HỢP ĐỒNG VÀ PHÁP CHẾ QUẢN LÍ TRONG DOANH NGHIỆP

Căn cứ pháp lý:

– Luật doanh nghiệp 2020;

– Nghị định số 55/2011/NĐ-CP.

 Vai trò của bộ phận pháp chế trong doanh nghiệp:

Bộ phận pháp chế doanh nghiệp là bộ phận có vai trò đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp có thể hoạt động đúng quy định của pháp luật; từ đó giảm thiểu mọi rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đồng thời nhân viên pháp chế còn phải là những nhà tư vấn trợ giúp cho các lãnh đạo doanh nghiệp trong việc áp dụng pháp luật để có thể hoạt động kinh doanh một cách thuận tiện và linh hoạt nhất.

 Để có thế giải quyết những vấn đề trên, đòi hỏi nhân viên pháp chế phải là những người có trang bị đầy đủ về kiến thức pháp luật và thành thạo về các kỹ năng cần thiết của nghề pháp chế.

Bộ phận pháp chế doanh nghiệp sẽ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ như: Tham gia đàm phán, thương thảo các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp với các đối tác trong kinh doanh; thẩm định các dự thảo thoả thuận, các hợp đồng hợp tác, các dự án đầu tư để đảm bảo không trái pháp luật, điều lệ hoặc có sơ hở, sai sót về mặt pháp luật có thể dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp; soạn thảo, thẩm định các dự thảo quy chế, quy định quản lý và các văn bản quan trọng khác của doanh nghiệp theo sự phân công của lãnh đạo; cập nhật thông tin về các văn bản pháp luật mới ban hành, về tình hình thị trường kinh tế thông qua các phương tiện thông tin, các tổ chức pháp chế thuộc các cơ quan nhà nước, và cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp về việc vận dụng pháp luật trong điều hành sản xuất, trong các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, trong các hợp đồng thương mại, tài chính, tín dụng, dịch vụ, đào tạo, xây dựng… ; tư vấn giúp lãnh đạo doanh nghiệp trong hoạt động bằng cách đưa ra các dự báo tác động về tình hình giá cả, thị trường… nhằm giảm thiểu rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra.     

Do đó, doanh nghiệp cần thiết phải có một bộ phận pháp chế có thể giúp người lãnh đạo những vấn đề thuộc phạm vi pháp luật và là đầu mối quan hệ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng như các cơ quan, đơn vị ngoài doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khi đã xây dựng được đội ngũ cán bộ pháp chế vững mạnh thì những cuộc đàm phán với đối tác mà đặc biệt là đối tác nước ngoài sẽ không còn đáng lo ngại. Các hoạt động nội bộ doanh nghiệp cũng như các hoạt động kinh doanh luôn nằm trong sự đảm bảo an toàn về pháp lý.

Nhiệm vụ của pháp chế doanh nghiệp

Căn cứ Điều 2 Nghị định số 55/2011/NĐ-CP ngày 04/7/2011 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của tổ chức pháp chế (Nghị định số số 55/2011/NĐ-CP), tổ chức pháp chế ở doanh nghiệp nhà nước là đơn vị chuyên môn, có chức năng tham mưu, tư vấn cho Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp (gọi chung là lãnh đạo doanh nghiệp) về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều 7 Nghị định số 55/2011/NĐ-CP đã quy định những nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản của tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp nhà nước. Để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình, tổ chức pháp chế doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện theo các nghiệp vụ, kỹ năng sau:

1.Tổ chức nghiên cứu, phổ biến, quán triệt các văn bản và tổ chức triển khai công tác pháp chế doanh nghiệp

– Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức pháp chế doanh nghiệp chủ động nghiên cứu, trình lãnh đạo doanh nghiệp quyết định tổ chức phổ biến, quán triệt những nội dung có liên quan đến từng cán bộ, nhân viên ở doanh nghiệp và các đơn vị thành viên, để từ đó có nhận thức đầy đủ, thống nhất về vị trí, vai trò của công tác pháp chế trong tổ chức và trong hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

– Căn cứ kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm và dài hạn của doanh nghiệp, chủ động xây dựng, trình lãnh đạo doanh nghiệp kế hoạch triển khai công tác pháp chế hàng năm và dài hạn. Trong kế hoạch xác định rõ các hoạt động, trách nhiệm chủ trì hoặc phối hợp của các đơn vị, bộ phận trực thuộc doanh nghiệp; xác định rõ lộ trình và các giải pháp thực hiện.

