CHỦ ĐỘNG QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VÀ CHI PHÍ
Lựa chọn thuê khoán hay thuê ngoài tại AIG
Tại AIG, việc duy trì tiến độ công việc trong các dự án luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu. Khi công việc gặp phải sự cố trễ tiến độ hoặc không đảm bảo nguồn lực, việc tuân thủ quy trình điều phối chuẩn hóa là cần thiết để giữ cho công việc đi đúng lộ trình. Chính vì thế, AIG đã xây dựng quy trình “Điều phối tiến độ bị trễ (Ưu tiên 1)” nhằm tối ưu hóa việc quản lý và xử lý các công việc này. Quy trình này không chỉ giúp đảm bảo tiến độ mà còn giúp tối ưu hóa nguồn lực, cải thiện chất lượng công việc và thúc đẩy sự phối hợp giữa các bộ phận.
1. PHẠM VI ÁP DỤNG & NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC
1.1 Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các công việc có Mức độ ưu tiên = Ưu tiên 1, đặc biệt khi công việc bị trễ tiến độ hoặc không đảm bảo nguồn lực. Đây là trường hợp ưu tiên xử lý, cần phải khai báo rõ lý do và phương án xử lý nguồn lực để đảm bảo việc hoàn thành công việc trong thời gian tối ưu nhất.
1.2 Nguyên tắc bắt buộc
Quy trình yêu cầu không được phép đóng task nếu chưa khai báo đầy đủ các yếu tố sau:
Lý do trễ tiến độ
Phương án xử lý nguồn lực
=>Việc này giúp đảm bảo rằng mọi yếu tố gây trễ đều được đánh giá và giải quyết một cách kịp thời.
2. NHÓM LÝ DO ĐƯỢC CHẤP NHẬN & HÀNH ĐỘNG CẦN THỰC HIỆN
2.1 Nhóm lý do được chấp nhận
Các lý do được chấp nhận khi công việc bị trễ tiến độ bao gồm:
Không đảm bảo nguồn lực: Thiếu nhân sự, thiết bị hoặc điều kiện thi công không đáp ứng.
Giá thuê khoán/thuê ngoài không phù hợp: Các vấn đề liên quan đến giá thuê không đạt yêu cầu hoặc việc phân bổ chưa rõ ràng.
Nguyên nhân khách quan: Thời tiết xấu, yếu tố ngoài tầm kiểm soát, thay đổi yêu cầu hoặc mặt bằng thi công.
2.2 Hành động bắt buộc đi kèm
Chủ động tìm đội thi công hoặc thuê ngoài phù hợp.
Đàm phán giá và tiến độ chặt chẽ.
Thông báo kịp thời mọi thay đổi và khó khăn.
=> Việc chủ động xử lý các vấn đề này không chỉ giúp giảm thiểu sự cố mà còn đảm bảo dự án không bị ảnh hưởng quá nhiều về tiến độ.
3. TRÁCH NHIỆM & KIỂM SOÁT
3.1 Trách nhiệm xử lý
Trong trường hợp nguyên nhân trễ tiến độ là do thiếu phối hợp hoặc không thông báo kịp thời, các cá nhân liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm về vi phạm vận hành. Các dữ liệu liên quan đến lý do trễ và phương án xử lý sẽ được ghi nhận để sử dụng cho:
Báo cáo điều phối.
Truy vết trách nhiệm.
Đào tạo và cải tiến quy trình nội bộ.
3.2 Kiểm soát tiến độ
Quy trình này không chỉ giúp xử lý các sự cố khi công việc bị trễ mà còn là công cụ quan trọng để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc. Nhờ vào quy trình chuẩn hóa này, việc theo dõi tiến độ sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
- Nội bộ nhận khoán: +15–20%
- Thuê ngoài: +20–30%
=>Thuê khoán nhưng phải biết kiểm soát chi phí- kiểm soát được hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp
4. ERP- QUY TRÌNH CHUẨN HÓA
Quy trình ERP được triển khai để chuẩn hóa công việc và kiểm soát tiến độ bị trễ. Khi công việc có Mức độ ưu tiên = “Ưu tiên 1” và tiến độ chưa đạt 100% trong khi số ngày còn lại là ≤ 0, hệ thống ERP sẽ yêu cầu khai báo lý do trễ và phương án xử lý nguồn lực. Điều này giúp tránh tình trạng công việc bị bỏ qua hoặc không có phương án giải quyết rõ ràng.
Logic ERP cụ thể:
Khi tiến độ chưa đạt 100% và số ngày còn lại ≤ 0, hệ thống sẽ yêu cầu khai báo phương án xử lý nguồn lực.
Không thể đóng task nếu thiếu dữ liệu về lý do trễ và phương án xử lý.
Thông báo cảnh báo khi điều kiện trên xảy ra.
SOP yêu cầu người phụ trách:
- Xác định rõ lý do trễ
- Đề xuất phương án xử lý nguồn lực (nội bộ / thuê khoán)
- Nêu rõ nội dung xử lý, thời gian, người chịu trách nhiệm và cam kết hoàn thành
PHƯƠNG ÁN & CHIẾN THUẬT ĐÀM PHÁN
Đưa 2–3 báo giá cạnh tranh
• Chốt nhanh theo khối lượng lớn
• Thanh toán gọn.
- Chốt theo bảng giá chuẩn
- Tách hạng mục để tối ưu
- Cam kết tiến độ.
- Giá hợp lý + điều kiện rõ (phạm vi/đầu việc)
- Kèm thưởng/phạt tiến độ.
- Ưu tiên tiến độ
- Thêm phụ phí rủi ro hợp lý
- Yêu cầu cam kết chất lượng & bảo hành.
- Khi thiếu nguồn lực/đêm/hiện trường khó
- Chốt trần để không đứt tiến độ
- Cần phê duyệt.
Chủ động thuê khoán -đảm bảo tiến độ dự án
Khi công việc gặp phải tình huống trễ tiến độ hoặc không đảm bảo nguồn lực, việc lựa chọn phương án xử lý phù hợp là rất quan trọng. Một trong những phương án hiệu quả là chọn khoán hoặc thuê ngoài, với mỗi phương án đều có những ưu điểm riêng trong việc đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
Khoán công ty: Đây là phương án được lựa chọn khi công ty có khả năng đáp ứng được nguồn lực nội bộ, với mức giá tăng từ 15–20% so với giá nhân công hiện có. Phương án này giúp tiết kiệm chi phí và duy trì sự kiểm soát trực tiếp về chất lượng và tiến độ.
Thuê ngoài: Khi công ty không đủ khả năng đáp ứng, việc thuê ngoài là lựa chọn hợp lý. Tuy nhiên, chi phí thuê ngoài sẽ cao hơn, với mức tăng 20–30% so với giá nhân công hiện có. Việc này đảm bảo công việc được thực hiện kịp thời, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp hoặc yêu cầu tiến độ gấp.
Quy trình này giúp tạo ra một hệ thống quản lý nghiêm ngặt và hiệu quả để đảm bảo rằng các công việc luôn được hoàn thành đúng tiến độ, với sự phối hợp chặt chẽ từ các bộ phận liên quan. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp tăng cường chất lượng và tính chuyên nghiệp trong mọi dự án của AIG.
Tất cả nhân viên AIG đều cần nắm rõ và thực hiện đúng quy trình này để đảm bảo các công việc luôn được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng thời gian.
Phan Vy tổng hợp