ĐẢM BẢO TIẾN ĐỘ VÀ NGUỒN LỰC QUA SOP ERP-READY AIG
QUY TRÌNH ĐIỀU PHỐI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Trong môi trường làm việc nơi thời gian và nguồn lực rất quan trọng, AIG Communications đã phát triển một phương pháp tiếp cận rõ ràng để quản lý các công việc bị trễ tiến độ. SOP (Quy trình vận hành chuẩn) cho việc quản lý các công việc bị trễ tiến độ thuộc Ưu tiên 1 mô tả một quy trình chặt chẽ giúp đảm bảo rằng các công việc không bị đóng khi chưa có đầy đủ các thông tin cần thiết.
Khung Vận Hành SOP
Quy trình này áp dụng cho tất cả các công việc được phân loại là Ưu tiên 1, tức là những công việc quan trọng đối với tiến độ dự án. Các công việc này có thể bị trễ tiến độ hoặc không có đủ nguồn lực để thực hiện. Mục tiêu chính là ngăn chặn việc đóng công việc nếu chưa có đầy đủ dữ liệu, bao gồm lý do trễ tiến độ và kế hoạch xử lý nguồn lực.
1.1 Phạm vi áp dụng
Quy trình này được kích hoạt khi công việc có Ưu tiên 1 gặp phải sự cố như trễ tiến độ hoặc thiếu nguồn lực để hoàn thành.
- Tiêu chí kích hoạt:
- Tiến độ công việc chưa đạt yêu cầu
- Thiếu nguồn lực để tiếp tục công việc
1.2 Quy Định Bắt Buộc
Quy trình yêu cầu rằng không được phép đóng công việc mà không có đầy đủ các thông tin cần thiết:
- Lý do trễ tiến độ
- Kế hoạch xử lý nguồn lực và hành động cần thiết để giải quyết vấn đề.
1.3 Các Lý Do Được Chấp Nhận
Lý do cho việc trễ tiến độ được phân loại thành các nhóm, mỗi nhóm đều có hành động đi kèm để xử lý:
- (1) Thiếu nguồn lực: Thiếu nhân sự, vật tư chưa có sẵn, hoặc điều kiện thi công không đảm bảo.
- (2) Vấn đề về giá/thuê ngoài: Giá thuê ngoài không hợp lý hoặc chưa hoàn tất hợp đồng.
- (3) Nguyên nhân khách quan: Điều kiện thời tiết không thuận lợi hoặc thay đổi yêu cầu từ khách hàng.
Hành động cần thực hiện:
- Tìm kiếm đội ngũ ngoài phù hợp
- Đàm phán lại giá cả và tiến độ
- Thông báo kịp thời cho các bên liên quan
1.4 Trách Nhiệm và Kiểm Soát
Nếu nguyên nhân trễ tiến độ là do thiếu phối hợp nội bộ, không thông báo kịp thời hoặc vi phạm quy trình thì sẽ bị ghi nhận là vi phạm vận hành, ảnh hưởng đến KPI của nhân viên.
Dữ liệu về lý do trễ và phương án xử lý sẽ được sử dụng để:
- Báo cáo điều phối
- Theo dõi trách nhiệm
- Đào tạo nội bộ nhằm cải thiện công tác triển khai sau này
1.5 Logic ERP và Tự Động Hóa
SOP này được tích hợp hoàn toàn với hệ thống ERP của AIG, đảm bảo rằng các quy trình vận hành được tự động hóa với các quy định chặt chẽ:
- Các công việc ưu tiên 1 với tiến độ dưới 100% và số ngày còn lại ≤ 0 sẽ bị chặn đóng nếu chưa có các thông tin cần thiết (lý do và kế hoạch xử lý).
- Cảnh báo popup sẽ xuất hiện nếu dữ liệu bị thiếu.
