QUY TRÌNH CẬP NHẬT CÔNG NỢ ĐÃ THU VÀ QUẢN LÝ NGUỒN THU
Mục tiêu:
Quy trình này nhằm đảm bảo việc thu hồi công nợ từ khách hàng được cập nhật chính xác và kịp thời vào hệ thống quản lý, giúp nhân viên sales theo dõi và quản lý các khoản thu hiệu quả. Đồng thời, thông tin công nợ đã thu sẽ được liên kết với phần Quản lý nguồn thu để bộ phận tài chính và kế toán sử dụng trong việc lập báo cáo tài chính, đối chiếu sổ sách và quản lý dòng tiền.
Việc cập nhật kịp thời giúp tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính, tránh sai sót trong báo cáo và giảm thiểu rủi ro thất thoát. Quy trình này cũng tối ưu hóa công việc cho các bộ phận liên quan, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả. Tóm lại, mục tiêu là đảm bảo sự chính xác, minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý công nợ và nguồn thu của công ty.
1. CẬP NHẬT CÔNG NỢ ĐÃ THU TỪ KHÁCH HÀNG
Khi nhân viên sales thu hồi công nợ từ khách hàng, thực hiện các bước sau để cập nhật thông tin:
- Đăng nhập vào hệ thống ERP (erp.asiamedia.vn) quản lý của công ty bằng tài khoản của bạn.
- Từ thanh menu chính, tại mục “Quản Lý Khách Hàng” – chọn “Quản lý hợp đồng”. Đây là nơi lưu trữ và quản lý tất cả các hợp đồng với khách hàng kinh doanh.
- Trong giao diện “Quản lý hợp đồng”, Tab này chứa danh sách các khoản nợ từ khách hàng đã và cần được thu hồi. Tìm kiếm Khách hàng và chọn biểu tượng “cây bút” để có thể xem thông tin hợp đồng, công nợ, biện pháp thu nợ và nhắc nhở,…
- Sau khi tích vào Khách hàng cần xem, chọn phần “Công Nợ”. Nếu chưa cập nhật số tiền phải thu thì bạn nhấn “Thêm Mới” , nếu đã cập nhật thì bạn vui lòng tích vào để xem chi tiết về công nợ đó .
Khi giao diện chi tiết của khoản nợ hiện ra, kiểm tra nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm: Số tiền, ngày thanh toán, hoa hồng, chứng từ ,…. Nếu công nợ Khách hàng đã trả, bạn phải tích vào ô trống ” Đã Thu”, để đảm bảo rằng sales đã thu hồi nợ thành công. Hành động này sẽ cập nhật trạng thái của khoản nợ trong hệ thống.
- Hoa hồng sales thu nợ
Sau mỗi lần thành công trong việc thu hồi công nợ từ khách hàng, hoa hồng sales sẽ được tính toán theo công thức và quy định của công ty. Đây thường là một tỷ lệ phần trăm của số tiền công nợ đã thu được. Tiền hoa hồng này sau đó sẽ được hệ thống tính toán và cộng vào tiền lương của nhân viên sales vào cuối mỗi kỳ thanh toán, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong chính sách thưởng lương của công ty. Điều này thúc đẩy nhân viên sales cố gắng hơn trong công việc thu hồi nợ và đồng thời tạo động lực để nâng cao hiệu suất làm việc của họ.
- Sau khi tích vào ô “Đã thu”, bạn trở về giao diện công nợ. Trên giao diện công nợ, kéo thanh trượt ngang để di chuyển về phía cuối hàng của khoản nợ mà bạn vừa xác nhận đã thu.
- Tìm dấu “+” nằm ở cuối hàng của khoản nợ đó. Dấu “+” này thường biểu thị một tùy chọn hoặc hành động bổ sung.
- Nhấn vào dấu “+” để hệ thống thực hiện liện kết số tiền đã thu qua mục con “Quản lý nguồn thu” nằm trong mục ” Quản lý chi phí” của ERP.
2. CHUYỂN SỐ TIỀN CÔNG NỢ ĐÃ THU VÀO PHẦN QUẢN LÝ NGUỒN THU
Để đảm bảo rằng số tiền công nợ đã thu được cập nhật vào phần Quản lý nguồn thu, phục vụ cho việc báo cáo cho bộ phận tài chính và kế toán, thực hiện các bước sau:
- Sau khi số tiền công nợ đã thu được cập nhật vào phần “Quản lý nguồn thu”.
- Bộ phận Tài Chính và Kế Toán có thể truy cập hệ thống để kiểm tra và tiến hành cập nhật nội dung có liên quan đến bộ phận chuyên môn của mình.
- Sử dụng thông tin này để đối chiếu và cập nhật các sổ sách kế toán, đảm bảo rằng tất cả các khoản thu được ghi nhận chính xác và đầy đủ.
Kết luận:
Quy trình trên giúp đảm bảo rằng thông tin công nợ đã thu được cập nhật chính xác và kịp thời, đồng thời giúp bộ phận tài chính và kế toán quản lý và báo cáo nguồn thu một cách hiệu quả. Nhân viên sales cần tuân thủ đúng các bước để đảm bảo sự chính xác và đồng bộ trong quản lý công nợ và nguồn thu của công ty.
Việc thực hiện đúng quy trình này không chỉ giúp quản lý tốt các khoản thu mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của công ty.
Hanh Duong