QUẢN LÝ VĂN THƯ LỮU TRỮ - HÌNH THỨC 01 CỬA TẠI AIG
Khái niệm về Quản lý văn thư lưu trữ?
Quản lý văn thư là tất cả những công việc liên quan đến công tác quản lý văn thư, lưu trữ giấy tờ từ giai đoạn tiếp nhận(tài liệu đến) đến khi giải quyết xong các công việc, lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ . Hiểu một cách đơn giản, văn thư lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu, hiện vật nào đó để đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ của nó.
Tầm quan trọng của việc Quản lý lưu trữ Văn thư
Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác
Việc lưu trữ thông tin tập trung, khoa học sẽ giúp bộ phận văn thư sẽ nhanh chóng tìm kiếm được các thông tin cần thiết kịp thời và chính xác đến các cơ quan, đơn vị nói chung. Đặc biệt, với các cơ quan Nhà nước luôn đòi hỏi các thông tin nhanh chóng, chính xác. Chưa kể, việc tổng hợp thông tin cần tìm kiếm ở nhiều nguồn khác nhau. Do đó, thông tin bằng văn bản sẽ là phương pháp truyền tải thông tin kịp thời và chính xác nhất.
Bảo mật thông tin, đảm bảo tính thông suốt trong quá trình hoạt động
Công tác lưu trữ văn thư không chỉ giúp bảo mật thông tin mà còn đảm bảo tính thông suốt trong suốt quá trình hoạt động của công ty. Vì vậy, các nội dung trong văn bản cần phản ánh đúng, đầy đủ các hoạt động của cơ quan bởi văn văn thư lưu trữ được coi là bằng chứng nhân sự minh bạch cho các cơ quan.
Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ
Bên cạnh việc cung cấp thông tin kịp thời, bảo mật thông tin, quản lý văn thư lưu trữ còn góp phần gìn giữ hồ sơ gọn gàng, sạch đẹp, đảm bảo về số lượng hồ sơ, tài liệu để là, tốt công tác lưu trữ. Khi tài liệu được lưu trữ tốt sẽ đảm bảo được tính an toàn, pháp lý cho các cơ quan, tổ chức.
Quản lý lưu trữ văn thư – hình thức 1 cửa tại AIG
Với việc quản trị doanh nghiệp thông qua hệ thống ERP, phía doanh nghiệp đã tiến hành kiện toàn và bổ sung một số tính năng mới trên phần Quản lý Văn thư nhằm mục đích công nghệ số các quy trình thủ tục nội bộ của doanh nghiệp.
Nghĩa là, từ khi các hồ sơ, văn bản được chuyển từ bộ phận chuyển môn xuống Văn thư để tiến hành trình ký, đóng dấu, lưu trữ và gửi đi → thì đã hiện thực hóa số vào bằng cách trình bày đầy đủ nội dung, công văn, người gửi, người nhận – để tổng hợp dữ liệu là cơ sở để Ban Lãnh đạo công ty có thể thực hiện ký bằng chữ ký số và lưu trữ ngay tại trên hệ thống – và bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể chủ động xem các dữ liệu được.
Ngoài ra, đối với các công văn, thông báo nhận được từ các cơ quan, đơn vị ngoài doanh nghiệp vẫn thực hiện quy trình 1 cửa thông qua việc Lễ tân sẽ là người tiếp nhận đầu tiên, đến Lãnh đạo bút phê và chuyển qua bộ phận chuyên môn xử lý với thời gian và nội dung xử lý cụ thể; khi xong BP. Chuyên môn chỉ việc báo cáo trực tiếp trên phần tiếp nhận để Lãnh đạo thấy và có thể duyệt được nội dung và phương án xử lý này.
Việc thực hiện Quản lý Văn thư 1 cửa sẽ giúp kiểm soát và rà soát được toàn bộ các hồ sơ công văn, văn bản đi ra từ Công ty cũng như những hồ sơ văn bản công ty nhận được đã giải quyết được bao nhiêu phần trăm, do ai thực hiện và tiến độ thế nào. Điều này phần nào giúp doanh nghiệp kiện toàn lại bộ hồ sơ dữ liệu, thay vì phải đưa bản gốc đến từng bộ phận, chuyền qua lại và lại dễ dẫn đến trôi công việc, thất lạc.
