ thống quản trị EX-DOOH tại Việt Nam.
Truy cập nền tảng: https://ex-dooh.asiamedia.vn
Liên hệ hợp tác: thanh.pham@asiamedia.vn | 0988.858.958
Hanh Duong – Tong Hop