HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH THANH TOÁN 100% QUA QR CODE TRÊN ERP AIG
Mục tiêu
Tự động hóa toàn bộ quá trình thanh toán bằng cách:
- Tra cứu mã khách hàng và hợp đồng, lập đề xuất
- Tự động lập chứng từ thanh toán( lương, điện , nước , Internet, lãi vay , mặt bằng , chi phí hoạt động khác doanh nghiệp
- Tự động sinh mã QR Code tra tự mã và tự sinh mã thanh toán QRcode
- Thanh toán bằng cách quét QR Code
- Cập nhật và gửi thông báo trạng thái thanh toán
Các bước thực hiện
Bước 1: Tra cứu mã khách hàng/mã hợp đồng
- Người dùng nhập mã khách hàng hoặc mã hợp đồng trên giao diện ERP AIG.
- Hệ thống ERP tự động kiểm tra dữ liệu thanh toán còn tồn (nợ gốc, phí, hóa đơn).
Bước 2: Lập chứng từ thanh toán
- Nếu hóa đơn hoặc nghĩa vụ thanh toán tồn tại: Hệ thống tự động tạo chứng từ thanh toán. Ghi nhận nội dung: “Thanh toán hợp đồng [MÃ_HỢP_ĐỒNG] – khách hàng [MÃ_KH]”
- Gắn mã hóa đơn nội bộ để đối chiếu.
Bước 3: Sinh mã QR Code thanh toán
- Hệ thống ERP AIG tự động sinh mã QR Code dựa trên: Số tiền cần thanh toán. Nội dung thanh toán. Tài khoản nhận thanh toán (mặc định là tài khoản doanh nghiệp hoặc cá nhân DN được chỉ định)
- Mã QR bao gồm chuẩn thanh toán ngân hàng (NAPAS/VietinBank/VNPAY)
Bước 4: Gửi QR Code tới khách hàng
Hệ thống gửi mã QR Code thanh toán qua:
- Email: info@asiamedia.vn hoặc email của khách
- SMS/Zalo: số điện thoại khách hàng đã đăng ký
Bước 5: Thực hiện thanh toán
- Khách hàng mở ứng dụng ngân hàng (VietinBank iPay, Momo, VNPAY, VCB SmartBanking…)
- Chọn “Quét mã QR”
- Thực hiện thanh toán đúng nội dung và số tiền đã mã hóa sẵn
Bước 6: Xác nhận thanh toán
Hệ thống kết nối API với ngân hàng
- Tự động xác nhận giao dịch khi có khoản tiền tương ứng và nội dung đúng mẫu
- Đối chiếu mã hóa đơn và khách hàng
Bước 7: Cập nhật trạng thái và thông báo
Sau khi thanh toán thành công:
- ERP AIG tự động cập nhật trạng thái hóa đơn thành “Đã thanh toán”
- Gửi thông báo hoàn tất qua email và SMS:“Thanh toán thành công hợp đồng [MÃ_HĐ]. Xin cảm ơn Quý khách!”
Lưu ý kỹ thuật
- Chuẩn QR: Hệ thống hỗ trợ chuẩn QR Code động theo định dạng VietQR/NAPAS.
- Tài khoản nhận: Có thể là tài khoản công ty hoặc tài khoản cá nhân doanh nghiệp (đã đăng ký trước).
- Mã hóa nội dung: Nên chuẩn hóa nội dung thanh toán theo cú pháp: TT-[Mã HĐ]-[Tên KH]
Kết nối hệ thống
ERP AIG có thể tích hợp API với:
- Ngân hàng: VietinBank, BIDV, VCB, MB, VNPAY
- Cổng thanh toán: VNPAY, Momo, ZaloPay
Kết luận
Quy trình thanh toán 100% tự động qua mã QR Code trên hệ thống ERP AIG là bước tiến quan trọng trong việc số hóa và hiện đại hóa hoạt động tài chính – kế toán tại doanh nghiệp. Với khả năng tra cứu, lập chứng từ, sinh mã thanh toán và cập nhật trạng thái hoàn toàn tự động, quy trình này giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu tối đa sai sót do thao tác thủ công, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong từng giao dịch. Ngoài ra, việc tích hợp trực tiếp với các ngân hàng và cổng thanh toán uy tín cũng góp phần tạo nên trải nghiệm thanh toán thuận tiện, nhanh chóng và chuyên nghiệp cho khách hàng. Đây không chỉ là một giải pháp công nghệ hiệu quả, mà còn là nền tảng để AIG nâng cao năng lực vận hành, tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng sự hài lòng của đối tác trong kỷ nguyên chuyển đổi số.
Nguồn: Linh Huỳnh – Tổng hợp