Mô Phỏng ERP – Form Điều Phối Công Việc
Trong hệ thống ERP của AIG, form điều phối công việc được thiết kế để cung cấp một giao diện thân thiện với người dùng để quản lý các công việc Ưu tiên 1. Dưới đây là các trường thông tin trong form:
Mức độ ưu tiên: Phải được thiết lập thành “Ưu tiên 1” để kích hoạt các quy trình quản lý công việc.
Tiến độ: Phần trăm hoàn thành công việc, cần được cập nhật thường xuyên.
Số ngày còn lại: Nếu giá trị này bằng 0 hoặc âm, quy trình điều phối sẽ được kích hoạt.
Kế hoạch xử lý nguồn lực: Trường này phải được điền rõ ràng với hành động cần thực hiện để giải quyết sự cố, ví dụ như liên hệ đội thi công ngoài hoặc điều chỉnh tiến độ.
Lý do trễ tiến độ: Cung cấp các lý do trễ tiến độ qua một danh sách lựa chọn có sẵn.
Các hành động nút bấm:
Lưu nháp: Lưu lại các thông tin đã nhập để cập nhật sau.
Điền mẫu: Tự động điền vào form với các dữ liệu demo để dễ dàng kiểm tra.
Tính Toán Giá Thuê Khoán & Chiến Lược Đàm Phán Giá
Một tính năng quan trọng trong việc quản lý công việc là tính toán giá thuê khoán hoặc phân bổ chi phí nội bộ:
Nội bộ: 15-20% mức tăng giá
Thuê ngoài: 20-30% mức tăng giá
Hệ thống cũng cung cấp các chiến lược đàm phán để đảm bảo kiểm soát chi phí hiệu quả. Năm chiến lược đàm phán giúp người quản lý thiết lập giá cả công bằng nhưng vẫn đảm bảo tính cạnh tranh:
PA-1 (Ép giá): Đưa ra mức giá thấp, sử dụng cho khối lượng lớn và thời gian ngắn.
PA-2 (Mục tiêu): Tiến hành đàm phán với bảng giá chuẩn và cam kết tiến độ.
PA-3 (Cân bằng): Giá hợp lý kết hợp với điều kiện rõ ràng, kèm thưởng/phạt tiến độ.
PA-4 (Gấp/Khó): Tập trung vào tiến độ, có phụ phí rủi ro hợp lý.
PA-5 (Dự phòng): Khi thiếu nguồn lực hoặc điều kiện làm việc khó khăn, cần đàm phán các điều kiện đặc biệt.
Ứng Dụng Thực Tiễn và Triển Khai
Việc tích hợp SOP ERP-READY vào hệ thống điều phối công việc của AIG rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các công việc Ưu tiên 1 được quản lý một cách hiệu quả và theo chuẩn mực của công ty.
Đối với các Quản Lý Dự Án:
SOP giúp rõ ràng và minh bạch trong việc quản lý các công việc bị trễ tiến độ, giảm thiểu sự mơ hồ khi đóng công việc và đảm bảo đầy đủ các dữ liệu cần thiết.
Đối với các Nhóm Công Tác:
Các cảnh báo tự động và trường thông tin bắt buộc giúp ngăn chặn việc đóng công việc khi chưa hoàn thành các thông tin cần thiết, đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch.
Đối với Khách Hàng và Các Bên Liên Quan:
Hệ thống này nâng cao trách nhiệm và chuyên nghiệp trong quá trình xử lý các công việc, cung cấp sự đảm bảo rằng mọi vấn đề về tiến độ đều được giải quyết chủ động và đúng quy trình.
Với việc áp dụng SOP ERP-READY này, AIG Communications tiếp tục xây dựng một hệ thống vững chắc, ưu tiên hiệu quả, trách nhiệm và chất lượng trong việc quản lý các công việc quan trọng, giúp công ty duy trì vị thế dẫn đầu trong công tác triển khai và sự hài lòng của khách hàng.
Giau Nguyen Tong Hop