HƯỚNG DẪN CHẤM CÔNG BỔ SUNG
Đảm bảo đầy đủ ngày công – minh bạch dữ liệu – đồng bộ hệ thống ERP
Trong quá trình làm việc, đặc biệt tại các giai đoạn cao điểm sản xuất – thi công – hỗ trợ liên đơn vị, sẽ phát sinh những trường hợp nhân sự làm việc thực tế nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống chấm công tự động.
Để đảm bảo quyền lợi người lao động, tính chính xác của bảng lương và tính minh bạch dữ liệu HRM – ERP, AIG triển khai quy trình Chấm công bổ sung áp dụng thống nhất toàn hệ thống.
Chấm công bổ sung là gì?
Chấm công bổ sung là hình thức ghi nhận và cập nhật lại ngày công hoặc giờ công đã phát sinh trên thực tế của người lao động nhưng chưa được hệ thống chấm công tự động ghi nhận đầy đủ tại thời điểm làm việc.
Việc chấm công bổ sung thường phát sinh trong các trường hợp như:
Nhân sự làm việc ngoài địa điểm cố định (công trình, xưởng, hiện trường, hỗ trợ chi nhánh khác…)
Luân chuyển công tác ngắn hạn hoặc đột xuất giữa các đơn vị
Hỗ trợ công việc ngoài kế hoạch, ngoài khung giờ hành chính
Sự cố kỹ thuật: mất dữ liệu, lỗi máy chấm công, camera không ghi nhận
Các tình huống đặc thù khác mà chấm công tự động không phản ánh đúng thời gian làm việc thực tế
Trong những trường hợp này, nếu không có cơ chế chấm công bổ sung, ngày công của người lao động có thể:
Bị thiếu hoặc sai lệch
Không được tính đúng vào bảng lương
Ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cá nhân và công tác quản lý nhân sự
Khi nào cần thực hiện chấm công bổ sung?
Nhân sự cần thực hiện chấm công bổ sung trong các trường hợp sau:
Làm việc tại đơn vị khác với đơn vị gốc
Hỗ trợ công việc đột xuất ngoài kế hoạch
Không thể chấm công bằng thiết bị do điều kiện thực tế
Sai sót kỹ thuật (mất dữ liệu, lỗi hệ thống)
Làm việc ngoài giờ/ngoài địa điểm nhưng có xác nhận quản lý
👉 Lưu ý: Không chấm công bổ sung cho các ngày không có phát sinh công việc thực tế.
Nguyên tắc chấm công bổ sung (Nguyên tắc Master)
Quy trình chấm công bổ sung tuân thủ 5 nguyên tắc bắt buộc:
Chấm theo nơi làm việc thực tế
Không trùng ngày công
Không làm mất ngày công
Bắt buộc có xác nhận
Có log & audit trên hệ thống ERP
Mọi hồ sơ không đầy đủ thông tin hoặc không được duyệt sẽ không được đưa vào bảng lương.
Quy trình thực hiện chấm công bổ sung
Quy trình được chuẩn hóa theo luồng xử lý sau:
👉 Hồ sơ ở trạng thái Pending sẽ không được chốt lương.
Trách nhiệm của các bên
Đối với Nhân sự
Khai báo đúng – đủ – trung thực
Gửi hồ sơ đúng thời hạn
Bổ sung minh chứng khi được yêu cầu
Đối với Quản lý/HR
Kiểm tra thực tế công việc
Duyệt hoặc từ chối rõ ràng, có lý do
Đảm bảo dữ liệu chấm công minh bạch, đúng quy định
Một số lưu ý quan trọng
Chỉ những hồ sơ Approved mới được tính lương
Hồ sơ Rejected bắt buộc phải có lý do
Mọi thao tác đều được ghi nhận Audit log trên hệ thống
Việc chấm công bổ sung nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động, không phải là thủ tục hành chính gây khó khăn
Chấm công bổ sung không chỉ là một thủ tục, mà là công cụ quản trị minh bạch, giúp:
Bảo vệ quyền lợi nhân sự
Chuẩn hóa dữ liệu HRM
Tăng hiệu quả vận hành ERP
Xây dựng môi trường làm việc công bằng – chuyên nghiệp
Mong toàn thể CBNV phối hợp thực hiện đúng quy trình để hệ thống vận hành thông suốt và hiệu quả.