QUY TRÌNH CẬP NHẬT VÀ PHÊ DUYỆT SỐ TIỀN PHẢI TRẢ HÀNG THÁNG/QUÝ
Trong bối cảnh tài chính doanh nghiệp ngày càng phức tạp, việc kiểm soát và tối ưu hóa dòng tiền trở thành yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững. Quy trình cập nhật và phê duyệt số tiền phải trả hàng tháng/quý là một giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, chính xác và hiệu quả hơn.
1. Lập đề nghị thanh toán và duyệt
Quá trình lập và duyệt đề nghị thanh toán là bước đầu tiên để xác định các khoản chi phí doanh nghiệp cần thanh toán trong tháng/quý:
Nhân viên tổng hợp thu thập và ghi nhận tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.
Sau khi lập đề nghị thanh toán, danh sách chi phí sẽ được đưa lên hệ thống tài chính.
Hệ thống sẽ hiển thị tổng số tiền phải trả trong tháng/quý trên Dashboard tài chính.
Lãnh đạo có trách nhiệm xem xét, xác nhận hoặc điều chỉnh danh sách trước khi phê duyệt thanh toán.
2. Cập nhật nguồn thu từ khách hàng
Việc cập nhật nguồn thu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác dòng tiền vào:
Khi khách hàng thực hiện thanh toán, hệ thống ngân hàng sẽ gửi tin nhắn xác nhận giao dịch.
Nhân viên tổng hợp kiểm tra, cập nhật số tiền thu được vào hệ thống tài chính.
Đối chiếu số tiền thu với số dư tài khoản để đảm bảo tính chính xác.
3. Hệ thống tự động phân bổ nguồn thu
Sau khi cập nhật nguồn thu, hệ thống ERP sẽ tự động phân bổ dòng tiền theo nguyên tắc quản lý tài chính của doanh nghiệp:
Số tiền thu được sẽ được hệ thống phân bổ vào các khoản chi theo tỷ lệ mặc định.
Lãnh đạo có thể theo dõi trạng thái phân bổ trực tiếp trên hệ thống.
Đảm bảo các khoản chi thiết yếu được ưu tiên thanh toán đúng hạn.
4. Lãnh đạo kiểm tra và duyệt phân bổ
Giai đoạn kiểm tra và phê duyệt giúp đảm bảo tính chính xác của việc phân bổ nguồn thu:
Nếu hệ thống phân bổ hợp lý, lãnh đạo có thể duyệt ngay lập tức.
Nếu cần điều chỉnh, lãnh đạo có thể thay đổi tỷ lệ thanh toán cho từng khoản chi dựa trên mức độ ưu tiên.
Việc phê duyệt sẽ được hệ thống ghi nhận kèm theo thông tin người duyệt.
5. Hiển thị số tiền sau khi duyệt
Sau khi quy trình phê duyệt hoàn tất, hệ thống sẽ cập nhật thông tin trên Dashboard tài chính:
Các khoản đã được duyệt sẽ hiển thị rõ ràng trên bảng tài chính.
Tổng số tiền phải trả hàng tháng/quý được cập nhật liên tục, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính doanh nghiệp.
Lợi ích của quy trình tự động hóa
Việc áp dụng hệ thống tự động trong quy trình tài chính mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Tiết kiệm thời gian: Hệ thống tự động giúp giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công, tăng hiệu suất làm việc.
Minh bạch và rõ ràng: Lãnh đạo có thể theo dõi từng khoản chi tiết, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng điều chỉnh.
Chính xác và tối ưu dòng tiền: Cập nhật kịp thời số tiền thu vào hệ thống, đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng thiếu hụt dòng tiền.
Quy trình cập nhật và phê duyệt số tiền phải trả hàng tháng/quý giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn, hạn chế rủi ro và nâng cao tính minh bạch trong quản lý chi phí. Việc tự động hóa quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần tối ưu dòng tiền và nâng cao năng lực tài chính doanh nghiệp. Đây là một giải pháp không thể thiếu trong công tác quản lý tài chính hiện đại.
Hạnh Duong – Tong Hop