BỘ KỸ NĂNG ỨNG XỬ AIG
Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp là tiền đề để tạo nên mối liên kết chặt chẽ, bền vững giữa những cá nhân trong một tổ chức, góp phần vào thành công của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực kinh doanh. Việc hiểu rõ về văn hóa ứng xử cũng như ứng dụng các quy tắc ứng xử đúng đắn sẽ góp phần thiết lập nên một môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết và đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp?
Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp được định nghĩa là những mối quan hệ ứng xử giữa các cấp trong cùng một tổ chức kinh doanh. Cụ thể, đây là cách thức giao tiếp và đối xử giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên đồng cấp với nhau và giữa con người với công việc. Văn hóa ứng xử được xây dựng dựa trên văn hóa nội bộ doanh nghiệp và văn hóa ứng xử của cộng đồng.
Vì sao cần phải xây dựng văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp?
Văn hóa ứng xử sẽ quyết định đến việc tạo dựng hình ảnh, bản sắc và thậm chí là vòng đời của doanh nghiệp. Bởi mỗi cá nhân trong tổ chức đều có tính cách riêng biệt, việc hòa hợp, gắn kết giữa họ không phải là điều dễ dàng. Thêm vào đó, hiệu suất công việc cũng chịu tác động rất lớn của văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp.
Chính vì thế, việc xây dựng một bộ quy tắc về cách ứng xử sẽ giúp các thành viên tự động điều chỉnh hành vi và cách thức giao tiếp chốn công sở một cách đúng đắn và hợp lý. Khi đó, mọi người sẽ cảm thấy được tôn trọng và nhanh chóng tạo dựng mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết, gắn bó hơn trong công việc. Điều này không chỉ mang đến sự hào hứng và động lực làm việc cho tất cả thành viên, mà còn góp phần làm nên tác phong làm việc chuyên nghiệp và bản sắc độc đáo.
Bộ quy tắc ứng xử tại AIG
1. Lắng nghe
Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong văn hóa giao tiếp. Lắng nghe điều này có vẻ đơn giản nhưng không phải ai cũng biết lắng nghe để mang lại lợi ích tốt nhất trong giao tiếp.
Văn hóa lắng nghe là thể hiện sự quan tâm, tôn trọng, sự đồng cảm với vấn đề mà người giao tiếp với mình đang gặp phải, biết lắng nghe sẽ hiểu và nắm bắt được vấn đề của người nói, giúp đưa ra câu trả lời, nhận định hoặc giải pháp hợp lý để ứng xử giải quyết các vấn đề liên quan.
3. Kiểm tra/rà soát
Kiểm tra, rà soát là bước giúp mỗi cá nhân nắm bắt được các công việc đang tồn đọng, từ đó có phương án xử lý kịp thời.
Đó cũng là thước đo giúp Quản trị thời gian được hiệu quả hơn, giúp cho mỗi cá nhân luôn luôn có động thái kiểm tra, rà soát các công việc trở thành thói quen, giúp nâng cao kỹ năng của bản thân.
5. Đánh giá/cải tiến
Đánh giá là việc đòi hỏi mỗi cá nhân cần phải tự bản thân nhìn nhận đánh giá các công việc, khối lượng công việc đang phụ trách để từ đó rút ra được nhiều bài học, hiểu rõ được những sai sót của bản thân đang còn thiếu sót.
Qua đó, mỗi cá nhân tự cải tiến và nâng cao chuyên môn bản thân mình hơn. Điều đó giúp cho mỗi bộ phận quản lý được hiệu quả hơn, cùng với đó Lãnh đạo sẽ thực hiện đánh giá toàn bộ nhân sự được chính xác và cụ thể hơn.
7. Báo cáo
Báo cáo là việc phản ánh lại vấn đề được giao đang trong giai đoạn nào, tiến độ xử lý như thế nào. Báo cáo là trách nhiệm của từ cá nhân phải thực hiện hàng ngày, hàng tuần.
Báo cáo cũng là cơ sở để đánh giá việc nhân sự đó làm việc có hiệu quả, khối lượng công việc giải quyết trên khối lượng công việc tồn như thế nào.
9. Phát huy ý tưởng, kiến tạo
Phát huy ý tưởng, kiến tạo là việc đổi mới, vượt bậc về suy nghĩ hơn. Đôi khi việc bạn đề xuất ý kiến thì chỉ trên lý thuyết, việc áp dụng và vận hành thành công – sẽ làm cho ý tưởng đó trở nên hiện thực, từ đó giúp cho mỗi cá nhân luôn đặt được mục tiêu phấn đấu cao hơn trong công việc
2. Phân tích
Phân tích là kỹ năng cần thiết trong giao tiếp và phân tích sẽ giúp cho người tiếp nhận nắm được công việc, vấn đề cần giải quyết, xử lý để từ đó tiến hành thực hiện dễ dàng và thuận lợi hơn.
