HƯỚNG DẪN KẾ HOẠCH, LẬP LỊCH, CHI PHÍ CÔNG TÁC VÀ HOÀN ỨNG
Mục đích của việc Lập kế hoạch Công tác
+ Khi đã có kế hoạch chi tiết, bạn sẽ lường trước được các rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án dự phòng. Điều này giúp giảm thiểu chi phí phát sinh do sự cố bất ngờ.
+ Tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực: Nhân công phân bổ đúng người, vật liệu mua sắm đúng mục đích sử dụng, tránh lãng phí.
+ Tăng tính minh bạch và trách nhiệm: Khi các khoản chi tiêu được ghi nhận rõ ràng trong kế hoạch, bạn sẽ hạn chế được tình trạng chi tiêu không hợp lý hoặc vượt mức.
+ Xác định ngân sách cụ thể: Lập kế hoạch giúp bạn dự trù ngân sách chính xác cho từng hoạt động, từ đó tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.
+ Ưu tiên chi tiêu: Bạn có thể phân bổ ngân sách cho các hạng mục quan trọng trước, giảm thiểu việc chi tiêu không cần thiết.
Thời gian Lập Kế hoạch
+ Trước khi triển khai một dự án mới: Việc lập kế hoạch công tác sẽ giúp xác định các bước triển khai, nhân sự, ngân sách, và thời gian cần thiết.
+ Khi có sự thay đổi về chiến lược, lịch trình công việc: Nếu công ty điều chỉnh chiến lược hoặc nhận thêm nhiệm vụ bất ngờ, lập kế hoạch sẽ giúp định hướng và quản lý khối lượng công việc mới.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÁC BƯỚC VỀ KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
Kế hoạch công tác là gì?
Kế hoạch công tác là một tài liệu hoặc danh sách chi tiết về các công việc, nhiệm vụ, và hoạt động cần thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là tuần, tháng, quý, hoặc năm). Mục đích chính của kế hoạch công tác là giúp tổ chức, cá nhân quản lý thời gian, nguồn lực hiệu quả và đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đề ra. Các thành phần chính của một kế hoạch công tác:
- Mục tiêu công tác: Xác định rõ ràng những mục tiêu cần đạt được.
- Nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê các công việc, hoạt động cần thực hiện.
- Thời gian thực hiện: Quy định rõ thời điểm bắt đầu, thời hạn hoàn thành.
Các bước lập kế hoạch công tác
+ Bước 1: Lập lịch công tác (được duyệt trước khi triển khai).
+ Bước 2: Xây dựng kế hoạch công tác chi tiết (phần “Nội dung công tác”).
+ Bước 3: Dự toán và nhập chi phí công tác (dựa trên kế hoạch công việc).
+ Bước 4: Hoàn thành chuyến công tác và lập báo cáo (cập nhật tiến độ, kết quả).
+ Bước 5: Nộp báo cáo và chứng từ để hoàn ứng (bao gồm nhận xét lãnh đạo).
Hướng dẫn các bước thực hiện trên ERP
Điền rõ tên người thực hiện, nhiệm vụ sẽ được giao cụ thể, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hoặc thiếu minh bạch.
Dễ dàng liên hệ hoặc làm việc trực tiếp với người phụ trách khi cần hỗ trợ hoặc xử lý vấn đề phát sinh.
Xác định thời gian công tác: Giúp sắp xếp công việc khoa học, đảm bảo không bị trùng lặp hoặc bỏ sót.
Đánh giá được tiến độ: Việc xác định thời gian cụ thể giúp người cho người quản lí có thể kiểm tra công việc có diễn ra đúng hay không.
Phần này cho phép nhập tiêu đề và mô tả công việc. Nội dung này cần cụ thể, rõ ràng để người phê duyệt hoặc theo dõi hiểu rõ mục đích chuyến công tác.
Cách xác định phương tiện công tác thường dựa trên:
+ Tính chất công việc
+ Thời gian và khoảng cách di chuyển
+ Số lượng người đi thực hiện công tác
+ Phụ thuộc vào chi phí công tác
Việc chọn đúng phương tiện sẽ giúp đảm bảo hiệu quả công việc, tối ưu hóa thời gian và chi phí. Máy bay, xe khách phù hợp cho khoảng cách xa hoặc công việc cần tốc độ, trong khi ô tô là lựa chọn tốt cho chuyến đi gần và linh hoạt.
Hai trạng thái: “Đã hoàn thành” hoặc “Chưa hoàn thành”.
