SOP QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ & DÒNG TIỀN

1. Mục đích

SOP này quy định thống nhất quy trình quản lý chi phí và dòng tiền trong hệ sinh thái AIG theo luồng SUB → TDC → HOLDING, nhằm:

• Đảm bảo mọi khoản chi được thẩm định, phê duyệt và hạch toán đúng đơn vị chịu trách nhiệm.
• Tránh thanh toán vòng lặp, thất thoát và chi vượt ngân sách.
• Tạo nền tảng dữ liệu chuẩn cho phân tích tài chính, KPI và kế hoạch mở rộng/IPO.

2. Phạm vi áp dụng

• Áp dụng cho: HOLDING, TDC (Sản xuất/EPC) và tất cả các SUB (EXDOOH, ADTECH, NEXUS, GLR, HSEVN,…).
• Áp dụng cho mọi khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất, vận hành và kinh doanh.
• Áp dụng trên toàn bộ hệ thống ERP – là kênh duy nhất ghi nhận và phê duyệt chi phí.

3. Thuật ngữ & vai trò

3.1. SUB

Đơn vị kinh doanh (các sàn EXDOOH, ADTECH, NEXUS, GLR, HSEVN,…), chịu trách nhiệm lập đề xuất chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh.

3.2. TDC

Đơn vị Sản xuất/EPC, chịu trách nhiệm quản lý chi phí sản xuất – vận hành; thẩm định mọi đề xuất chi phí liên quan đến kỹ thuật, sản xuất, vận hành. TDC là đầu mối bảo đảm chi phí sản xuất/vận hành đi đúng dòng tiền về TDC.

3.3. Holding

Đơn vị quản trị ngân sách tập trung, phê duyệt cuối cùng và điều phối dòng tiền cho toàn hệ sinh thái AIG.

3.4. ERP

Hệ thống phần mềm quản trị tích hợp. Tất cả các bước lập đề xuất, thẩm định, phê duyệt, thanh toán, nghiệm thu phải được thực hiện trên ERP.

4. Quy trình chi tiết

4.1. Bước 1 – SUB lập đề xuất chi phí trên ERP

Trách nhiệm: Trưởng bộ phận/Sub Director.

• Rà soát nhu cầu chi phí theo kế hoạch kinh doanh, dự án, chiến dịch.
• Lập đề xuất chi phí trên ERP, bao gồm: nội dung chi, mục đích, đối tác, thời gian, dự toán.
• Phân loại chi phí theo nhóm (kinh doanh, truyền thông, lương/hoa hồng, mặt bằng,…).
• Gửi đề xuất chi phí trên ERP để chuyển tiếp cho TDC thẩm định.

SUB không được tự ý phê duyệt hoặc thanh toán các khoản chi vượt phạm vi quy định.

4.2. Bước 2 – TDC thẩm định & phê duyệt chuyên môn

Trách nhiệm: Giám đốc TDC / Bộ phận Kế hoạch – Kỹ thuật TDC.

• Tiếp nhận đề xuất chi phí từ SUB trên ERP.
• Phân loại:
  • Chi phí thuộc sản xuất/vận hành → do TDC quản lý và chi trả.
  • Chi phí kinh doanh của SUB → TDC chỉ thẩm định tính hợp lý về mức chi và liên quan đến sản xuất/vận hành (nếu có).
• Đối chiếu định mức, khối lượng, hợp đồng, tiến độ; đánh giá hiệu quả và tính cần thiết của chi phí.
• Ghi rõ kết quả thẩm định trên ERP (đề nghị chấp thuận/điều chỉnh/từ chối), gửi hồ sơ đã thẩm định lên Holding.

4.3. Bước 3 – Holding quản trị & phân bổ dòng tiền

Trách nhiệm: Ban Tài chính – Kế toán Holding.

• Tiếp nhận hồ sơ đã thẩm định từ TDC trên ERP.
• Rà soát tổng thể ngân sách và hạn mức chi tiêu theo từng sàn, dự án, giai đoạn.
• Phê duyệt hoặc từ chối chi phí dựa trên:
  • Chiến lược tài chính và kế hoạch dòng tiền toàn AIG.
  • Hạn mức và hiệu quả sử dụng vốn.
• Thực hiện nghiệp vụ thanh toán:
  • Thanh toán trực tiếp cho đối tác, hoặc
  • Cấp kinh phí/hoàn ứng cho TDC/SUB theo cấu trúc đã phê duyệt.
• Ghi nhận chứng từ, bút toán và trạng thái thanh toán trên ERP.

Mọi khoản chi vượt định mức hoặc sai phân loại phải được trả lại TDC/SUB để điều chỉnh, không phê duyệt tắt.

4.4. Bước 4 – SUB nghiệm thu & đóng vòng quy trình

Trách nhiệm: SUB và các bộ phận liên quan.

• Sau khi thanh toán được thực hiện, SUB kiểm tra khối lượng, chất lượng, tiến độ so với đề xuất ban đầu.
• Lập biên bản nghiệm thu/hoàn thành công việc (nếu có) và cập nhật trạng thái nghiệm thu trên ERP.
• Phối hợp với kế toán đối chiếu công nợ và trạng thái thanh toán.
• Đóng quy trình trên ERP khi đã đầy đủ chứng từ và nghiệm thu.

5. Kiểm soát & báo cáo

• Lập báo cáo định kỳ (tháng/quý) về tổng chi phí theo SUB, theo nhóm chi, theo dự án.
• Theo dõi dòng tiền đi qua TDC và Holding, nhận diện các điểm bất thường.
• Bộ phận Kiểm soát nội bộ/ISO thực hiện kiểm tra tuân thủ SOP, đề xuất cải tiến nếu cần.

6. Hiệu lực & rà soát

• SOP này có hiệu lực kể từ ngày ban hành và được tích hợp vào hệ thống ERP/ISO của AIG.
• Định kỳ hằng năm hoặc khi có thay đổi mô hình tài chính, Ban Điều hành rà soát và cập nhật nội dung SOP.