Quy trình thực hiện Quản lý văn thư 1 cửa
*** Đối với Hồ sơ đến
Bước 1: Lễ tân tiếp nhận toàn bộ công văn, văn bản từ đơn vị khác tới doanh nghiệp.
Bước 2: Lễ tân có trách nhiệm cập nhật công văn, văn bản vào mục Quản lý Văn thư trên hệ thống ERP Châu Á/TDC.
Bước 3: Lãnh đạo sẽ có trách nhiệm xem trước văn bản và thực hiện chuyển cho bộ phận, người phụ trách chuyên môn giải quyết và có nội dung hướng dẫn về cách thức giải quyết.
Bước 4: Người được Lãnh đạo chuyển sẽ có trách nhiệm vào mục Quản lý Văn thư trên hệ thống ERP để bấm tiếp nhận và thực hiện giải quyết nội dung trên Công văn, Văn bản được giao theo đúng thời gian do bản thân tự đề xuất.
Bước 5: Người tiếp nhận phải có trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện giải quyết đúng nội dung và đúng thời gian đã được nêu trên mục Quản lý Văn thư. Sau khi hoàn thành xong, thì phải cập nhật lại đã giải quyết trong mục Quản lý Văn thư (phần nội dung thực hiện) và báo Lãnh đạo xem duyệt để có cơ sở thực hiện.
Bước 6: Sau khi Lãnh đạo duyệt, Lễ tân có trách nhiệm in Văn bản, hồ sơ để tiến hành trình ký đối với Lãnh đạo ký vật lý hoặc ký chữ ký số đối với hình thức sử dụng token. Sau đó update file đã ký lên và báo người phụ trách thực hiện làm việc với cơ quan hoặc khách hàng/đối tác.
** Đối với hồ sơ từ Công ty đi ra bên ngoài
Bước 1: Mỗi cá nhân, nhân viên có hồ sơ cần trình ký. Phải hoàn thiện bản thảo và có trách nhiệm gửi các bộ phận liên quan xem qua và được xác nhận bằng mail hoặc zalo. Sau đó thực hiện vào Quản lý Văn thư cập nhật hồ sơ cần ký lên bằng hình thức thêm mới (nhớ bổ sung thời gian cần ký văn bản).
Bước 2: Sau khi đã cập nhật xong cần báo cho Lễ tân để bạn Lễ tân có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo xem duyệt.
Bước 3: Lãnh đạo nhận thông tin sẽ vào xem bản thảo do nhân viên gửi và nếu đồng ý thì duyệt ngược lại thì yêu cầu bổ sung thay đổi, điều chỉnh vào phần ý kiến nội dung hướng dẫn.
Bước 4: Nếu Lãnh đạo duyệt, thì Lễ Tân có trách nhiệm in hồ sơ để trình lãnh đạo ký đối với ký vật lý; còn chữ ký số thì Lãnh đạo sẽ thực hiện ký. Khi đó Lễ tân update file đã ký lên lại Quản lý Văn thư.
Bước 5: Lễ tân đã hoàn thiện cập nhật xong sẽ báo nhân sự đó vào bấm tiếp nhận và làm việc với khách hàng/đối tác về hồ sơ mới ký.
Bước 6: Nếu Lãnh đạo yêu cầu chỉnh sửa thì Lễ tân phải báo nhân sự đó vào xem và chỉnh sửa đến khi đạt yêu cầu của Lãnh đạo thì sẽ quay về bước 3 duyệt bản thảo.
Kết luận
Việc thực hiện Quy trình Quản lý Văn thư – hình thức 1 cửa sẽ giúp cho Quản lý, Lãnh đạo nắm bắt được các vấn đề cần giải quyết, tránh trường hợp quên hoặc trôi việc. Ngoài ra, điều này cũng góp phần tạo được thói quen xử lý công việc tăng hiệu quả về cách phân tích xử lý việc khi được trực tiếp Lãnh đạo hướng dẫn cách thức xử lý. Điều đó góp phần quản lý chặt chẽ các văn bản, công văn từ doanh nghiệp đi cũng như đến doanh nghiệp.