Khi hoàn tất báo cáo công tác, phải cập nhật trạng thái này để đảm bảo công việc được theo dõi đúng tiến độ. Khi nào chọn tình trạng “Đã hoàn thành”: Toàn bộ nhiệm vụ trong kế hoạch đã được thực hiện đầy đủ và đạt yêu cầu. Các hạng mục liên quan (ví dụ: nghiệm thu, báo cáo, bàn giao) cũng đã được xử lý.
Khi nào chọn tình trạng ” Chưa hoàn thành”: Công việc còn dở dang, chưa đạt được mục tiêu hoặc yêu cầu đề ra. Có những hạng mục bị trì hoãn hoặc gặp vấn đề chưa giải quyết.
Nơi tải lên các tài liệu liên quan như văn bản, báo cáo, hóa đơn, hình ảnh liên quan đến chuyến công tác. Lưu ý phải chuẩn bị đầy đủ để hỗ trợ xét duyệt và hoàn ứng.
Đây là phần chi tiết các nội dung công việc thực hiện trong chuyến công tác, bao gồm:
+ Ngày bắt đầu và ngày kết thúc: Cần chính xác với lịch công tác.
+ Tiến độ hoàn thành (%): Theo dõi mức độ hoàn thiện từng nhiệm vụ.
+ Nội dung này phải được mang sang từ lịch công tác đã lập, không lập mới đề xuất trong trường hợp không phù hợp.
Cụ thể hóa các khoản chi phí dự kiến hoặc thực tế, bao gồm:
+ Ngày lập, người lập, nội dung chi phí, số tiền, và tệp đính kèm hóa đơn.
+ Dùng để hoàn ứng công tác sau chuyến đi. Yêu cầu đính kèm đầy đủ hóa đơn chứng từ.
Nút chức năng để tạo mới hoặc cập nhật thông tin về lịch công tác. Nội dung này cần khớp với phần kế hoạch công tác và chi phí.
Hiển thị tổng hợp các lịch công tác đã đăng ký, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi. Chọn một mục cụ thể để xem chi tiết hoặc chỉnh sửa.
Khi nào chọn tình trạng ” Chưa hoàn thành”: Công việc còn dở dang, chưa đạt được mục tiêu hoặc yêu cầu đề ra. Có những hạng mục bị trì hoãn hoặc gặp vấn đề chưa giải quyết.
Lưu ý khi thực hiện Kế hoạch Công tác
+ Kế hoạch công tác (mục 5): Phải lấy từ lịch công tác đã lập, không được tạo nội dung không phù hợp hoặc ngoài kế hoạch.
+ Lập chi phí công tác (mục 6): Phải dựa trên thực tế các khoản chi liên quan và đảm bảo đầy đủ hóa đơn cho việc hoàn ứng sau công tác.
+ Hoàn ứng công tác (mục 6 và 7): Báo cáo sau công tác và chi phí chi tiết là điều kiện cần thiết để hoàn tất thủ tục hoàn ứng.
QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ HOÀN ỨNG
1. Thời Gian Hoàn Ứng
+ Đối với công tác: Tối đa 36 tiếng kể từ ngày đi công tác về (không tính các ngày nghỉ theo quy định).
+ Đối với các chi phí khác: Tối đa 48 tiếng kể từ ngày được kế toán thực hiện chi (không tính các ngày nghỉ theo quy định).
+ Nếu quá thời gian trên chưa thực hiện hoàn ứng, thì BP. Nhân sự và Kế toán sẽ thực hiện trừ vào Lương của nhân viên đó (theo đúng số tiền chưa hoàn ứng) nếu không chủ động giải trình, gia hạn thời gian hoàn ứng theo đúng quy định công ty – Sau khi đã thực hiện hoàn ứng xong cần báo Kế toán vào kiểm tra và nếu chứng từ, hồ sơ hợp lệ sẽ được xác nhận hoàn ứng xong, số tiền trừ vào lương sẽ bị gỡ. Trường hợp cá nhân không thực hiện đúng quy trình và không giải quyết dứt điểm trong tháng – Số tiền bị trừ vào lương sẽ không được truy thu.
2. Chứng từ làm hoàn ứng
+ Đối với hình thức thanh toán bằng TK doanh nghiệp: Đính kèm bill/lệnh chuyển tiền và Hóa đơn đỏ (nếu có).
