QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VIỆC CHẤP HÀNH QUY ĐỊNH LÀM VIỆC BỘ PHẬN TRUYỀN THÔNG
1. Vai trò & trách nhiệm
Phòng truyền thông của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh thương hiệu và cách nhìn nhận của các nhà đầu tư, đối tác, nhân viên và công chúng đối với doanh nghiệp. Bộ phận này làm việc trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Giám đốc điều hành và giữ vai trò cố vấn cho các hoạt động quản lý hình ảnh, danh tiếng của công ty. Bên cạnh đó, còn giúp các nhà quản lý của doanh nghiệp chuẩn bị các cuộc phỏng vấn; xây dựng và phát triển các thông điệp để gửi đến các nhà đầu tư, khách hàng và nhân viên; đề xuất các ý tưởng, sáng kiến mới giúp công ty dẫn đầu trong các chiến lược truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan.
Chính vì vậy, các nhân viên thuộc bộ phận cần phải hiểu được trách nhiệm và nhiệm vụ của chính bản thân , Cần làm việc nghiêm túc và theo quy định chung, để Ban quản lí nắm được nội dung từ đó sản xuất các bài viết, video, nội dung truyền thông đạt được hiệu quả cao, tránh trường hợp làm xấu hình ảnh của công ty của khách hàng. Gây ảnh hưởng đến danh tiếng doanh nghiệp
* Do đó mà các nhân viên AIG tại bộ phận liên quan ( cụ thể là bộ phận truyền thông) cần nắm rõ các quy định chung sau đây để từ đó làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc hơn trong một tổ chức:
2. Quy định chung phòng truyền thông và chăm sóc khách hàng tại AIG.
2.1 Hằng tuần xuất bản đúng target đã cam kết.
2.2 Cá nhân viết bài , thực hiện kế hoạch truyền thông đúng với quy trình
- Bước 1: Đăng nhập phần mềm ERP -vào phần Kế hoạch chăm sóc kế hoạch
- Bước 2: Bấm vào mục Kế hoạch truyền thông và CSKH
- Bước 3: Thực hiền điền đầy đủ các thông tin: Tên kế hoạch – Nội dung kế hoạch thực hiện bài viết bao gồm hình ảnh, video bài viết và mục đích của bài viết trên có ý nghĩa như thế nào – Thời gian thực hiện ra sao- Người phụ trách là nhân viên nào chịu trách nhiệm bài viết – Bấm lưu thông tin
- Bước 4: Chờ ban lãnh đạo duyệt và triển khai kế hoạch theo đúng lộ trình đưa ra.
2.3 Kế hoạch thực hiện
Kế hoạch thực hiện kinh doanh của mỗi nhân viên tại AIG bao gồm các công việc chăm sóc khách hàng, truyền thông và quảng cáo:
Chăm sóc khách hàng: Thực hiện các bước chăm sóc khách hàng đã được hệ thống lập sẵn, bao gồm: Liên lạc với khách hàng để hỏi thăm và đánh giá tình hình sử dụng sản phẩm/dịch vụ. Cập nhật nội dung kế hoạch chăm sóc khách hàng và tiến độ thực hiện. Đánh giá cho điểm thực hiện chăm sóc của sales. Mỗi sales phải có kế hoạch làm việc nêu trên vào giờ làm việc sáng và chiều.
Truyền thông: Viết bài tạp chí, twocTv và share bài viết trên các kênh YouTube, zalo, Facebook, google để giới thiệu sản phẩm, thương hiệu khách hàng và đối tác. Share sản phẩm trên trang ex-dooh, adtech và viết bài giới thiệu sản phẩm. Mỗi sales phải viết tối thiểu 1 bài viết tạp chí và twocTv, và share 5 sản phẩm trên trang ex-dooh và adtech.
Lưu ý: Tất cả các sales, nhân viên văn phòng cùng share bài viết nhằm mục đích tăng lượt xem, tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng hơn và mang lại hiệu quả kinh doanh cho công ty tốt hơn.
Quảng cáo: Chạy quảng cáo trên Facebook, Google để tăng hiệu quả quảng bá sản phẩm và tăng lượng khách hàng tiềm năng. Chạy quảng cáo trên các trang tạp chí, twocTv, adtech, ex-dooh, aig.asiamedia.vn để tăng lượng truy cập và tăng khả năng nhận diện thương hiệu.
Kế hoạch thực hiện này sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, các sales cần tuân thủ kế hoạch và thực hiện đầy đủ các công việc được giao. Bên cạnh đó, cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh để tối ưu hóa chiến lược và đạt được mục tiêu kinh doanh.
2.4 Xử phạt
Mỗi cá nhân cần thực hiện đúng cam kết và Quy trình viết bài, bài viết được Ban quản lí kiểm duyệt trước khi triển khai, nếu cá nhân không thực hiện đúng quy định mà tự ý xuất bản viết bài làm ảnh hưởng đến hình ảnh Khách hàng, và của công ty thì sẽ chịu trách nhiệm
Lần 1 : Nhắc nhở, Phê bình
Lần 2 : Trừ điểm KPI tháng
Lần 3 : Trừ lương 10 %
Lần 4 : Tự bản thân đào thải chính mình ra khỏi nhóm và bộ phận truyền thông
Bộ phận Truyền thông là đại diện , hình ảnh của Công ty chính vì vậy các bạn cần thực hiện nghiêm túc và chung tay xây dựng hình ảnh bản thân , hình ảnh Doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp Phát triển bền vững !
Tổng hợp: Phan Vy