QUY TRÌNH GIAO TIẾP
" VƯỢT QUA RÀO CẢN ĐỂ THÀNH CÔNG "
“Quy trình giao tiếp” nói về cách thức và các bước trong việc truyền đạt thông tin và ý kiến giữa các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức. Giao tiếp là một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong cuộc sống hàng ngày và trong môi trường làm việc, đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng mối quan hệ, đạt được thành công và hiểu biết rõ hơn về người khác và bản thân.
Các bước xây dựng một quy trình giao tiếp trong công việc hiệu quả và đúng đắn tại AIG & TDC.
TÔN TRỌNG & LẮNG NGHE
Khuyến khích mọi người trong công ty tôn trọng ý kiến và quan điểm của nhau. Đảm bảo mọi người được lắng nghe và có cơ hội tham gia vào các cuộc trao đổi, buổi họp và thảo luận. hình nội dung và cấu trúc thông điệp.
TRUYỀN ĐẠT RÕ RÀNG
Đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và chi tiết. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh hiểu lầm và nhầm lẫn. Giao tiếp cần được thực hiện một cách mạch lạc và chính xác.
GIAO TIẾP TÍCH CỰC
Khích lệ mọi người giao tiếp một cách tích cực và xây dựng. Khuyến khích phản hồi xây dựng và đề cao thành công và đóng góp của nhau. Tránh giao tiếp tiêu cực hoặc phê phán không xây dựng.
KỸ NĂNG LẮNG NGHE
Đảm bảo rằng mọi người trong công ty có kỹ năng lắng nghe tốt. Điều này bao gồm việc hiểu rõ nhu cầu, quan điểm và ý kiến của người khác. Kỹ năng lắng nghe tốt giúp tạo ra một môi trường làm việc mở và trao đổi thông tin hiệu quả.
XÂY DỰNG TINH THẦN ĐỒNG ĐỘI
Khuyến khích sự hỗ trợ và sự làm việc nhóm. Xây dựng tinh thần đồng đội và khích lệ mọi người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung của công ty.
GIAO TIẾP LINH HOẠT
Đối với việc giao tiếp với khách hàng và đối tác, khuyến khích linh hoạt trong việc thích ứng với phong cách giao tiếp của từng đối tác. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các kênh giao tiếp phù hợp, hiểu rõ nhu cầu của đối tác và sẵn lòng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề một cách chuyên nghiệp.
Yếu tố quan trọng phát triển môi trường làm việc đoàn kết và hoạt động kinh doanh đại đoàn kết tại AIG & TDC
1/ QUẢN LÝ CHUYÊN MÔN
- Đảm bảo nhân viên được đào tạo và có kiến thức chuyên môn phù hợp với lĩnh vực công việc của họ.
- Khuyến khích nhân viên tham gia vào các khóa học và đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình.
- Định kỳ tổ chức các buổi hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm giữa các nhân viên cùng lĩnh vực để tăng cường kiến thức chuyên môn và tạo sự đoàn kết.
2/ QUẢN LÝ TỔNG THỂ
- Thiết lập một hệ thống giao tiếp hiệu quả giữa quản lý và nhân viên. Điều này bao gồm việc đặt câu hỏi có cơ sở, dựa trên dữ liệu đã tổng hợp và tránh hỏi qua loa.
- Khuyến khích quản lý tìm hiểu và nắm bắt thông tin từ nguồn đáng tin cậy, bao gồm tư vấn từ người có kinh nghiệm quản lý, tìm kiếm trên web, sử dụng công cụ hỗ trợ như Chat GPT, chat box để thu thập thông tin làm việc chính xác.
- Xây dựng hình ảnh đáng tin cậy và tín nhiệm cho quản lý thông qua việc rút kinh nghiệm từ quá trình làm việc và tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và nhân viên.
3/ CHUYÊN MÔN PHỤ TRÁCH
- Đảm bảo người phụ trách chuyên môn có trách nhiệm giải thích, trao đổi và hỗ trợ quản lý.
- Khuyến khích sự hợp tác giữa chuyên môn phụ trách và quản lý trong việc xây dựng và phát triển công ty.
4/ GẮN BÓ LÂU DÀI & PHÁT TRIỂN
- Tạo ra môi trường làm việc thuận lợi để nhân viên có thể gắn bó và phát triển lâu dài
- Đảm bảo nhân viên được trao quyền và trách nhiệm phù hợp, tạo điều kiện cho họ phát triển và tiến bộ trong công việc.
- Tạo ra các cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo, chương trình mentorship, hoặc các dự án đặc biệt.
- Xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả để đo lường tiến bộ và đóng góp của nhân viên, từ đó đưa ra các chính sách thưởng phù hợp và tạo động lực cho sự phát triển cá nhân và đội ngũ.
5/ VĂN HÓA LÀM VIỆC
- Xây dựng một văn hóa công ty mở, trong đó mọi người được khuyến khích chia sẻ ý kiến, ý tưởng và góp phần vào quyết định công ty.
- Khuyến khích sự hợp tác, lòng trung thành và tôn trọng giữa các nhân viên, tạo một môi trường làm việc thoải mái và đáng tin cậy.
- Xác định các giá trị cốt lõi của công ty và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động và quyết định của công ty đều tương thích với những giá trị đó.
- Đề cao sự đổi mới, sáng tạo và khám phá, tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện và phát triển khả năng sáng tạo của mình.
6/ KẾT NỐI NHÂN VIÊN ,QUẢN LÝ, LÃNH ĐẠO
- Xây dựng các cơ chế giao tiếp hiệu quả trong công ty, bao gồm các cuộc họp định kỳ, các phương tiện truyền thông nội bộ và sử dụng công nghệ thông tin để tạo kết nối giữa các bộ phận và lĩnh vực khác nhau.
- Tạo cơ hội giao tiếp trực tiếp và trao đổi ý kiến giữa nhân viên và quản lý/lãnh đạo thông qua các cuộc họp one-on-one, hội thảo, hoặc các kênh liên lạc khác.
- Xây dựng một môi trường thân thiện và hỗ trợ, khuyến khích sự chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các nhân viên, đồng nghiệp, quản lý và lãnh đạo.
- Khuyến khích sự hợp tác và làm việc nhóm thông qua các dự án chung, chia sẻ kiến thức và kỹ năng, và tạo điều kiện để mọi người hiểu và đồng cảm với công việc của nhau.
7/ QUẢN LÝ, LÃNH ĐẠO PHÁT TRIỂN CÔNG TY
- Xác định mục tiêu và chiến lược của công ty và chia sẻ chúng với tất cả các cấp quản lý và nhân viên để tạo sự đồng thuận và tập trung vào mục tiêu chung.
- Tạo ra các kế hoạch và chương trình phát triển công ty, bao gồm cả phát triển cá nhân của nhân viên và nâng cao năng lực quản lý và lãnh đạo.
- Xây dựng một môi trường động lực và khuyến khích sự đổi mới, khám phá và thử nghiệm trong các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tạo ra cơ hội để nhân viên đóng góp ý kiến, ý tưởng và giải pháp mới cho sự phát triển của công ty.
- Xác định và thúc đẩy các giá trị công ty như tận tụy, chất lượng, sáng tạo và sự phục vụ khách hàng, và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện và đóng góp vào những giá trị đó.
8/ ĐẠI ĐOÀN KẾT VÀ PHÁT TRIỂN
- Xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết và hỗ trợ, khuyến khích sự hợp tác và gắn kết giữa các nhân viên.
- Tạo ra cơ hội để nhân viên thể hiện khả năng cá nhân và phát triển nghề nghiệp thông qua việc giao nhiệm vụ và dự án thú vị, đồng thời tạo điều kiện để họ có thể hỗ trợ và hợp tác với nhau.
- Xây dựng các hoạt động và chương trình xã hội trong công ty như team-building, sự kiện ngoại khóa, các hoạt động từ thiện, để tạo sự gắn kết và xây dựng mối quan hệ tốt giữa các nhân viên.
- Khuyến khích sự đổi mới và phát triển liên tục, tạo ra môi trường mà mọi người đều có thể học hỏi, thích nghi và phát triển trong công việc.
Những yếu tố trên được thể hiện trong sơ đồ quản lý nhân sự của công ty, trong đó mỗi cấp quản lý và lãnh đạo có vai trò cụ thể trong việc kết nối, quản lý và phát triển nhân viên. Qua đó, mục tiêu của công ty AIG & TDC là đạt được sự đoàn kết và phát triển bền vững trong hoạt động kinh doanh của mình. Tất cả các thành viên cần cố gắng và đoàn kết nhằm hướng tới mục tiêu đại đoàn kết và phát triển công ty.
AIG & TDC ĐÃ XÂY DỰNG ĐƯỢC MỘT VĂN HÓA LÀM VIỆC TÍCH CỰC, GẮN KẾT NHÂN VIÊN, ĐỒNG NGHIỆP, QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO !
Tổng hợp: Đặng Linh