+ Đối với hình thức thanh toán bằng TK cá nhân: Đính kèm bill/lệnh chuyển tiền (hình ảnh chuyển khoản thành công – không lấy từ lệnh chuyển tiền trong lịch sử giao dịch) và chứng từ hóa đơn đỏ, hóa đơn bán lẻ hoặc hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ đã mua nếu hóa đơn lẻ không có (Hóa đơn lẻ là hóa đơn thể hiện rõ địa chỉ, tên cửa hàng, ngày viết, SĐT…; Hình ảnh về sản phẩm là hình ảnh cửa hàng và hình ảnh về sản phẩm).
+ Đối với hình thức hoàn ứng CTP, tiếp khách…: Đề xuất khi công tác, tiếp khách cần cố gắng lấy được hóa đơn đỏ về Khách sạn, Nhà nghỉ, Tiếp khách… Nếu không có được hóa đơn đỏ thì cần bổ sung Hóa đơn lẻ (Có in nội dung tên quán, địa chỉ, SĐT, ngày thực hiện giao dịch đầy đủ) và kèm theo bill/lệnh chuyển tiền nếu có (hình ảnh chuyển khoản thành công – không lấy từ lệnh chuyển tiền trong lịch sử giao dịch); Đối với xăng dầu xe yêu cầu khi hoàn ứng phải kèm theo KM đầu và KM cuối. Khi thực hiện hoàn ứng phải dựa theo hạng mục đề xuất để kiểm soát; Các hoàn ứng không nằm trong mục đề xuất – cần phải có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo thì mới có hiệu lực (Có thể Lãnh đạo xác nhận nhanh qua zalo, Chatline, mail Hoặc bổ sung thêm vào đề xuất trước khi thực hiện). Trường hợp không đúng quy trình, chi phí này sẽ không được công ty chấp nhận.
Ghi chú: Các chứng từ đính kèm, bao gồm hình ảnh, phải là chứng từ nguyên bản, không được sao chép, xóa hoặc chỉnh sửa.
3. Mẫu chứng từ Hợp lệ
Trường hợp chi phí nằm trong Kế hoạch công tác
- Đã được lập kế hoạch trước
- Chi phí được dự báo và liệt kê trong kế hoạch công tác trước khi thực hiện công việc.
- Thể hiện chi tiết về danh mục chi phí, số lượng, đơn giá, và tổng ngân sách dự kiến.
- Được phê duyệt
- Kế hoạch công tác (bao gồm chi phí) đã được cấp trên hoặc bộ phận liên quan (tài chính, quản lý) xem xét và phê duyệt.
- Có chữ ký hoặc văn bản chấp thuận chính thức.
- Phù hợp với nội dung công tác
- Chi phí phục vụ trực tiếp cho các nhiệm vụ và mục tiêu đã nêu trong kế hoạch.
- Không vượt quá mức ngân sách đã dự kiến (hoặc được giải trình nếu vượt chi phí).
- Hợp lệ về chứng từ
- Có đầy đủ hóa đơn, biên lai, hoặc các tài liệu chứng minh khoản chi.
- Chứng từ phải hợp lệ theo quy định của pháp luật và chính sách tài chính của tổ chức.
Trường hợp chi phí nằm ngoài Kế hoạch công tác
Xin ý kiến từ người Quản lý trực tiếp xác nhận qua zalo, Chatline hay mail – Kế toán mới có cơ sở thực hiện duyệt hoàn ứng cho các hạng mục ngoài đề xuất.
KẾT LUẬN VÀ GIỚI THIỆU SẢN PHẨM TDC
Lập kế hoạch công tác là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của nhà quản lý nhằm đảm bảo hoạt động điều hành hiệu quả, thống nhất và định hướng đúng mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch tốt giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn.
Một kế hoạch công tác hiệu quả là “kim chỉ nam” giúp tổ chức vận hành nhịp nhàng, đạt được các mục tiêu chiến lược với hiệu suất cao. Nhà quản lý cần đầu tư thời gian và tâm huyết vào việc lập kế hoạch, đảm bảo các yếu tố từ mục tiêu đến triển khai thực hiện đều rõ ràng và khả thi.
Thương hiệu Trà mật ong lựa chọn quảng cáo tại ví trí pano bến xe Quy Nhơn - Một trong những vị trí quảng cáo đắc địa tại Quy Nhơn
Thương hiệu Trà mật ong Boncha tiếp tục chọn vị trí pano Hà Thanh để tiếp cận khách hàng
Tiger Beer quảng cáo ra mắt thiết kế bao bì Tết 2025 tại vị trí Pano cây xăng Trần Hưng Đạo
Nguồn: Linh Huỳnh – Tổng hợp