QUY TRÌNH CẬP NHẬT HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG ERP
Một tổ chức vận hành trơn tru, phát triển rực rỡ luôn là mục tiêu của bất cứ nhà lãnh đạo nào trong quá trình chèo lái doanh nghiệp của mình. Dù vậy, con đường nào chẳng lắm chông gai, việc hoàn thành mục tiêu này trong thực tế vô cùng gian nan, đòi hỏi những người tiên phong phải xác định được đúng hướng đi ngay từ đầu mới có thể thành công.
Quản lý hồ sơ là một trong những công việc quan trọng và phức tạp nhất trong doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành một công cụ quản lý hồ sơ hiệu quả và phổ biến trong các doanh nghiệp. Thứ các doanh nghiệp và nhà quản lý cần để vận hành, phát triển bền vững, chính là những quy trình làm việc thật sự chính xác và hiệu quả trong nội bộ tổ chức. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình cập nhật hồ sơ trên hệ thống ERP :
– Loại hồ sơ: trên hệ thống có 3 loại đó là ( hồ sơ đến, hồ sơ đi, hồ sơ công ty) loại hồ sơ nào cần được thực hiện tích vào mục đó.
– Số hồ sơ, văn bản, hợp đồng:
Ví dụ: cv: 01-02/2023. Ta sẽ hiểu như sau: Tên file: stt-tháng/năm.
– Nội dung:
Ví dụ: Biên bản giao nhận 01/02-2023 Công ty TNHH B&D lingerie Việt Nam.
Ta sẽ hiểu như sau: Tên hồ sơ -> số công văn, hợp đồng… -> tên Công ty.
– Người gửi: nhập tên người gửi ( có thể là doanh nghiệp, cá nhân,…)
– Người nhận: nhập tên người nhận ( có thể là doanh nghiệp, cá nhân,…)
– Email người nhận: không bắt buộc.
– Browse ( or drop files here ): đính kèm file cần gửi vào đây ( đã scan ).
– Cuối cùng: lưu thông tin vào phần mềm.
* LƯU Ý: TRƯỚC KHI KÝ: GẶP LỄ TÂN – LẤY SỐ HỢP ĐỒNG – SỐ CÔNG VĂN … VÀO SỐ CÔNG VĂN , HỢP ĐỒNG.
TRƯỚC KHI IN: TRÌNH LÃNH ĐẠO KÝ – KHÔNG GHI TAY.
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phát triển và cạnh tranh, việc sử dụng hệ thống ERP là rất quan trọng để giúp doanh nghiệp cải thiện tính linh hoạt, tính hiệu quả và tính chính xác của hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin, quy trình cập nhật hồ sơ trên hệ thống ERP cũng đòi hỏi sự chính xác và kỹ lưỡng trong thực hiện. Doanh nghiệp cần đầu tư về công nghệ và đào tạo nhân viên để sử dụng và triển khai hệ thống ERP một cách hiệu quả nhất!