HỢP ĐỒNG BÁN RA TRONG QUY TRÌNH KHÉP KÍN
Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, hợp đồng bán ra luôn là mắt xích quan trọng, không chỉ ghi nhận thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng mà còn là cơ sở pháp lý để triển khai, vận hành và theo dõi hiệu quả các giao dịch thương mại. Tuy nhiên, trong thực tế, quy trình xử lý hợp đồng theo phương pháp thủ công vẫn còn phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, dẫn đến tình trạng thiếu liên kết giữa các bộ phận, dễ xảy ra sai sót về thông tin, trễ tiến độ phê duyệt, và đặc biệt là khó kiểm soát vòng đời hợp đồng một cách tổng thể.
Để giải quyết triệt để những bất cập đó, việc ứng dụng hệ thống ERP và Appsale với quy trình khép kín đã và đang trở thành giải pháp tối ưu. Nhờ khả năng kết nối xuyên suốt các phòng ban và tự động hóa từng bước từ tạo đơn hàng, ký hợp đồng, đến giao hàng – xuất hóa đơn và thanh toán, quy trình hợp đồng bán ra trên ERP giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch và chính xác hơn bao giờ hết.
MÔ TẢ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG HỢP ĐỒNG BÁN RA
Bước 1: Tạo báo giá và xác nhận từ khách hàng
Nhập báo giá trên hệ thống
Chuyển đổi thành hợp đồng hoặc đơn hàng sau khi khách hàng đồng ý
Bước 2: Thiết lập hợp đồng bán ra
Nhập thông tin hợp đồng: đối tác, sản phẩm, thời hạn, chính sách thanh toán…
Liên kết tự động với thông tin khách hàng có sẵn trong hệ thống CRM/ERP
Bước 3: Duyệt và phê duyệt hợp đồng
Hệ thống gửi luồng duyệt đến các bộ phận liên quan (kinh doanh, pháp lý, tài chính…)
Lưu trữ hợp đồng điện tử sau khi được duyệt
Bước 4: Thực hiện bán hàng – giao hàng – xuất hóa đơn
Thông báo nội dung phát sóng & chạy test cho khách hàng. Đối với Pano thời gian test in ấn từ 3 đến 7 ngày. Đối với màn hình led từ 1- 2 ngày
Sau khi khách hàng chấp thuận nội dung chạy test. Tiến hành thông báo phát sóng chính thức & gửi ảnh nghiệm thu ngày đêm cho khách hàng.
Bước 5: Theo dõi công nợ và thanh toán
Làm hồ sơ nghiệm thu thanh toán
Nhắc nhở thanh toán
Bước 6: Kết thúc hợp đồng và lưu trữ
Hệ thống đánh dấu hoàn thành sau khi tất cả nghĩa vụ đã thực hiện
Dữ liệu lưu trữ phục vụ báo cáo, tái ký với khách hàng
LỢI ÍCH CỦA QUY TRÌNH KHÉP KÍN TRÊN ERP
Tự động hóa – Giảm thiểu sai sót thủ công
Tăng tốc độ xử lý và phê duyệt
Dễ dàng kiểm soát và báo cáo
Đảm bảo tính minh bạch và bảo mật thông tin
Kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban: kinh doanh, pháp lý, kế toán, kho vận…
BƯỚC 1: KHÁCH HÀNG QUAN TÂM → BÁO GIÁ TỰ ĐỘNG
- Khi khách hàng chọn sản phẩm quan tâm → form báo giá xuất hiện tự động.
- Tự động chọn vị trí khu vực/tỉnh/thành phố từ danh sách hệ thống → đẩy vào mail khách hàng và quản lý đơn hàng nội bộ.( quản lý đơn hàng -> final price -> lập báo giá app sale .
- Hệ thống sinh báo giá (App Sale) → gửi mail khách hàng → lưu CRM.
