QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG & THANH TOÁN DOANH NGHIỆP: HỆ THỐNG CHUẨN HÓA TẠI AIG – TDC
-----> Hiện đại hóa quản trị – Tối ưu vận hành – Minh bạch tài chính
Trong bối cảnh nền kinh tế chuyển mình mạnh mẽ và yêu cầu khắt khe về tính minh bạch, chính xác trong vận hành doanh nghiệp, AIG – TDC đã triển khai thành công hệ thống quản lý đơn hàng tích hợp cùng nền tảng ERP. Đây không chỉ là một công cụ kỹ thuật, mà còn là cơ chế quản trị tài chính – sản xuất – thương mại khép kín, giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch nội bộ và với đối tác.
🔄 I. Giao diện quản lý đơn hàng – Dữ liệu trực quan, quyết định tức thì
Trên nền tảng hệ thống ERP của doanh nghiệp, giao diện quản lý đơn hàng được thiết kế trực quan và phân lớp rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông số quan trọng:
Mã đơn hàng
Thời gian giao hàng dự kiến (Time delay)
Tình trạng sản xuất
Trạng thái chất lượng (QC)
Trạng thái thanh toán
Phân loại đơn hàng (TDC hoặc về AIG)
Các trạng thái được mã hóa bằng màu sắc và từ khóa dễ nhận biết, hỗ trợ bộ phận điều hành nhanh chóng đánh giá rủi ro, xác định thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch xử lý:
Delay,Again: đơn hàng có vấn đề về tiến độ hoặc cần rà soát lạiGood,Better: đơn hàng đang hoạt động đúng tiến độ và chất lượngPaid,Unpaid,Partial: tình trạng thanh toán cập nhật theo thời gian thực
🤝 II. Chuẩn hóa dòng tiền: Tăng tốc, minh bạch và bảo vệ tài chính doanh nghiệp
1.Thanh toán giữa AIG và TDC – Chỉ dùng tài khoản doanh nghiệp
Mọi đơn hàng phát sinh giữa AIG và TDC đều không sử dụng tài khoản cá nhân. Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp minh bạch hóa các luồng tiền, bảo vệ lợi ích doanh nghiệp và đảm bảo đầy đủ chứng từ đối chiếu:
- AIG sử dụng tính năng “Lập đơn hàng về TDC”
- TDC tiếp nhận đơn trên ERP tại mục “Đơn hàng”
- Bộ phận lãnh đạo TDC xét duyệt giá thành, lập hợp đồng mua/bán theo chuẩn doanh nghiệp
2.Mọi hoạt động kinh doanh đều đi qua quy trình chuẩn hóa 4 bước:
Dù là sản xuất, bảo trì, cung ứng hay bảo dưỡng – tất cả đều tuân thủ quy trình:
- Ký kết hợp đồng thương mại.
- Lập đề xuất thanh toán trên hệ thống ERP.
- Chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp.
- Đối chiếu ngân hàng, ghi nhận công nợ.
Không có ngoại lệ cho bất kỳ giao dịch nào. Mọi khâu đều có dấu vết kiểm toán – truy vết toàn trình để đảm bảo tính chính danh và tuân thủ pháp lý.
💡 III. Quy trình thực hiện – Hướng dẫn trực quan từ đơn hàng đến thanh toán
Bước 1: AIG tạo đơn hàng về TDC
Từ giao diện chính của ERP, chọn “Lập đơn hàng về TDC” → nhập đầy đủ thông tin:
Loại sản phẩm/dịch vụ
Thời gian yêu cầu giao
Tình trạng sản xuất
Địa điểm thi công
Bước 2: TDC tiếp nhận đơn hàng
Tại màn hình Quản lý đơn hàng, bộ phận TDC sẽ kiểm tra kỹ các trạng thái quan trọng như Delay, Unpaid, kiểm tra tồn kho, sau đó nhấn “Chi tiết” để xử lý.
Bước 3: Duyệt định mức – giá bán
Bộ phận kỹ thuật và kế toán trình duyệt:
Định mức vật tư
Nhân công, khấu hao
Giá bán đề xuất → chuyển cho lãnh đạo phê duyệt
Bước 4: Ký hợp đồng và nhập dữ liệu ERP
Hợp đồng được lập song song gồm:
Hợp đồng bán ra (TDC → AIG)
Hợp đồng mua vào (nếu có vật tư từ bên ngoài)
Tất cả đều được nhập vào ERP để tạo vòng tròn khép kín từ đơn hàng – hợp đồng – thanh toán – công nợ.
Bước 5: Thanh toán – minh bạch đến từng mã QR
Khách hàng hoặc bộ phận có trách nhiệm sẽ quét QR code từ tài khoản doanh nghiệp, chuyển khoản đúng danh mục ghi chú.
Khi thanh toán hoàn tất → cập nhật trạng thái:
PaidNếu mới thanh toán một phần →
PartialNếu chưa thanh toán →
Unpaid
📍 IV. Kiểm soát và đối chiếu – Không để sai sót tồn tại
Mỗi đơn hàng, để được công nhận hợp lệ và hoàn tất quy trình, phải có đầy đủ hồ sơ đối chiếu:
Hợp đồng thương mại
Phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu
Hóa đơn VAT
Sao kê ngân hàng
Báo cáo công nợ cập nhật trên hệ thống
Nhờ vậy, ERP trở thành cánh tay nối dài cho bộ máy tài chính – kế toán – sản xuất, vừa giúp giảm tải thủ công, vừa tăng độ chính xác và tính đồng bộ trong mọi báo cáo.
Với hệ thống ERP và quy trình chuẩn hóa tại AIG – TDC, mỗi đơn hàng không chỉ là một giao dịch kinh tế, mà còn là một vòng vận hành được kiểm soát, minh bạch, và định hướng hiệu quả. Đây là bước tiến vững chắc trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất – tài chính – thương mại đều tối ưu, có thể truy xuất, và sẵn sàng tăng tốc cho giai đoạn phát triển tiếp theo.
Giau Nguyen Tong Hop