– Chủ động phối hợp với các đơn vị, bộ phận có liên quan soạn thảo, trình lãnh đạo doanh nghiệp ban hành các văn bản cụ thể nhằm triển khai công tác pháp chế phù hợp với từng giai đoạn, thời điểm sản xuất, kinh doạn của doanh nghiệp (Chỉ thị của lãnh đạo doanh nghiệp về tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác pháp chế; Quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp; Quy chế phối hợp triển khai công tác pháp chế…).

– Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành, tổ chức pháp chế cần chủ động xây dựng, trình lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt và tổ chức thực hiện Đề án thành lập mới, củng cố, kiện toàn tổ chức và hoạt động của tổ chức pháp chế doanh nghiệp. Trong đó, xác định rõ việc thành lập mới ở những nơi chưa có tổ chức; củng cố, kiện toàn các tổ chức hiện có đảm bảo phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn; đồng thời, quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của từng tổ chức pháp chế và các biện pháp, giải pháp về biên chế, chế độ, điều kiện bảo đảm hoạt động của từng tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp.

 Chủ động phối hợp với các đơn vị, bộ phận có liên quan xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch về chỉ tiêu biên chế, tuyển dụng, sắp xếp và đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng, nghiệp cho đội ngũ nhân viên pháp chế, đảm bảo yêu cầu đủ về số lượng, đạt về tiêu chuẩn, trình độ và phù hợp với thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

– Chủ động nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo doanh nghiệp xem xét, quyết định việc bảo đảm kinh phí, các điều kiện bảo đảm cần thiết cho hoạt động của các tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp; thực hiện chế độ, chính sách về tiền lương cho đội ngũ nhân viên pháp chế.

– Chủ động phối hợp với các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp, đơn vị thành viên khác có liên quan tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ công tác pháp chế cho đội ngũ nhân viên pháp chế trong doanh nghiệp.

2. Tổ chức pháp chế doanh nghiệp, căn cứ điều khoản quy định về việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ doanh nghiệp, nghiên cứu đề xuất, tư vấn và giúp lãnh đạo doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp hoặc của các đơn vị thành viên.

Căn cứ sửa đổi, bổ sung điều lệ trên cơ sở các chính sách, pháp luật của nhà nước về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp; quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc cơ cấu lại tổ chức, thay đổi ngành nghề kinh doanh chính, điều chỉnh vốn điều lệ, thay đổi chủ sở hữu đối với doanh nghiệp…. 

Tổ chức pháp chế chủ trì, phối hợp với các đơn vị, bộ phận có liên quan của doanh nghiệp hoặc các đơn vị thành viên nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các điều khoản của Điều lệ doanh nghiệp; tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về dự thảo Điều lệ sửa đổi, bổ sung; sau khi hoàn thiện trình lãnh đạo doanh nghiệp xem xét, quyết định phê duyệt hoặc trình cơ quan, cá nhân có thẩm quyền phê duyệt Điều lệ doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp.

3. Căn cứ Điều lệ doanh nghiệp, văn bản chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức pháp chế chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu đề xuất, xây dựng dự thảo nội quy, quy chế của doanh nghiệp theo sự phân công của Lãnh đạo doanh nghiệp (Quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp; Quy chế quản lý tài chính; Quy chế làm việc của các Kiểm soát viên; Quy chế tiền lương, tiền thưởng; Nội quy lao động, trang bị bảo hộ lao động, quy trình vận hành máy móc, thiết bị; Nội quy an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy nổ; Quy định về định mức lao động, định mức khoán; Quy định về thi đua, khen thưởng….).

4. Theo sự phân công của lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức pháp chế chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị, bộ phận có liên quan nghiên cứu, tư vấn thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo doanh nghiệp trong lãnh đạo, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (như các quyết định về tổ chức, quản lý của doanh nghiệp; việc nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của doanh nghiệp; phê duyệt và tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch sản xuất, kinh doanh và kế hoạch đầu tư phát triển 5 năm, ngành, nghề kinh doanh; định mức lao động; quyết định các dự án đầu tư nằm trong quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn; quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cách chức, kỷ luật hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với chức danh lãnh đạo và người lao động trong doanh nghiệp…; thực hiện chế độ, chính sách tiền lương, tiền công đối với người lao động…).