- CRM tự động xuất form mẫu ( báo giá “ quy trình chốt sale -> lập hợp đồng -> xin phép -> nghiệm thu => công nợ -> thanh toán “ nhắc nhỡ tự động mail “ -> gia hạn hợp đồng khi kết thúc và số lần nhắc nhỡ “ lần 1/ 90 ngày “ lần 2 /60 ngày “ lần 3/90 ngày “
BƯỚC 2: ERP – QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG/ BÁO GIÁ & HỢP ĐỒNG
- Sau khi báo giá được duyệt:
- Tạo hợp đồng tự động
- Gửi mail hợp đồng + file đính kèm (.doc/.pdf)
- Hệ thống ghi nhận giá cuối (Final Price) chủ bảng và duyệt quản lý đơn hàng được lập tại quản lý đơn hàng / thông tin đính kèm.
BƯỚC 3: GỬI HỢP ĐỒNG VÀ XIN PHÉP (NẾU CÓ)
- Chuyển sang bước gửi hợp đồng (APP SALE ).
- Trường hợp cần xin phép quảng cáo/triển khai → tự động thông báo và tạo biểu mẫu gửi phép văn hóa/ nghiệm thu / thanh toán “ công nợ “ / nhắc nhỡ =>> hoàn toàn tự đồng hóa.
BƯỚC 4: NGHIỆM THU – CẬP NHẬT CÔNG NỢ
- Sau khi triển khai:
- Nhập thông tin nghiệm thu → file Word đính kèm.
- Sinh báo cáo nghiệm thu & đề nghị thanh toán tự động/ xuất hóa đơn (ERP → Kế toán không phải lập thủ công thông tin được tự động mang sang, tránh tình trạng thực hiện 2 lần một nội dung. ).
- Tự động đồng bộ sang hệ thống công nợ/ thu nợ/ nhắc nợ và gia hạn hợp đồng.
BƯỚC 5: NHẮC NỢ VÀ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
- Đến hạn thanh toán:
- Gửi mail nhắc nợ tự động đến khách hàng (theo thời gian hệ thống).
- Hiển thị trạng thái công nợ trên Dashboard ERP( từ lập thu và tự động trừ công nợ )
BƯỚC 6: GIA HẠN HỢP ĐỒNG
- Trước khi hết hạn hợp đồng:
- Tự động gửi mail nhắc gia hạn theo chu kỳ:
- Lần 1: 90 ngày trước
- Lần 2: 60 ngày trước
- Lần 3: 30 ngày trước
- Tự động gửi mail nhắc gia hạn theo chu kỳ:
🔁 TỰ ĐỘNG HÓA & TÍCH HỢP TOÀN HỆ THỐNG
- Tự động lấy dữ liệu khách hàng từ báo giá → hợp đồng → kế toán “ thông tin liên quan đầu vào và xuất bán ra . đảm bảo doanh thu → nhắc nợ.
- Tự động sinh file Word hợp đồng & nghiệm thu/ đề nghị thanh toán
- Tự động nhắc lịch gia hạn gởi mail khách hàng – nhắc nợ – theo dõi thanh toán.
Nền tảng ERP và Appsale không chỉ là công cụ quản lý bán hàng , mà còn là nền tảng cốt lõi trong hành trình hiện đại hóa hoạt động vận hành doanh nghiệp. Với khả năng kết nối liên phòng ban, đồng bộ dữ liệu và tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng – từ khâu tạo hợp đồng, phê duyệt, giao hàng cho đến theo dõi thanh toán – ERP đã giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, minh bạch hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro vận hành.
Tại AIG, chúng tôi không dừng lại ở việc số hóa quy trình bán ra. Nền tảng hệ thống của AIG đang dần mở rộng sang các nghiệp vụ khác như mua hàng, bảo hành, chăm sóc khách hàng sau bán…, hướng đến một hệ sinh thái quản trị tự động – thông minh – khép kín. Để quá trình vận hành đạt hiệu quả tối đa, sự phối hợp chủ động, trách nhiệm và đồng bộ giữa các phòng ban là yếu tố then chốt, đảm bảo hệ thống ERP không chỉ là công nghệ, mà thực sự trở thành một phần trong văn hóa vận hành chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
AIG COMMUNICATIONS