HỆ THỐNG QUẢN TRỊ ERP AIG – TẠO NÊN ĐỘT PHÁ VỀ TƯ DUY CÔNG VIỆC
Với sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của công nghệ, cùng sự sáng tạo không ngừng nghỉ của con người đã giúp thay đổi tư duy công việc rất nhiều so với thời gian trước đây. Có thể thấy, việc xây dựng hệ thống quản trị ERP đã mang đến nhiều lợi ích trong việc phát triển dữ liệu, kinh doanh của AIG.
Trải qua gần 05 năm sử dụng và vận hành hệ thống quản trị ERP. Chúng tôi có thể tự tin khẳng định “95% work = 5% innovations”. Tuy nhiên, trong một ngữ cảnh phổ biến, điều này là không chính xác vì 95% không bao giờ bằng 5%. Để giải thích và hiểu rõ hơn về lý do hết sức vô lý này chúng ta cần khẳng định ngữ cảnh mà “95% = 5%” được áp dụng tại hệ thống quản trị ERP của AIG.
Và tại sao chúng tôi có thể khẳng định chắc chắn như vậy; bởi:
Hệ thống quản trị ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các quy trình kinh doanh quan trọng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. ERP cung cấp một nền tảng để tích hợp và quản lý các thông tin từ các hoạt động khác nhau trong tổ chức như tài chính, sản xuất, kho vận, bán hàng, quản lý nhân sự và các hoạt động khác.
Các tính năng chính của hệ thống ERP bao gồm:
- Tích hợp: Kết nối và tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận và quy trình khác nhau thành một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp cải thiện tính nhất quán và đồng bộ hóa thông tin.
- Tính toán tức thời: Cung cấp dữ liệu và báo cáo hoạt động thời gian thực, giúp các quyết định được dựa trên thông tin mới nhất.
- Tối ưu hóa quy trình: Cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động.
- Quản lý tài nguyên: Theo dõi và quản lý tài nguyên của tổ chức như vật tư, nhân viên và tài chính.
- Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp dữ liệu và phân tích để hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định chiến lược và điều hành.
Ngoài các tính năng trên, hệ thống ERP còn xây dựng Quy trình làm việc của từng phòng ban, giúp cho mỗi cá nhân có thể biết rõ được vai trò, công việc của bản thân. Giúp chủ động xử lý các công việc 1 cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
“95% work = 5% innovations” được hiểu như sau:
Việc xây dựng tích hợp hệ thống ERP đã giúp giảm thiểu “95% công việc” – bởi mọi số liệu khi cập nhật trên ERP đều được thống kê, cập nhật và phân tích cơ bản – giúp nhân viên, người quản lý có thể vài thao tác đã nhanh chóng có dữ liệu báo cáo kịp thời dù bạn chỉ mới vào công ty hay mới đi làm lại; bởi dữ liệu trên ERP được cập nhật liên tục, số liệu công khai, realtime.
Biểu thị “95% công việc = 5% tư duy” có thể được hiểu như sau:
1. Phân bố thời gian và nỗ lực: Nó ám chỉ rằng trong công việc hằng ngày, đa số thời gian và nỗ lực dành cho các công việc cập nhật đã gần như được hệ thống ERP xử lý; chẳng hạn như trong hệ thống ERP đã tích hợp sẵn các nội dung sau:
+ Dữ liệu Realtime: cập nhật liên tục, nên việc kiểm tra và phân tích số liệu được kịp thời hơn.
+ Phễu Data: được sử dụng để mô tả quá trình xử lý dữ liệu từ khi dữ liệu được thu thập đến khi nó được sử dụng cho mục đích cụ thể hoặc để ra quyết định. Dựa theo dữ liệu data cùng quy trình làm việc, đã giúp lọc và lựa chọn các dữ liệu chính xác, độ tiếp cận cao và hiệu quả được áp dụng vào các mục đích cụ thể như ra quyết định chiến lược, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, hoặc phát triển sản phẩm dịch vụ mới. Việc sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả và có hệ thống giúp tối đa hóa giá trị từ dữ liệu thu thập được.
+ Data Khách hàng: khi có được nguồn data phong phú, được cập nhật và lưu giữ từ khi khách hàng có nhu cầu đến khi trở thành khách hàng tiềm năng, khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi, sở thích, và nhu cầu của khách hàng. Điều này từ đó giúp cải thiện dịch vụ, tăng cường tương tác và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
+ Thống kê: Thực hiện thống kê dữ liệu theo từng trường khác nhau, giúp người dùng có thể nhanh chóng xem được báo cáo sơ bộ về số liệu cần làm. Điều đó giúp tiết kiệm được thời gian xử lý số liệu từ hệ thống đưa ra.
+ Sơ đồ: từ số liệu có sẵn hệ thống sẽ tạo ra các sơ đồ khác nhau, giúp việc phân tích được dễ dàng, thuận lợi hơn.
2. Quan điểm về phân chia công việc:
Có thể hiểu rằng trong môi trường làm việc hiện đại, rất nhiều thời gian được sử dụng để xử lý các tác vụ hằng ngày, công việc vận hành và thực thi. Việc dành ít thời gian hơn cho việc suy nghĩ chiến lược hoặc tư duy chiến lược có thể là một vấn đề đối với việc phát triển chiến lược dài hạn của tổ chức. Nên khi xây dựng hệ thống ERP đã khắc phục được nhiều vấn đề trong việc xử lý công việc hằng ngày giảm thiểu, giúp nhân viên, quản lý chủ động hơn trong việc phân tích, suy nghĩ để hình thành các chiến lược phát triển lâu dài cho doanh nghiệp hơn.
Do vậy, với việc xây dựng hệ thống ERP gần như đã góp phần giảm thiểu 95% khối lượng công việc hàng ngày, điều này giúp mỗi cá nhân sẽ có được thời gian để thực hiện sử dụng dữ liệu trên ERP để tiến hành phân tích dữ liệu hoặc thực hiện áp dụng vào công việc theo đúng quy trình của từng bộ phận được cập nhật trên ERP. Và đương nhiên, “5% innovations” đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự suy nghĩ, tự sử dụng dữ liệu để phân tích và đưa đến phương án giải quyết hiệu quả nhất cho công việc. Bởi vậy, khi hệ thống đã giúp bạn xử lý được 95% công việc – thì việc tư duy, sử dụng số liệu có sẵn để hoàn thành công việc, để mang hiệu quả cho doanh nghiệp đây là điều bạn chỉ còn 5% innovations – do đó, mỗi cá nhân chúng ta cần tích cực tập khả năng tư duy, khả năng thống kê, phân tích bởi điều đó mang lại nhiều lợi ích cho bạn thân hơn.
AIG COMMUNICATIONS