QUY TRÌNH KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ MUA HÀNG
Nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc của BP. Tài chính cũng như cải thiện, hệ thống ERP – quản trị doanh nghiệp của công ty được ngày càng hiệu quả, đáp ứng tốt công việc. Do vậy, việc cập nhật, thay đổi, điều chỉnh quy trình là việc làm thường xuyên và qua mỗi lần thay đổi cần phải được hướng dẫn cụ thể để thống nhất về cách nhập dữ liệu, cách thức vận hành của hệ thống ERP.
Cùng điểm qua các lý do để thay đổi, cập nhật cải thiện quy trình Kế toán tài chính và mua hàng như sau:
1. Tối ưu hóa hiệu quả:
Các doanh nghiệp thường thay đổi quy trình tài chính để cải thiện hiệu quả hoạt động. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng công nghệ mới để tăng tính tự động hóa và giảm chi phí hoặc cải thiện quy trình xử lý thanh toán để giảm thời gian và chi phí.
2. Đáp ứng yêu cầu pháp lý và chuẩn mực:
Thay đổi quy trình tài chính để tuân thủ các quy định pháp lý mới, ví dụ như thay đổi thuế hoặc yêu cầu báo cáo tài chính.
3. Điều chỉnh theo chiến lược kinh doanh:
Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh, có thể cần phải điều chỉnh quy trình tài chính để phù hợp với các nhu cầu mới của hoạt động kinh doanh.
4. Giảm rủi ro:
Điều chỉnh các quy trình tài chính để giảm thiểu rủi ro tài chính, bảo vệ các tài sản và tối ưu hóa việc quản lý dòng tiền.
5. Cải thiện khả năng cạnh tranh:
Thay đổi quy trình tài chính để cải thiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, bao gồm cả việc tối ưu hóa tài trợ và cấu trúc vốn.
6. Phản ứng với thay đổi thị trường:
Điều chỉnh quy trình tài chính để phản ứng với sự biến động của thị trường hoặc xu hướng tiêu dùng mới.
7. Nâng cao quản lý và kiểm soát:
Thay đổi quy trình tài chính để nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát của doanh nghiệp đối với các hoạt động tài chính
Sơ đồ Quy trình Kế toán tài chính và Mua hàng của AIG
Các bước thực hiện và phương thức quản lý kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp theo Quy trình như sau:
+ Quản lý nguồn thu:
Bước 1:
Lập thu: Phần này được tích hợp trên Dashboard của mỗi nhân viên, khi nguồn thu từ hoạt động kinh doanh, hay nguồn thu khác về công ty. Cá nhân nào phụ trách có trách nhiệm thực hiện lập thu.
Bước 2:
Dựa trên Lập thu được nhân viên lập, Kế toán có trách nhiệm kiểm tra và phân loại nguồn thu đó thuộc Sổ quỹ tiền mặt hay Sổ quỹ ngân hàng. Sau khi kế toán chọn thì món lập thu đó sẽ tự động cập nhật vào phần Quản lý nguồn thu.
Bước 3:
Đối với nguồn thu từ hoạt động kinh doanh ngoài việc tự động cập nhật vào Quản lý nguồn thu còn tự động cập nhật vào Quản lý hợp đồng. Điều này giúp Nhân viên kinh doanh tiết kiệm thời gian cập nhật cũng như tạo sự tự động hóa các số liệu được kết chuyển qua lại với nhau – đảm bảo tính chính xác hơn.
+ Quản lý chi phí
Đã được điều chỉnh một số hạng mục để thống nhất dữ liệu cũng như tiết kiệm thời gian cập nhật, lập đề xuất trên ERP. Tạo được sự kết chuyển dữ liệu qua lại giữa các mục trên ERP bằng việc bấm “+” để mang sang từ mục này sang mục khác trên ERP.
- Tài chính thực hiện lập đề xuất cho các hạng mục mới phát sinh, chi phí sản xuất, chi phí cố định hàng tháng của Công ty.
- Mua hàng: đối với các chi phí Lãi vay, chi phí lương, công nợ NCC – sẽ bấm mục “+” để mang sang (từ bảng lương – khi đã được xác nhận và duyệt, chỉ cần bấm “+” sẽ kết chuyển sang lập đề xuất nhanh chóng; Lãi vay cũng tương tự – vào phần Quản lý Lãi vay để thực hiện).
- Kế toán: đối với công nợ khách hàng từ nguồn thu có thể chọn “+” để mang sang Quản lý hợp đồng (lúc đó hệ thống tự động cập nhật số tiền khách hàng đã trả, còn nợ lại bao nhiêu); tương tự như vậy có thể từ nhiều chi phí khác để bấm “+” mang sang phần Kế hoạch quyết toán, Xử lý phân bổ thuế.
- Tài chính: dựa trên nguồn thu có thể nhanh chóng lập Phân bổ chi phí bằng cách vào Lập đề xuất chọn có đề xuất cần thanh toán để kết chuyển sang Kế hoạch thanh toán và tiếp tục “+” để mang sang BC phân bổ tài chính. Dựa trên đó khi Lãnh đạo duyệt BC phân bổ tài chính thì theo Kế hoạch thanh toán mà BP. Kế toán thực hiện chi.
Có thể nhận thấy việc thay đổi quy trình tài chính của doanh nghiệp có thể là để cải thiện hiệu quả hoạt động, tuân thủ pháp lý, phù hợp chiến lược kinh doanh mới, giảm thiểu rủi ro, cải thiện khả năng cạnh tranh hoặc phản ứng với thay đổi của thị trường.
AIG COMMUNICATIONS