MÔ TẢ VAI TRÒ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Quản lý Nhân sự và Hành chính tại AIG Communications là một vị trí quan trọng, đóng vai trò chiến lược trong việc điều hành và tối ưu hóa các hoạt động văn phòng cũng như hỗ trợ đội ngũ nhân viên. Người đảm nhận vị trí này cần phải có khả năng quản lý hiệu quả, linh hoạt xử lý các nhiệm vụ đa dạng và đóng góp vào việc xây dựng môi trường làm việc tích cực. Dưới đây là mô tả chi tiết về vai trò này, bao gồm các nhiệm vụ chính và các chiến lược được áp dụng:
Quản lý KPI và báo cáo công việc
- Quản lý KPI xây dựng hoàn thiện tại ERP AIG communications và đánh giá hiệu suất:
– KPI cụ thể: Đánh giá dựa trên các chỉ số như tỷ lệ tuyển dụng thành công, tỷ lệ giữ chân nhân viên, hoàn thành đào tạo, và đánh giá hiệu suất cá nhân.
– Liên kết với chiến lược: Các KPI được thiết lập để đảm bảo phản ánh mục tiêu chiến lược của AIG về tăng cường năng lực và hiệu suất tổ chức.
– Đôn đốc, nhắc nhỡ hoàn thành công việc, nhanh chóng hỗ trợ kịp thời nhân viên hoàn thành công việc phối hợp với lãnh đạo, các phòng ban phù hợp chuyên môn .
Phân tích và báo cáo kết quả công việc
– Sử dụng phương pháp định kỳ ERP để đánh giá kết quả công việc hàng tháng, quý và năm.
– Đo lường sự tiến bộ cá nhân thông qua các cuộc họp định kỳ và hồ sơ hoạt động.
– Đọc, hiểu , tương tác số liệu ERP báo cáo phân tích và cải thiện chỉ số KPI đạt hiệu quả tốt nhất ngay tại thời điểm đọc báo cáo . Kiến nghị sữa đổi , bổ sung biện pháp , giải pháp khắc phục kịp thời đạt hiệu quả tốt nhất .
– Quản lý nhân sự và hỗ trợ văn thư, chức năng hoạt động 1 cửa, quản lý mã QRcode file và folder lưu trữ văn phòng tại ERP
Giải quyết vấn đề và hỗ trợ cá nhân:
– Phối hợp để giải quyết các vấn đề về công việc và cá nhân của nhân viên.
Vai trò của văn thư trong quản lý:
– Quản lý lưu thông thông tin và văn bản trong tổ chức để đảm bảo tính hiệu quả và bảo mật.
– Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để duy trì hồ sơ nhân viên và các văn bản quản lý.
– Dự thảo, phúc đáp các văn bản có thủ tục hành chính liên quan cơ quan, ban ngành quản lý doanh nghiệp
– Quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp .
Phát triển tinh thần và đào tạo
- Xây dựng tổ chức định hướng công việc:
– Đảm bảo các nhân viên có mục tiêu rõ ràng và các cơ hội phát triển nghề nghiệp.
– Thúc đẩy hoạt động đoàn kết để tăng cường tinh thần làm việc.
– Tổ chức bồi dưỡng nâng cao, đào tạo nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên, tổ chức thuộc hệ thống AIG communications.
- Hoạt động đoàn, đội, nhóm:
– Tham gia và tổ chức các hoạt động đoàn, đội, nhóm nhằm xây dựng tinh thần đồng đội và văn hóa tổ chức.( dã ngoại , picnic, teambuilding,…….)
– Đo lường hiệu quả thông qua phản hồi từ nhân viên và kết quả đạt được bình chọn quý , năm. Đánh giá kết quả cho điểm mỗi tháng, tổng kết bình bầu quý , năm. Dự thảo quyết định khen thưỏng , bổ nhiệm, luân chuyển, …. Toàn văn bản có giá trị pháp lý của doanh nghiệp
- Tuyển dụng, đào tạo, duy trì nguồn lực nhân sự :
- Xây dựng nội dung truyền thông doanh nghiệp
- Giải pháp, và giải quyết mọi hoạt động nhân sự có liên doanh đến doanh nghiệp:
Phụ trách quyết toán nội bộ
- Quyết toán tài chính:
– Đảm bảo quyết toán tài chính nội bộ được thực hiện chính xác và hiệu quả.
– Đối phó với các yếu tố tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhân sự và quyết toán.
Vai trò phụ trách hạ tầng, văn phòng phẩm và đón tiếp
- Quản lý hạ tầng và cơ sở vật chất:
– Sử dụng hệ thống quản lý tài sản để theo dõi và duy trì hạ tầng cơ sở vật chất.
– Đảm bảo các hạ tầng và thiết bị văn phòng luôn hoạt động hiệu quả.
- Quản lý văn phòng phẩm:
– Chiến lược quản lý văn phòng phẩm để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các phòng ban và tiết kiệm chi phí.
– Đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý chi phí và cung cấp văn phòng phẩm.
- Đón tiếp và lễ tân:
– Chiến lược đón tiếp khách hàng và đối tác để tạo ấn tượng tốt về AIG.
– Đảm bảo các hoạt động đón tiếp và lễ tân diễn ra chuyên nghiệp và thân thiện.
– Tiếp nhận văn bản, công văn đi đến doanh nghiệp, toàn bộ thủ tục hoạt động liên quan đến doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn cho toàn bộ hệ thống AIG:
– Chia sẻ các quy trình và tiêu chuẩn về hạ tầng, lễ tân và văn phòng phẩm cho các chi nhánh và văn phòng của AIG.
– Đảm bảo việc áp dụng đúng và hiệu quả của các hướng dẫn này.
Vai trò này yêu cầu kỹ năng tổ chức tốt, khả năng quản lý thời gian hiệu quả và sự chuyên nghiệp để đối phó với các hoạt động hàng ngày của một văn phòng lớn như trụ sở chính của AIG. Người đảm nhận vị trí này cần có khả năng điều phối công việc một cách khoa học, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Bên cạnh đó, người quản lý hành chính nhân sự phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách linh hoạt và kịp thời. Sự chuyên nghiệp trong giao tiếp và tác phong làm việc cũng là yếu tố quan trọng để duy trì môi trường làm việc tích cực và hiệu quả tại trụ sở chính của AIG.
Nếu cần thảo luận thêm hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng cho biết để chúng tôi có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Hồ sơ ứng tuyển gửi về địa chỉ mail: hr@asiamedia.vn
Văn phòng Công ty: 82 Bùi Thị Xuân, Phường Lê Hồng Phong, Quy Nhơn
Để biết thêm thông tin vui lòng liên hệ: Ms.Vy – 0779 565 674