ERP_AP_TEMPLATE – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ THÔNG MINH, TINH GỌN CHO DOANH NGHIỆP
Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, công nợ phải trả (Accounts Payable – AP) luôn là một trong những thách thức quan trọng, đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và kịp thời. Với mục tiêu giúp kế toán và nhà quản trị vận hành dễ dàng hơn, ERP_AP_Template.html ra đời như một công cụ trực quan, tinh gọn nhưng đầy đủ, giúp theo dõi – phân tích – lập kế hoạch chi trả ngay trên trình duyệt web.
Bài viết sau đây sẽ giới thiệu cách sử dụng, quy trình thao tác, quy ước dữ liệu và gợi ý vận hành thực tế cho doanh nghiệp.
1. Mở & Lưu Dữ Liệu – Linh Hoạt Ngay Trong Trình Duyệt
ERP_AP_Template được thiết kế để chạy trực tiếp trên Chrome hoặc Edge, không cần cài đặt phần mềm phức tạp. Toàn bộ dữ liệu được lưu tạm vào LocalStorage của trình duyệt – nghĩa là an toàn, bảo mật trên chính máy tính đang sử dụng.
💾 Lưu tạm: ghi nhớ dữ liệu trên máy hiện tại.
Xóa lưu: xóa toàn bộ dữ liệu (không thể hoàn tác).
Xuất CSV/JSON: chuyển dữ liệu sang máy khác, mở bằng Excel hoặc tích hợp với ERP.
2. Quy Trình Thao Tác Nhanh (Mỗi Ngày)
Để vận hành hiệu quả, ERP_AP_Template được chia thành 5 mục rõ ràng:
Thiết lập kỳ (Mục 1)
Chọn kỳ bắt đầu/kỳ kết thúc.
Nhập người lập và chọn PIC mặc định.
Nhập hóa đơn (Mục 2)
Người dùng cần điền đầy đủ các trường:
Vendor, PO, Hóa đơn, Ngày nhận, Giá trị HĐ.
Đã thanh toán, Due date, Ưu tiên, Phương thức thanh toán, Ngân hàng.
PIC, Tình trạng chứng từ, Đã duyệt, Ngày kế hoạch chi, Số tiền kế hoạch chi, Ghi chú.
➡ Bấm + Thêm dòng để lưu vào bảng.
Xem bảng – hệ thống tự động tính toán
Còn lại = Giá trị HĐ – Đã thanh toán.
Số ngày trễ = hôm nay – Due date (≤0 là chưa trễ).
Bucket: ≤0 / 1–30 / 31–60 / 61–90 / >90 ngày.
Trạng thái: Đúng hạn / Quá hạn.
Dư sau chi = Còn lại – Tiền TT (nếu có).
Tổng cộng: hiển thị Tổng còn lại & Tổng kế hoạch chi.
Báo cáo nhanh (Mục 3)
Aging: tổng tiền theo từng bucket.
Kế hoạch theo tuần: gom toàn bộ kế hoạch chi & khoản đến hạn cho 8 tuần, tính từ thứ Hai của kỳ bắt đầu.
Checklist đóng kỳ (Mục 4)
- Tick đủ 6 bước kiểm soát: chứng từ, hạch toán, kế hoạch chi, trình duyệt, thanh toán–đối soát, cập nhật ERP. Thanh tiến độ ở Mục 1 sẽ tự động tăng % hoàn thành.
Xuất dữ liệu (Mục 5)
CSV: để mở trong Excel hoặc import ERP.
JSON: phục vụ kỹ thuật/tích hợp.
🔑 Lưu ý: Không chỉnh trực tiếp trên hàng. Nếu nhập sai → Xóa dòng và nhập lại đúng.
3. Quy Ước Dữ Liệu & Mẹo Sử Dụng
Để hệ thống vận hành chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy ước:
Ưu tiên: Cao / Trung bình / Thấp → hỗ trợ sắp lịch chi.
Tình trạng chứng từ: Đủ / Thiếu HĐ / Thiếu HĐGTGT / Thiếu BBNT / Thiếu Hợp đồng.
Đã duyệt: TRUE/FALSE theo quy trình phê duyệt.
Ngày KH chi / Số tiền KH chi: phục vụ kế hoạch tuần & cân đối dòng tiền.
Ngày TT / Tiền TT: cập nhật sau khi thực chi → hệ thống tính Dư sau chi.
Định dạng ngày: YYYY-MM-DD. Ngày không hợp lệ → “Số ngày trễ” = 0.
Nhu cầu lọc/sắp xếp nâng cao: xuất CSV và thao tác trong Excel.
4. Gợi Ý Quy Trình Vận Hành (AP)
Để đảm bảo tính kỷ luật và hiệu quả, bộ phận kế toán AP có thể áp dụng quy trình mẫu sau:
Buổi sáng: vào Mục 3 xem khoản đến hạn tuần này & hóa đơn quá hạn >30 ngày.
Lập kế hoạch chi: nhập Ngày KH chi, Số tiền KH chi; gán Ưu tiên & chọn Ngân hàng.
Trình duyệt: cập nhật Đã duyệt = TRUE trước khi thực chi.
Thực chi & đối soát: điền Ngày TT/Tiền TT ngay khi ngân hàng báo nợ → hệ thống cập nhật dư sau chi.
Cuối ngày: tick checklist và bấm Lưu tạm.
Cuối tuần: xem báo cáo “Kế hoạch theo tuần” để cân đối quỹ tuần tới.
5. Sự Cố Thường Gặp & Cách Xử Lý
Không copy được JSON: do trình duyệt chặn clipboard → bôi đen, Ctrl+C.
Mất dữ liệu: có thể do bấm Xóa lưu hoặc đổi trình duyệt/máy → nên xuất CSV/JSON định kỳ.
Số ngày trễ không đúng: kiểm tra lại Due date.
Lịch tuần không đúng: cần đảm bảo Kỳ bắt đầu chính xác; hệ thống lấy thứ Hai của ngày này làm mốc.
Kết Luận
ERP_AP_Template.html không chỉ là một file mẫu, mà thực sự là một giải pháp quản lý công nợ phải trả thông minh. Với cách vận hành tinh gọn, chuẩn hóa quy trình, tích hợp báo cáo trực quan và khả năng xuất dữ liệu linh hoạt, doanh nghiệp có thể:
Quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
Nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quy trình phê duyệt.
Đảm bảo sự chủ động trong thanh toán và cân đối ngân quỹ.
Một công cụ nhỏ gọn, dễ sử dụng, nhưng đem lại giá trị lớn cho quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại.
Hanh Duong – Tong Hop