Phân tích thông tin khi tiếp nhận giúp mỗi cá nhân định hình và thao tác nhanh chóng những giải pháp đề xuất cần thiết. Khi đó việc hỏi ngay lập tức Lãnh đạo, cấp trên sẽ về các vướng mắc sẽ giúp các nhân viên thực hiện giải quyết công việc được nhanh chóng hơn.
4. Tổng hợp
Tổng hợp là kỹ năng giúp cho mỗi cá nhân có tư duy tổng hợp công việc, phân bổ và sắp xếp được khối lượng công việc đang thụ lý.
Từ đó xây dựng nên kỹ năng làm việc tốt hơn, mang lại hiệu quả cao về mặt chuyên môn. Việc tổng hợp còn giúp hạn chế công việc bị trôi, hạn chế xử lý chậm trễ.
6. Trả lời/Thực hiện
Trả lời là việc mà vấn đáp qua lại giữa các cá thể với nhau, là việc trả lời của cấp dưới dành cho Lãnh đạo, cấp quản lý. Việc trả lời giúp cho nhân viên khi trao đổi với lãnh đạo có thêm nhiều điều học hỏi, có thể tự tin đưa ra nhiều nhận xét trên nhiều khía cạnh khác nhau.
Thực hiện là việc áp dụng những kiến thức có được, những tư duy nhạy bén để giải quyết công việc, và thực hiện theo đúng tiến độ công việc đề ra.
8. Góp ý xây dựng
Góp ý xây dựng luôn là điều mà nhiều nhà quản trị doanh nghiệp mong muốn nhận được từ phía nhân sự. Góp ý thể hiện được cái nhìn nhận của cá nhân đang dành cho công ty, là những đóng góp có ý nghĩa theo hướng tích cực hơn.
Góp ý xây dựng – là việc cần được đưa ra lấy ý kiến trong mỗi lần đánh giá, để từ đó giúp nhà quản trị xây dựng được phương án, cách thức làm việc hiệu quả, giúp mỗi cá nhân đạt được tối đa hiệu suất làm việc.
10. Đam mê học tập/tích lũy, phát triển thành tích
Việc học tập là điều luôn cần thiết trong cuộc sống, bạn phải học tập từ những việc đơn giản đến phức tạp. Nhưng nếu thiếu đi đam mê việc học tập sẽ không mang lại hiệu quả cao.
Bởi vì, đam mê học tập, đam mê tích lũy là việc cần thiết của mỗi cá nhân; điều đó sẽ giúp cho các cá nhân có động lực phấn đấu và làm việc tốt hơn.
Một vài quy tắc ứng xử quan trọng trong doanh nghiệp
Ứng xử khéo léo với cấp trên
Khi giao tiếp với những người giữ chức vụ cao hơn, bạn cần giữ thái độ lịch sự, tôn trọng và luôn tỏ ra bình tĩnh, tự tin và trình bày ý kiến cá nhân của mình một cách trung thực, thẳng thắn. Khi xảy ra bất đồng trong quan điểm hoặc phát hiện lỗi sai của nhà quản lý, thay vì cố gắng tranh cãi hoặc chỉ trích, bạn nên đưa ra những bằng chứng thuyết phục cho ý kiến của mình và góp ý nhẹ nhàng, tế nhị.
Tạo dựng quan hệ bền vững với cấp dưới
Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với những người dưới quyền quản lý của mình là cực kỳ cần thiết. Hãy tìm cách xây dựng niềm tin và tình cảm đối với nhân viên, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ đắc lực của họ để có thể hoàn thành tốt mọi mục tiêu đã đề ra.
Tôn trọng những người đồng cấp
Nếu coi doanh nghiệp là nhà, thì đồng nghiệp chính là những người thân cùng bạn trải qua những thăng trầm trong công việc. Vì thế, khi giao tiếp và làm việc cùng họ, bạn nên thể hiện sự tôn trọng thông qua thái độ cởi mở, hòa đồng và thân thiện, đối xử bình đẳng, chân thành và không vụ lợi.
Giải quyết xung đột trong hòa bình
Mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Sẽ có những lúc bạn cảm thấy khó chịu với cách hành xử hoặc không đồng tình quan điểm của một cá nhân bất kỳ. Lúc này, bạn nên lựa chọn cách góp ý một cách lịch sự, chân thành và chỉ rõ vấn đề khiến bạn không hài lòng với người đó.
Tuyệt đối không nên nói xấu sau lưng, bạn sẽ không thể biết được lời nói của mình có sức lan tỏa như thế nào. Việc kéo bè kết cánh để hướng chỉ trích vào một ai đó sẽ chẳng đem lại lợi ích gì cho bạn, ngược lại nó sẽ gây ra những hệ lụy xấu cho những mối quan hệ trong công ty của bạn.
Một doanh nghiệp chỉ có thể hoạt động ổn định và phát triển bền vững khi có được sự liên kết chặt chẽ trong nội bộ của mình. Chính vì thế, việc xây dựng và duy trì văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại để hướng tới các mục tiêu phát triển lâu dài.
Linh Huỳnh – Tổng hợp