QUY TRÌNH LÀM VIỆC GIỮA AIG VÀ TDC
Từ ngày 01/10/2022, TDC đã tách ra khỏi AIG và trở thành đơn vị hoạt động độc lập. Việc tách TDC hoạt động độc lập là định hướng đã được Ban Quản trị AIG hình thành từ lâu và bây giờ là giai đoạn phù hợp để việc tách ra trở nên cần thiết và phải xây dựng cụ thể để TDC có thể hoạt động được độc lập, vận hành trơn chu bộ máy.
Bộ máy hoạt động của AIG sau khi tách TDC
Việc tách Thành Đạt – TDC là bước đi nằm trong dự định và kế hoạch mà Ban Quản trị AIG đã hình thành từ lâu. Việc tách ra độc lập sẽ giúp TDC tự chủ về hoạt động, tự chủ về kinh tế – điều đó cũng giúp việc thử thách của TDC trong môi trường cạnh tranh sẽ như thế nào; từ đó sẽ xây dựng được phương thức điều chỉnh hoạt động cho phù hợp.
Trong giai đoạn đầu mới tách thì bộ máy hoạt động của TDC còn phụ thuộc nhiều từ AIG như Nhân sự, Tài chính, nguồn lực, chi phí lương và các chế độ người lao động. Do vậy, từ đây đến cuối năm TDC sẽ dần tự chủ và được bổ sung nguồn lực để bắt đầu hoạt động độc lập trên mọi phương diện.
Sau khi tách TDC, AIG đã củng cố và xây dựng lại sơ đồ hoạt động của tổ chức, trong đó thành lập Phòng Đấu thầu – bộ phận hoạt động kết nối giữa AIG và TDC thông qua việc kiểm soát về chất lượng, kỹ thuật dành cho các nhà thầu, trong đó TDC là nhà thầu chính của AIG.
Sự kết nối giữa các phòng ban AIG và TDC
Việc kết nối giữa các phòng ban AIG và TDC cần có được sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận, giữa các phòng ban, giữa các cá nhân với nhau. Hiện nay, TDC là nhà thầu chính của AIG, nên các hạng mục làm việc với TDC chủ yếu liên quan đến sản xuất, đến công trình thi công…Quy trình kết nối giữa các phòng ban AIG và TDC như sau:
+ Bước 1: Khi Phòng Kinh doanh hoặc Dự án công ty có đơn hàng, công trình nào cần triển khai sẽ lập đề xuất.
+ Bước 2: Phòng Đấu thầu nhận đề xuất từ Kinh doanh, Dự án và triển khai bóc tách khối lượng, chủng loại vật tư.
+ Bước 3: Phòng Mua hàng tiếp nhận khối lượng, chủng loại vật tư do Phòng Đấu thầu chuyển qua và thực hiện công tác gửi các NCC báo giá chi phí thực hiện. sau khi nhận được báo giá thì BP Mua hàng sẽ có nhiệm vụ sàn lọc, phân loại và lựa chọn NCC phù hợp nhất (có thể TDC hoặc là đơn vị khác).
+ Bước 4: NCC đã được chọn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và được thanh toán tạm ứng.
+ Bước 5: NCC thực hiện thi công công trình, được Phòng Đấu thầu thực hiện giám sát, đảm bảo chất lượng và chủng loại đúng quy định.
+ Bước 6: Việc hoàn thiện xong công trình sẽ cần các bên nghiệm thu gồm Phòng Kinh doanh hoặc Dự án; Phòng Đấu Thầu và Phòng Mua hàng… Nghiệm thu là bước đánh giá được công trình đạt chất lượng ra sao; là cơ sở để thanh toán chi phì còn lại cho NCC.
Dựa theo sơ đồ trên có thể nhận thấy TDC hoạt động và làm việc chủ yếu với 02 Bộ phận là Phòng Đấu thầu và Phòng Mua Hàng. Nên chức năng kết nối của 03 bộ phận trên đã được AIG thực hiện bằng sơ đồ cụ thể, giúp mỗi bộ phận nắm bắt được chuyên môn, công việc đang đảm nhận để việc kết nối làm việc trở nên hiệu quả hơn; cụ thể:
Chức năng hoạt động chính
+ Phòng Mua hàng: Với nhiệm vụ chính là bộ phận lựa chọn NCC thực hiện ký kết hợp đồng, theo dõi và triển khai mua hàng với chức năng cụ thể:
- Phát triển lượng lớn NCC
- Thực hiện công tác mua hàng theo đúng quy định
- Thanh toán các đơn hàng do BP. Mua hàng thực hiện
- Đối chiếu và chốt công nợ; làm việc với NCC về thời gian thanh toán công nợ
- Quản lý kho bằng phương thức nhập hàng khi mua hàng và xuất hàng khi triển khai sản xuất.
+ Phòng Đấu thầu: là bộ phận quản lý và chịu trách nhiệm chính về chất lượng công trình. Giám sát và kiểm tra chất lượng đối với các công trình do TDC thực hiện; chức năng của BP. Đấu thầu gồm:
- Cung cấp bản vẽ, dự toán để xin phép
- Giám sát thi công, quản lý chất lượng
- Quyết toán hoàn công
- Giám sát duyệt thanh toán
- Vận hành hệ thống sản phẩm
+ TDC với vai trò là nhà thầu chính của AIG, TDC sẽ kết nối làm việc với AIG với các chức năng công việc như sau:
- Triển khai sản xuất
- Bảo hành, bảo dưỡng công trình
- Đáp ứng tiến độ thi công
- Đảm bảo chất lượng công trình
- Vận hành sản phẩm
Kết luận
Với mong muốn các bộ phận thực hiện công việc đạt được hiệu quả cao. AIG đã xây dựng nhiều quy trình làm việc, nhằm giúp mỗi cá nhân dễ dàng nắm bắt quy trình để từ đó xây dựng được kế hoạch công việc phù hợp, bồi dưỡng chuyên môn.
TDC tách ra hoạt động riêng đó là bước đi đầy khó khăn của Thành Đạt. Nhưng với sự hỗ trợ giúp đỡ từ các bộ phận AIG, sẽ giúp TDC vững bước hơn, có những sáng tạo, đề xuất trong việc quản trị doanh nghiệp. Đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra.
Linh Huỳnh – Tổng hợp