Trong trường hợp cần thiết, tổ chức pháp chế có thể tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp quyết định việc thuê luật sư tư vấn về pháp luật đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá rủi ro môi trường đầu tư, kinh doanh đối với các dự án đầu tư của doanh nghiệp ra nước ngoài;

5. Để đảm bảo tính pháp lý trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện các loại hợp đồng trong doanh nghiệp (hợp đồng thường mại, dịch vụ, lao động…), tổ chức pháp chế chủ trì soạn thảo hoặc tham gia soạn thảo các loại mẫu hợp đồng trình lãnh đạo doanh nghiệp xem xét, quyết định áp dụng thống nhất.

Trưởng hợp dự thảo các hợp đồng do các bộ phận khác của doanh nghiệp soạn thảo, tổ chức pháp chế phải có ý kiến về mặt pháp lý và tổ chức thẩm định về mặt nội dung trước khi trình lãnh đạo doanh nghiệp ký;

Trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức pháp chế có trách nhiệm tham gia để có ý kiến về mặt pháp lý đối với các nội dung của hợp đồng theo sự phân công của lãnh đạo doanh nghiệp.

6. Chủ trì, phối hợp các đơn vị, bộ phận có liên quan giúp tham gia góp ý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các quy hoạch, kế hoạch hoặc các chính sách pháp luật do các cơ quan, tổ chức gửi xin ý kiến có liên quan đến tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.

7. Chủ trì giúp lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức tổng kết, đánh giá việc thi hành pháp luật liên quan đến tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, nhất là việc thi hành và áp dụng pháp luật về ngành nghề, lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

8. Chủ động đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật, tổ chức thực hiện các biện pháp chỉ đạo điều hành về phát triển kinh tế – xã hội có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

9. Chủ trì hoặc phối hợp với các tổ chức đoàn thể của doanh nghiệp thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật có liên quan đến tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, liên quan đến quyền và lợi ích của người lao động;

10. Căn cứ quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức phổ biến Điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp cho người lao động.

11. Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan giúp lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thi hành, áp dụng pháp luật và Điều lệ, các nội quy, quy chế của doanh nghiệp;

12. Tổng kết, đánh giá thực trạng hiểu biết pháp luật, ý thức chấp hành pháp luật của người lao động trong doanh nghiệp.

13. Theo sự phân công của lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức pháp chế chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị, bộ phận có liên quan giúp lãnh đạo doanh nghiệp tham gia giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và của người lao động; Trong trường hợp cần thiết, tổ chức pháp chế tham gia tố tụng hoặc tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp thuê luật sư tham gia tố tụng với tư cách người đại diện theo ủy quyền của lãnh đạo doanh nghiệp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo doanh nghiệp giao.

Tiêu chuẩn đối với Pháp chế Doanh nghiệp

Không phải ở trường hợp nào, vai trò pháp chế doanh nghiệp cũng chỉ do một người đảm nhiệm. Thông thường, Doanh nghiệp sẽ hình thành ban pháp chế doanh nghiệp có nhiều hơn một người để thực hiện tốt công tác kiếm tra giám sát. Do đó, tùy theo vị trí sắp xếp theo nhu cầu của từng đơn vị, các tiêu chuẩn đặt ra đối với cá nhân cụ thể ứng tuyển vào làm việc tại vị trí pháp chế doanh nghiệp có thể sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, tiêu chuẩn chung với người Pháp chế Doanh nghiệp như sau:

Có kiến thức học vấn đạt trình độ cử nhân luật trở lên;

Am hiểu Pháp luật  liên quan trực tiếp các lĩnh vực kinh doanh của công ty;.

Sử dụng tốt vi tính, thành thạo các phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word, Excel, PowerPoint;

Kỹ năng soạn thảo, tra cứu và thẩm định văn bản;

Kỹ năng hoạch định, triển khai, kiểm soát và báo cáo công việc;

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục;

Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức hiệu quả;

Kỹ năng ngoại ngữ (Tùy từng đơn vị có yêu cầu hay không yêu cầu, hoặc yêu cầu ngoại ngữ là tiếng Anh hoặc thứ tiếng khác);